La gestione della malattia per i lavoratori dipendenti si aggiorna a partire dal prossimo 1° gennaio 2026. A finire sotto la lente d’ingrandimento è il flusso UniEmens: diventa ufficialmente obbligatorio il codice Puc del certificato medico e cambiano i codici per ottenere i relativi conguagli.
Gestire il personale dal punto di vista amministrativo, per un’azienda, non sempre è facile: si devono seguire dei regolamenti e delle normative in continua evoluzione. Datori di lavoro e consulenti devono sempre stare al passo con le varie novità. Una delle ultime è stata appena annunciata dall’Inps e prevede che, a partire dal prossimo anno, siano introdotte alcune regole per aumentare la trasparenza e l’efficienza dei controlli, in modo che possano essere controllate in modo molto più stretto le indennità che le aziende devono anticipare ai dipendenti.
In questo contesto diventa particolarmente importante comprendere cosa cambia per le imprese e i datori di lavoro alle prese con il flusso UniEmens e come si debbano preparare a questa importante novità.
Indice
Certificati di malattia, cosa cambia dal prossimo anno
Con il messaggio 3029/2025 l’Inps ha introdotto un’importante modifica nel flusso UniEmens: il codice Puc (Protocollo Unico Certificato). È un codice alfanumerico univoco che serve ad identificare ogni singolo certificato di malattia che viene inviato dal medico curante.
Nel caso in cui dovesse mancare il Puc – accade solo nei certificati cartacei, che sono diventati una vera e propria rarità – è necessario indicare la data nella quale l’evento ha avuto inizio.
La nuova regola si andrà ad applicare a tutti gli eventi di malattia che scatteranno dal prossimo anno, indipendentemente dalla loro durata: non importa quanto siano brevi e se non dovessero dare il diritto ad ottenere l’indennità o una contribuzione figurativa.
L’inserimento del Puc permette all’Inps di tenere traccia delle operazioni e soprattutto verificare quale sia la durata complessiva di ogni assenza. Questo permetterà di incrociare i dati forniti dall’azienda con quelli che sono contenuti all’interno del certificato medico.
Il calendario degli eventi giornalieri
Le novità non si fermano al solo obbligo di inserire il Puc, ma viene introdotto un nuovo calendario giornaliero nel flusso UniEmens, che servirà all’Inps per avere una descrizione più dettagliata di come si è svolto l’evento legato alla malattia. Sarà necessario codificare le giornate di assenza in modo specifico, così da poter avere una rappresentazione corretta della loro natura.
Volendo entrare un po’ più nel dettaglio, la codifica prevista è la seguente:
- codice 0: serve a identificare i primi tre giorni di assenza, conosciuti come periodo di carenza, che è a carico del datore di lavoro. Con questo codice vengono identificati il sabato, la domenica e tutti i giorni inclusi in eventi che abbiano una durata inferiore a sette giorni;
- codici 1 o 2: servono per indicare le giornate che vanno dal lunedì al venerdì. Servono ad indicare rispettivamente una giornata totalmente non retribuita o parzialmente retribuita dall’azienda. Vengono applicate le regole che sono in uso in questo momento.
L’utilizzo dei due codici che abbiamo appena visto permettono all’Inps di avere una visione dettagliata e precisa dell’assenza, riuscendo a capire, giorno per giorno, cosa stia accadendo.
I codici da utilizzare per recuperare l’indennità
Il datore di lavoro anticipa l’indennità di malattia al dipendente per poi recuperarla riducendo i contributi che deve versare all’Inps. Questo particolare meccanismo di conguaglio è soggetto ad un aggiornamento, almeno per quanto riguarda i codici che devono essere utilizzati.
A partire dal prossimo anno le aziende dovranno utilizzare:
- il codice 0058, che andrà a sostituire il vecchio codice 0052, che serve ad indicare l’importo dell’indennità di malattia anticipata;
- il codice E777, introdotto per sostituire il codice E778: serve a gestire eventuali differenze a credito dell’azienda.
Volendo sintetizzare al massimo le novità, questo significa che un’azienda che nel 2025 recupera 600 euro di indennità di malattia utilizzando il codice 0052, a partire dal 2026 dovrà utilizzare il codice 0058. Ma non solo: alla richiesta dovrà associare il codice Puc del certificato medico del dipendente.
Come vengono restituite le indennità non dovute
Da un profilo pratico, indubbiamente, una delle novità più rilevanti è costituita dalla definitiva eliminazione del codice E775, che fino a questo momento è stato utilizzato dalle aziende per restituire all’Inps le indennità di malattia, che non risultavano dovute, ma che erano state già anticipate al lavoratore. Questa situazione si può venire a verificare, per esempio, quando il dipendente è assente durante una visita di controllo. Questo ulteriore passaggio è dovuto, con ogni probabilità, dal fatto che l’Inps si è accorta che troppo spesso le aziende restituivano all’istituto l’importo, ma poi non regolarizzavano la posizione contributiva del lavoratore.
Per ovviare a questo inconveniente, in futuro, la restituzione di un’indennità emergerà nel momento in cui ci sarà un nuovo flusso rettificativo: in questo modo verrà effettuata una correzione completa e trasparente. Tra l’altro è bene ricordare che nel momento in cui il datore di lavoro restituisce le somme indebite entro i termini che vengono comunicati dall’Inps, non è soggetto al pagamento di sanzioni civili.
In quale modo ci si può adeguare alle novità
Le aziende, per adeguarsi alle novità, non devono procedere con alcun tipo di intervento manuale. Gli aggiornamenti ricadranno unicamente sulle software house che si occupano di produrre e fornire i programmi di gestione paghe.
Spetterà proprio a questi soggetti andare a modificare gli algoritmi in modo da integrare i nuovi campi e i nuovi codici. Volendosi soffermare sull’inserimento del codice Puc, con ogni probabilità troverà spazio direttamente all’interno del software di rilevazione delle presenze, nel quale, fin da oggi, vengono inseriti dei dati simili per la gestione dei permessi e dei congedi indennizzati dall’Inps (in questa voce vi rientrano anche quelli previsti dalla Legge 104/1992).
