Come richiedere lo smart working al datore di lavoro

Scopri i requisiti necessari per effettuare la richiesta per lo smart working e come richiederlo

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Claudio Garau

Editor esperto in materie giuridiche

Laureato in Giurisprudenza, con esperienza legale, ora redattore web per giornali online. Ha una passione per la scrittura e la tecnologia, con un focus particolare sull'informazione giuridica.

La modalità lavorativa da remoto, legata al concetto di flessibilità, si è affermata in seguito all’emergenza della pandemia Covid-19, anche se in precedenza – in Italia – non era del tutto sconosciuta. Infatti a riguardo era già vigente la legge n. 81 del 2017.

Con la pandemia il lavoro da remoto è però ‘esploso’, divenendo un modello di organizzazione del lavoro in tutto e per tutto alternativa a quello in presenza.

In questi anni, i datori di lavoro e le aziende hanno dovuto prendere provvedimenti attuativi rapidi per evitare di restare svantaggiati rispetto ai concorrenti, che avevano già investito in tecnologie e in modelli organizzativi e manageriali di smart working.

Con il tunnel del coronavirus ormai superato da un pezzo, non mancano comunque i lavoratori e le lavoratrici che vorrebbero saperne di più riguardo alle modalità di richiesta – ed ottenimento – dello smart working. Come fare? Di seguito, per fornire una esaustiva panoramica vedremo assieme come la relativa procedura ha funzionato negli ultimi anni, e poi rinvieremo alle ultime novità normative a riguardo, oggetto di nostra specifica trattazione. I dettagli.

Richiesta smart working: chi può farla?

Quesito urgente, per chi sta cercando informazioni sul diritto al lavoro a distanza, è quello relativo ai requisiti per lo smart working. La legge contiene i dettagli esplicativi sulle categorie di lavoro abilitate a richiedere tale tipologia di benefit e, a seguire, ecco in sintesi i punti essenziali che definiscono le caratteristiche degli aventi diritto:

  • è necessario essere assunti con contratto da lavoratore dipendente
  • le mansioni lavorative possono essere svolte da computer e in remoto
  • è necessario essere in possesso dei mezzi atti a garantire l’adeguato svolgimento delle mansioni (per esempio computer e connessione Internet)
  • sussistono condizioni di salute/familiari tali da prevedere la priorità per l’accesso allo smart working

In particolare, la legge n. 81 del 2017 prevede la priorità nell’assegnazione del lavoro a distanza – a chi ne fa richiesta – per i dipendenti con figli fino a dodici anni di età, o senza limite di età in ipotesi di figli disabili, lavoratori con disabilità in situazione di gravità accertata, oppure caregiver. Sono pertanto situazioni personali, familiari e sanitarie, a giustificare il ricorso prioritario allo smart working.

Motivazioni per richiedere lo smart working

Nel corso degli anni della pandemia, al fine di richiedere di lavorare in modalità “smart” le norme adottate da vari decreti hanno ulteriormente dettagliato il quadro dei potenziali beneficiari dello smart working.

Nel 2021 infatti rilevammo le categorie prioritarie nel diritto allo smart working:

  • genitori, lavoratori dipendenti, con figlio convivente minore di 16 anni in quarantena, disposta dalla ASL a seguito di un presunto contatto contagioso verificatosi in qualsiasi contesto.
  • genitori, lavoratori dipendenti, con figlio minore di 16 anni convivente in DAD (didattica a distanza).
  • genitori, lavoratori dipendenti, con figlio minore di 16 anni convivente affetto da infezione Covid-19.
  • genitori, lavoratori dipendenti privati, che abbiano un figlio in condizioni di disabilità grave riconosciuta ai sensi della L. 104/1992 (DL 104/2020, art. 21ter).
  • donne lavoratrici madri, per un periodo valido fino ai tre anni successivi alla fine del congedo di maternità.
  • lavoratori fragili (DL 34/2020 art. 90 comma 1), certificati dai competenti organi medico-legali e dichiarati a rischio per immunodepressione, o per lo svolgimento di cure salvavita, o per patologie oncologiche (scopri qui come tornare al lavoro dopo il cancro), nonché lavoratori aventi nel nucleo familiare un convivente immunodepresso (DL 18/2020, art. 39).
  • lavoratori in possesso del riconoscimento di disabilità gravi (art. 3, co. 3, L. numero 104/1992), oppure che abbiano nel nucleo familiare convivente una persona con disabilità grave (DL 18/2020, art. 39).

Come richiedere lo smart working al datore di lavoro?

Dopo avere visto quali sono i requisiti che a norma di legge consentono al dipendente di accedere alla modalità di lavoro agile, ricordiamo ora come – in questi anni – ha funzionato la richiesta di smart working (scopri qui la differenza con il telelavoro).

La richiesta per il lavoro a distanza, quando è il lavoratore a farsene promotore, è stata accompagnata da una domanda formale nella quale si attesta:

  • quale è la motivazione fra quelle ammissibili. che comprova lo stato di necessità dello smart working, unitamente alla certificazione probatoria (se richiesta)
  • di accettare le modalità di svolgimento dello smart working secondo il piano concordato e per il periodo di tempo prestabilito
  • di disporre, presso il proprio domicilio, della strumentazione tecnologica adeguata allo svolgimento della propria mansione, garantendo la reperibilità durante l’orario di servizio al numero di cellulare aziendale e via email

Secondo la prassi la richiesta di smart working, una volta accettata, è firmata dal dipendente e dal datore di lavoro e una copia viene di seguito inviata via telematica all’Inail. I lavoratori agili, infatti, hanno parità di trattamento e di diritto rispetto ai colleghi in presenza, sia dal punto di vista retributivo che contributivo.

Ciò significa che l’orario di lavoro è quello previsto dalla normativa vigente e dal contratto collettivo, nel riconoscimento del diritto alla disconnessione. Inoltre, gli smart workers sono tutelati, in caso di infortunio e/o di malattie professionali, anche durante le prestazioni rese nel luogo prescelto per svolgere la propria attività fuori ufficio e durante il tragitto per raggiungerlo.

Novità smart working: aggiornamenti e rinvio

Sopra abbiamo riportato il quadro relativo a regole ed obblighi sullo smart working, applicati negli ultimi anni, alla luce degli aggiornamenti normativi sopraggiunti durante la fase emergenziale della pandemia.

Per avere un quadro aggiornato alla primavera 2024, rinviamo ai nostri specifici articoli in materia, in cui spieghiamo nel dettaglio come funziona oggi lo smart working e il rilievo degli accordi individuali, e cosa serve – a partire dal primo aprile 2024 – per lavorare da casa con pc e connessione internet attiva.