Chi lavora in ufficio deve fare molta attenzione ai file conservati sul pc aziendale assegnato per le mansioni. Infatti, lo smarrimento o l’eliminazione di documenti di proprietà del datore di lavoro può avere conseguenze molto gravi, fino al licenziamento per giusta causa.
Esistono obblighi che vanno oltre la mera esecuzione delle direttive e delle attività contrattualmente previste. Il lavoratore è tenuto a utilizzare con diligenza gli strumenti aziendali, a custodire correttamente dati e documenti affidatigli e a rispettare i doveri di lealtà e fedeltà nei confronti dell’azienda in cui è stato assunto. E questo specialmente se c’è un codice disciplinare o regolamento interno a ricordarlo.
Lo chiarisce la corte d’appello di Palermo con la sentenza 713/2026 di poche settimane fa.
Indice
Il caso in sintesi e la scomparsa dei file aziendali
Una lavoratrice era stata assunta come segretaria presso una Camera del Lavoro. In seguito a un cambio di mansione, le parti avevano sottoscritto un accordo conciliativo che prevedeva la restituzione del computer aziendale assegnatole in precedenza. Nell’occasione la dipendente si era impegnata a eliminare esclusivamente i file personali presenti sul dispositivo, lasciando invece integri tutti i documenti aziendali.
Una volta rientrato in possesso del computer, il datore di lavoro ha però scoperto la mancanza di numerosi file riguardanti l’attività dell’ente. Tra la documentazione risultata assente c’erano il protocollo elettronico, la corrispondenza tra colleghi, i materiali congressuali, i verbali, le delibere e altri documenti interni relativi al funzionamento degli uffici.
Di fronte a queste circostanze, la Camera del Lavoro ha avviato un procedimento disciplinare culminato con il licenziamento per giusta causa della dipendente. Secondo il datore, l’eliminazione dei file non poteva essere attribuita a soggetti terzi né a interventi tecnici di manutenzione, circostanze che la lavoratrice — infatti — non era riuscita a dimostrare.
La conferma del licenziamento, il ricorso in appello e le difese della lavoratrice
La dipendente ha impugnato il licenziamento disciplinare sostenendone la natura ritorsiva. Tuttavia, il tribunale del lavoro — anche sulla base delle testimonianze raccolte nel corso del giudizio — ha ritenuto giusta l’espulsione. I giudici hanno inoltre accertato che il codice disciplinare, contrariamente a quanto sostenuto dalla lavoratrice, da anni risultava regolarmente affisso nei locali aziendali.
La pronuncia è stata successivamente impugnata in appello. Davanti alla corte territoriale, la donna ha sostenuto che la cancellazione dei file non aveva prodotto alcun concreto pregiudizio all’operatività dell’ente. A suo dire, infatti, il datore disponeva già di copie della documentazione sia nel server aziendale sia in formato cartaceo.
Inoltre, secondo la tesi difensiva, l’assenza di un danno effettivo avrebbe escluso qualsiasi ipotesi di grave negligenza o violazione disciplinare. La donna ha anche contestato l’effettiva natura riservata dei documenti eliminati, ritenendo che questa circostanza bastasse a escludere la legittimità della sanzione espulsiva.
La prova decisiva non raggiunta e la gravità del comportamento della dipendente
La corte d’appello di Palermo ha bocciato il ricorso, attribuendo un ruolo chiave all’onere della prova (importantissimo anche in tema di ferie non godute e indennità). Chi deve provare che cosa? Ebbene, per i giudici, spettava alla segretaria dimostrare che il datore fosse davvero in possesso di copie integrali dei file scomparsi. Ma questa prova non è stata data e, di conseguenza, la relativa eccezione è stata ritenuta infondata. In termini semplici, la difesa della lavoratrice è caduta.
Non solo. La Corte ha evidenziato che la sottrazione o eliminazione di documenti aziendali costituisce un comportamento disciplinarmente grave indipendentemente dall’esistenza di un danno concreto per l’organizzazione.
Vero è che i documenti cancellati riguardavano infatti vita e funzionamento dell’ente e contenevano dati meritevoli di particolare tutela. Come osservato nella sentenza d’appello, la corrispondenza e la posta elettronica in entrata e in uscita contenevano indirizzi e contatti privati, mentre verbali e delibere racchiudevano informazioni relative ai processi decisionali, alle politiche e agli indirizzi dell’ente e dei suoi organi.
Si tratta, quindi, di una documentazione che non soltanto attiene all’organizzazione interna dell’ente, ma coinvolge anche soggetti terzi e informazioni riservate che richiedono specifiche garanzie di protezione.
Violazione del dovere di fedeltà e perdita del rapporto fiduciario
Per la Corte la condotta contestata integrava una violazione molto grave dei doveri di lealtà e fedeltà nel rapporto lavorativo. Anzi, l’eliminazione della documentazione aziendale è stata qualificata come un abuso della fiducia riposta dal datore nella dipendente, tanto più significativo alla luce delle responsabilizzanti mansioni ricoperte dalla stessa.
Venuto meno il vincolo fiduciario, anche i giudici d’appello hanno confermato la correttezza della sanzione espulsiva prevista dal codice disciplinare interno, contenuto nel regolamento del personale. E a nulla è servito contestare una presunta ritorsività del licenziamento (decisiva invece in un caso di testimonianza contro l’azienda).
Che cosa cambia
Al di là delle conseguenze nel caso concreto, la sentenza 713/2026 della corte d’appello di Palermo ribadisce un principio di importanza generale: un lavoratore è sempre responsabile della corretta conservazione dei file e dei documenti aziendali presenti sul computer assegnatogli.
La cancellazione o smarrimento di questi documenti può integrare una giusta causa di licenziamento per violazione degli obblighi civilistici legati al rapporto di lavoro, anche quando l’azienda o datore non dimostri un danno economico conseguente o quando si sostenga l’esistenza di copie della documentazione altrove conservate. Anche la violazione del dovere di diligente custodia di beni e informazioni aziendali può, quindi, far rischiare il posto.
Sono le stesse conseguenze che possono verificarsi — ad esempio — quando un dipendente distrattamente cancella dall’hard disk aziendale il database dei clienti prima di lasciare l’incarico oppure quando elimina, per errore, cartelle contenenti contratti, pratiche o corrispondenza interna senza adottare le necessarie cautele. In entrambi i casi, se la condotta è ritenuta grave e incompatibile con il rapporto fiduciario, il datore può legittimamente procedere al licenziamento per giusta causa. E un’eventuale iniziativa legale contro la grave sanzione disciplinare non ribalterà l’esito.
