Le sentenze legali sono dei documenti molto importanti in quanto certificano l’esito di un procedimento giudiziario di tipo amministrativo, penale o civile. Non tutti però sanno che tale documentazione va conservata per un determinato periodo di tempo in quanto se si cestina con anticipo si può andare incontro a gravi conseguenze come la perdita di diritti giuridici o l’impossibilità di difendersi in caso di ricorsi o nuove controversie legate alla medesima causa. Quanto tempo dunque vanno conservate le sentenze legali e gli atti giudiziari?
Indice
Che cosa sono esattamente le sentenze legali?
Le sentenze legali sono dei provvedimenti scritti mediante i quali un giudice stabilisce chi ha torto e chi ha ragione. Si tratta di documenti ufficiali che possono aiutare in caso di altri procedimenti simili. Più nel dettaglio, una sentenza spiega:
- chi sono le parti coinvolte, ad esempio Giacomo Rossi contro Giacomo Neri;
- qual è il problema che si vuole risolvere;
- quali sono le leggi applicate;
- qual è la decisione del giudice, ad esempio se il ricorso è stato accolto o respinto;
- cosa succede dopo, ad esempio se ci sono condanne o pagamenti.
Le sentenze più importanti da conservare quali sono?
Tra le sentenze più importanti da conservare ci sono sicuramente:
- quella di divorzio o separazione che indicano, ad esempio, a chi va la casa o a chi sono stati affidati i figli;
- quelle civili su proprietà ed eredità che sono importanti perché stabiliscono chi è l’erede legittimo;
- quelle sul lavoro che sono utili se si è stati licenziati ingiustamente o se si vuole ottenere un risarcimento;
- quelle amministrative-tributarie come ad esempio contro le multe o le cartelle esattoriali.
Quanto tempo conservare le sentenze di separazione o divorzio
Le sentenze di divorzio o separazione si dovrebbero conservare per sempre in quanto potrebbero essere utili nel futuro:
- come prova legale per dimostrare lo stato civile, ad esempio per richiedere dei documenti amministrativi;
- come diritto patrimoniale nel caso la sentenza contenga delle disposizioni ad esempio sugli assegni di mantenimento e sulla divisione dei beni;
- come riferimento legale nel rapporto con i figli in caso di controversie sull’affidamento, gli alimenti o il diritto di visita;
- come adempimenti fiscali in quanto potrebbero essere richieste per detrazioni fiscali legate al mantenimento dei figli;
- per eventuali modifiche nel caso si richieda una revisione delle condizioni, ad esempio l’aumento o la riduzione del sostegno economico al minore.
Ricordiamo che l’anagrafe non riporta i dettagli della sentenza per cui se una persona si separa con essa non si saprà quanto deve versare per il sostentamento dei figli o se c’erano accordi speciali sulla casa. Significa che tale documento dovrebbe essere sempre conservato.
Ecco un esempio:
Giacomo divorzia nel 2010 e conserva la sentenza. L’ex moglie nel 2025 gli chiede un aumento dell’assegno di mantenimento per il figlio che studia ancora. La prima sentenza ovvero quella che stabiliva gli obblighi principali sarà quindi importante per valutare questa nuova richiesta e dimostrare quali erano gli accordi precedenti.
Perché conservare le sentenze civili
Le sentenze civili che riguardano ad esempio le successioni, le proprietà e le eredità si dovrebbero conservare per sempre. Il motivo è che tale documentazione è importante perché attesta il passaggio del patrimonio dalla persona defunta agli eredi per cui può essere necessaria anche dopo molto tempo per gestire gli immobili, le attività commerciali o per risolvere delle controversie di carattere legale.
I motivi principali per i quali tali sentenze si dovrebbero conservare a vita sono:
- il diritto di proprietà e il trasferimento immobiliare, potrebbero servire infatti a distanza di anni, ad esempio nel caso vendita;
- la successione ereditaria, potrebbero dimostrare chi ha diritto a quei beni;
- l’usufrutto e il diritto reale;
- l’obbligo finanziario e il debito ereditario, potrebbero essere utili per eventuali verifiche.
Nel caso una di tali sentenze si perda, si potrà richiedere una copia autenticata al Tribunale che l’ha emessa. Sarà inoltre possibile richiedere la copia della dichiarazione di successione all’Agenzia delle Entrate in quanto su di essa saranno riportati i dati principali relativi all’eredità.
Sentenze sul lavoro
Per quanto riguarda le sentenze inerenti al licenziamento ingiusto o che disciplinano il risarcimento, esse dovrebbero essere conservate per almeno 10 anni anche se in alcuni casi è consigliabile mantenerle a tempo indeterminato, soprattutto se riguardano i crediti relativi al lavoro o se hanno effetti pensionistici.
Conservare le sentenze di lavoro, ad esempio per licenziamento ingiusto, è importante perché:
- se il datore di lavoro non paga, la sentenza può servire per avviare un precetto;
- grazie ad esse è possibile essere reintegrati sul posto del lavoro.
Inoltre, una sentenza di licenziamento ingiusto potrebbe anche influire sul calcolo della pensione, ad esempio per il riscatto degli anni non versati. L’Inps potrebbe infatti richiederla per verificare i periodi di lavoro contestati.
Sentenze amministrative tributarie
Le sentenze amministrative tributarie, come ad esempio quelle che riguardano i contenziosi con l’Agenzia delle Entrate, dovrebbero essere conservate per almeno 10 anni anche se in alcuni casi sarebbe utile mantenerle a tempo indeterminato, soprattutto se si hanno effetti fiscali permanenti o di rilevanza patrimoniale.
La sentenza del 10 gennaio 2023, la numero 53/1, della Corte di Giustizia Tributaria di secondo grado della Sardegna, ad esempio, comunica che il Fisco ha 10 anni di tempo per riscuotere il debito principale ovvero il capitale. Ha però solo 5 anni di tempo per chiedere sanzioni e interessi. Tale differenza è stata confermata anche dalla Corte di Cassazione con l’ordinanza numero 27093 del 2022. Quindi sarebbe sempre utile conservare eventuali sentenze per almeno 10 anni.
Esempio:
Giacomo nel 2020 vince un ricorso contro un’ingiunzione fiscale di 50.000 euro. Deve però conservare la documentazione nel caso l’Agenzia delle Entrate tenti di riproporre la medesima richiesta nel 2028.
Quanto tempo vengono conservati i documenti giudiziari?
Anche sapere quanto tempo vengono conservati i documenti giudiziari è importante. Una circolare del Ministero della Cultura del 24 maggio 2018 ha comunicato le linee guida per decidere quali di essi conservare e per quanto tempo. La regola generale prevede che tutti quelli creati prima del 1960 devono essere conservati per sempre, devono essere trasferiti agli Archivi di Stati e custoditi come parte del patrimonio storico. Tra i documenti che si dovranno custodire sempre ci sono:
- le sentenze ovvero le decisioni finali dei giudici;
- i registri ovvero i libri ufficiali dove si annotano i dati dei procedimenti;
- i ruoli ovvero gli elenchi delle cause da trattare.
Si dovrebbero poi conservare per almeno 30 anni i fascicoli civili d’ufficio ovvero i documenti interni su contenziosi, pignoramenti di case o terreni e procedure concorsuali.
Per almeno 20 anni invece:
- le cause previdenziali come i ricorsi contro l’Inps;
- le cause di lavoro come controversie tra dipendenti e datori di lavoro;
- i procedimenti prefallimentari;
- la volontaria giurisdizione come le nomine degli amministratori.
Si dovrebbero conservare per 15 anni, inoltre, i fascicoli dei procedimenti esecutivi immobiliari mentre per 10 anni l’elenco dei processi previsti per ogni giornata in Tribunale e i decreti ingiuntivi.
