Tutto quello che c’è da sapere sui buoni pasto

I buoni pasto sono un benefit aziendale sempre più usato: ecco come funzionano e chi ne ha diritto

Sono sempre più le aziende che forniscono ai propri dipendenti e collaboratori alcuni benefit aziendali. Tra i benefit più diffusi rientrano i buoni pasto, detti anche ticket restaurant, che sono dei mezzi di pagamento, erogabili in formato cartaceo o elettronico, che il datore di lavoro fornisce ai propri dipendenti quando nell’azienda non è presente il servizio di mensa oppure quando, tale servizio non è previsto per una determinata categoria di lavoratori. I buoni pasto sono spendibili solo in ristoranti e supermercati convenzionati e non danno diritto al resto.

I buoni pasto sono stati introdotti per la prima volta in Gran Bretagna nel 1954 per sopperire alla mancanza di mense nelle aziende, il sistema del buono pasto si è sviluppato insieme al settore terziario e alla nascita di tante piccole imprese negli anni del dopoguerra. Poiché molte aziende non avevano a disposizione dei locali adibiti per la mensa, consegnavano dei titoli cartacei prepagati ai dipendenti che li potevano usare per usufruire del pasto durante la pausa pranzo. In pochi anni, la loro diffusione è avvenuta in tutta l’Europa, arrivando anche in Italia nel corso degli anni Settanta prendendo sempre più piede come servizio sostitutivo della mensa.

A chi spettano i buoni pasto?

Secondo la legge vigente, sui buoni pasto ogni lavoratore ha diritto ad un buono pasto giornaliero per ogni giorno di lavoro effettuato. Il valore di quest’ultimo, compreso tra i 2 e i 10 euro, non dando diritto a resto, va speso interamente. Il diritto di averlo, vale tanto nel caso in cui durante la fascia oraria dedicata alla pausa pranzo il lavoratore sia impegnato al lavoro, quanto nel caso in cui il lavoratore abbia terminato di lavorare, ma i tempi di percorrenza non gli consentono di giungere alla sua abitazione nell’orario di pranzo o cena.

L’azienda, non è sempre obbligata all’attribuzione dei buoni pasto o all’indennità sostitutiva di mensa e altri tipi di agevolazioni, perché questi benefici non hanno una natura retributiva ma assistenziale e sono erogati obbligatoriamente solo se previsti dal contratto collettivo. La corresponsione dei buoni e dell’indennità è obbligatoria solo se sono previsti dagli accordi collettivi per una determinata categoria di dipendenti.

La normativa vigente non specifica chi deve vigilare sull’utilizzo dei buoni e le eventuali sanzioni per l’uso improprio dei buoni. Non è quindi chiaro se il mancato rispetto degli obblighi da parte del lavoratore, compreso il nuovo limite massimo di utilizzo, attualmente fissato all’utilizzo di massimo 8 ticket cumulativamente, possa avere delle conseguenze.

Funzionamento dei buoni pasto

I buoni pasti vengono forniti dall’azienda quando, oltre a mancare la mensa in azienda, non sono presenti servizi di ristorazione nelle vicinanze, il buono pasto risulta, di fatto, inutilizzabile, quindi, in questi casi, il datore di lavoro deve corrispondere al dipendente l’indennità sostitutiva di mensa, si tratta di un reddito esente sino a 5,29 euro al giorno. Quest’indennità non deve essere confusa con l’indennità di mensa, che è interamente imponibile, sia dal punto di vista contributivo che fiscale.

Nella gestione dei buoni pasto rientrano almeno quattro soggetti:

  • l’azienda emittente, ossia quella che stampa e vende i buoni pasto al datore di lavoro;
  • aziende pubbliche o private che comprano i buoni pasto per consegnarli ai propri dipendenti;
  • lavoratori, che usano il buono pasto nei negozi convenzionati;
  • negozi convenzionati, che accettano i buoni pasto, cartacei o elettronici.

Normativa 2017 sui buoni pasto

Secondo il decreto MISE n. 122/2017 i ticket restaurant possono essere utilizzati per l’acquisto presso gli esercenti autorizzati alla vendita al dettaglio e la vendita per il consumo sul posto dei prodotti provenienti dai propri fondi effettuata dagli imprenditori agricoli e presso gli agriturismi e spacci industriali. I buoni pasto sono dunque spendibili presso:

  • supermercati;
  • alimentari;
  • gastronomie;
  • bar;
  • ristoranti e pizzerie;
  • negozi biologici;
  • esercizi su area pubblica (camion bar);
  • mercatini anche su area pubblica (bancarelle);
  • agriturismi;
  • ittiturismi;
  • imprese agricole;
  • coltivatori diretti.

Gli esercizi commerciali comunque, non sono tutti obbligati ad accettare i buoni pasto. È la catena commerciale o lo specifico negozio che decidono se accettarli o no. Quindi prima di recarsi in uno specifico negozio o supermercato conviene prima chiedere se accettano i buoni pasto e, soprattutto, se accettano lo specifico buono pasto in nostro possesso.

Quali dati vanno indicati nei buoni pasto

Per essere ritenuti validi, sui buoni pasto vanno indicati i seguenti dati:

  • il codice fiscale o la ragione sociale del datore di lavoro;
  • la ragione sociale e il codice fiscale della società che emette i buoni;
  • il valore del ticket, in valuta corrente;
  • il termine massimo entro cui utilizzare il buono;
  • la firma del titolare e del timbro dell’esercizio convenzionato presso il quale il buono pasto viene utilizzato;

Ricordiamo infine, che al ticket va apposta la seguente dicitura: “il buono pasto non è cedibile, né cumulabile oltre il limite di otto buoni, né commercializzabile o convertibile in denaro; può essere utilizzato solo se datato e sottoscritto dal titolare”.

Buoni pasto elettronici e nuova tassazione

La modalità di utilizzo dei i buoni pasto elettronici non cambia rispetto a quelli tradizionali in quanto funzionano allo stesso modo dei ticket cartacei. La differenza sostanziale, riguarda l’importo che viene accreditato al dipendente su una carta magnetica provvista di un microchip. Il cambiamento più importante, riguarda soprattutto la tassazione prevista con la card la soglia di esenzione dell’importo del buono pasto che passa da 5,29 euro a 7 euro. I vantaggi fiscali previsti per i buoni pasto elettronici sono i seguenti:

  • IVA al 4% per le aziende. Con i buoni pasto elettronici, a differenza dei ticket restaurant;
  • i liberi professionisti, titolari d’azienda e soci, possono detrarre invece l’Iva al 10% e il 75% delle spese per un importo massimo pari al 2% del fatturato;
  • le persone giuridiche possono detrarre al 100% l’importo dei buoni pasto sia elettronici che cartacei.

Chi emette i buoni pasto elettronici

Da quando vi è questa possibilità, diverse società si sono attivate per emettere i buoni pasto digitali, tra le più importanti troviamo Poste Italiane, Sodexo, Qui e Pellegrini. Le società che emettono i buoni forniscono solitamente alle aziende e ai loro dipendenti un elenco dei negozi e dei supermercati convenzionati con il circuito, in cui si può usare la nuova card. Le carte sono diverse tra loro, la “Postepay Lunch” ad esempio, è fornita di microchip quindi il titolare della stessa può usarla sia per i generi alimentari, sia come una normale Postepay per prelevare contanti, ricaricare il cellulare ed acquistare beni e prodotti.

Cosa fare quando i buoni pasto sono scaduti

Sia i buoni pasto che quelli elettronici, hanno una data di scadenza, di solito coincidente con l’anno solare. Su ogni singolo blocchetto si trova indicata la scadenza. Se il buono pasto è elettronico, si può consultare la scadenza direttamente online sul sito internet dei gestori dei ticket elettronici, dove si può accedere, con username e password e verificare importo e scadenza.

Restituzione e rimborso

Spesso non è possibile recuperare i buoni pasto scaduti. Infatti, dipende dal CCNL di riferimento a cui si è aderito, dal contratto e dall’accordo che la nostra azienda ha stipulato con la società che ha emesso i buoni pasto. L’unico modo per sapere se si possono recuperare i buoni pasto è rivolgersi all’ufficio del personale della nostra azienda dove ci potranno dire se gli accordi con la società emittente prevedono il rimborso dei buoni, oppure una volta scaduti non sono rimborsabili.

Maternità obbligatoria e buoni pasto

Il congedo di maternità obbligatorio, quello di maternità anticipata e le ore di allattamento, si considerano allo stesso modo di ore effettive di lavoro. Quindi la lavoratrice ha diritto ai buoni pasto, sia in congedo di maternità obbligatorio, sia in congedo di maternità anticipata. Hanno diritto al buono pasto sia le dipendenti del settore pubblico che privato, sempre se previsto dal proprio CCNL di riferimento e dal proprio contratto. Non si ha invece diritto ai buoni pasto durante il congedo parentale.

Uso cumulativo di 8 buoni pasto

La normativa sui ticket restaurant prevede la possibilità che il fruitore possa utilizzare un massimo di 8 buoni in un’unica spesa. Questo è il limite all’uso cumulativo di buoni pasto. Comunque riguardo la tassazione. il datore di lavoro è tenuto non la deve applicare se gli importi dei singoli ticket rimangono entro i limiti dei 5.29 e dei 7 euro. Quindi, di fatto, non cambia nulla per la tassazione se questi vengono usati in unica spesa in un numero superiore agli 8.

Perché sempre più aziende concedono i buoni pasto ai dipendenti?

Sono sempre di più le aziende che concedono questo benefit ai propri dipendenti. I motivi sono semplici da intuire, con il buono pasto infatti, l’azienda offre ai dipendenti la massima libertà di scelta e la possibilità di migliorare la qualità del tempo della pausa pranzo e vivere momenti di condivisione fuori dall’ufficio. Il momento della pausa pranzo condivisa, influenza positivamente tutta la giornata lavorativa, aumenta la motivazione e il benessere del personale migliorando, in questo modo, anche la produttività.

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