La conservazione digitale della fattura elettronica rappresenta un pilastro fondamentale del sistema fiscale italiano moderno. Troppo spesso confusa con la semplice archiviazione informatica o il salvataggio dei file in formato PDF o XML su hard disk e cloud aziendali, la conservazione a norma è un processo giuridico e tecnico ben preciso, disciplinato da norme stringenti che ne garantiscono il valore legale nel tempo.
Comprendere come funziona la conservazione digitale della fattura elettronica, quali sono i soggetti obbligati, le tempistiche operative e le sanzioni in caso di inadempimento è indispensabile per imprese, liberi professionisti e ditte individuali per evitare contenziosi e sanzioni con l’Amministrazione finanziaria.
Indice
Cos’è la conservazione digitale della fattura elettronica
A livello normativo, la conservazione digitale della fattura elettronica non coincide con il mero stoccaggio di dati. Come stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), contenuto nel D.Lgs. n. 82/2005 (in particolare agli articoli 43 e 44), la conservazione sostitutiva è una procedura informatica atta a garantire nel tempo quattro requisiti indispensabili per qualsiasi documento informatico avente rilevanza tributaria:
- autenticità. Certezza sull’origine del documento e sull’identità dell’emittente;
- integrità. Garanzia che il documento XML non sia stato alterato o modificato dopo la sua emissione e transito attraverso il Sistema di Interscambio (SdI);
- immodificabilità. Impossibilità di alterare i dati contenuti nel file una volta inserito nel pacchetto di conservazione;
- leggibilità. Accessibilità e intellegibilità del documento per tutto il periodo di conservazione obbligatorio.
Ai sensi dell’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972 (Decreto IVA) e dell’art. 2220 del Codice Civile, le fatture elettroniche, in quanto documenti contabili a rilevanza fiscale, devono essere conservate obbligatoriamente in modalità digitale. L’archiviazione cartacea di una fattura nata come XML priva il documento del suo valore legale originale.
Per strutturare correttamente il processo, il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 fissa le regole tecniche fondamentali, stabilendo che la conservazione deve avvenire mediante l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sui pacchetti di archiviazione (CdA/PdA), a cura del Responsabile della Conservazione.
Chi sono i soggetti obbligati
L’obbligo di adottare la conservazione digitale della fattura elettronica riguarda tutti i soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato che emettono o ricevono fatture relative a operazioni imponibili ai fini Iva. In particolare, la platea comprende:
- società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a.) e società di persone (S.n.c., S.a.s.);
- imprese individuali e commercianti;
- liberi professionisti iscritti ad albi o casse e lavoratori autonomi;
- contribuenti in regime forfettario o dei minimi (ai sensi della Legge n. 190/2014), a seguito della progressiva estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica completatasi negli scorsi anni (Decreto Legge n. 36/2022).
Tutti questi operatori economici sono tenuti ad assicurare la conservazione a norma sia per le fatture attive (ovvero quelle emesse nei confronti dei propri clienti) sia per le fatture passive (ricevute dai fornitori).
Le scadenze: calcolo dei termini operativi e durata dell’obbligo
Un aspetto che genera frequenti dubbi riguarda la duplice scansione temporale prevista dalla legge: da un lato il termine entro cui bisogna eseguire la procedura informatica di chiusura del pacchetto, dall’altro la durata totale dell’obbligo di custodia.
La scadenza del processo operativo
L’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che la procedura di conservazione digitale della fattura elettronica relativa a un determinato anno d’imposta deve essere completata entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Prendendo come riferimento il Modello Redditi (la cui scadenza ordinaria per la presentazione telematica cade al 31 ottobre dell’anno successivo a quello di riferimento), il calendario operativo si adegua secondo la seguente tabella.
| Anno d’imposta fatture | Termine presentazione dichiarazione redditi | Termine ultimo elaborazione conservazione |
| Anno 2024 | 31 ottobre 2025 | 31 gennaio 2026 |
| Anno 2025 | 31 ottobre 2026 | 31 gennaio 2027 |
| Anno 2026 | 31 ottobre 2027 | 31 gennaio 2028 |
La durata dell’obbligo di conservazione in archivio
Una volta che i file XML sono stati processati, firmati e inseriti nei sistemi a norma, per quanto tempo vanno tenuti?
Ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile e dell’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972, la durata dell’obbligo di conservazione in archivio è di 10 anni a decorrere dalla data della loro registrazione o emissione. Di conseguenza, i documenti inviati o ricevuti nel corso del 2024 e sigillati entro il 31 gennaio 2026 dovranno rimanere consultabili e fruibili almeno fino al 31 dicembre 2034.
Come adempiere: le modalità a disposizione dei contribuenti
Per effettuare la conservazione digitale della fattura elettronica, il contribuente può scegliere tra due strade principali.
Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Attraverso il portale Fatture e Corrispettivi, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione a norma. Per attivarlo, il titolare di partita Iva o il suo intermediario delegato (ai sensi dell’art. 63 del D.P.R. n. 600/1973) deve sottoscrivere l’accordo di servizio all’interno dell’area riservata.
Aderendo a questo servizio, l’AdE si prende carico di conservare automaticamente tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio per un periodo di 15 anni (estendendo quindi la soglia dei 10 anni prevista dal Codice Civile).
Conservatori privati accreditati AgID
In alternativa, ci si può affidare a gestionali di mercato o a Conservatori Accreditati (iscritti nell’elenco gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID, ai sensi dell’art. 29 del Cad). In questo caso, il software provvede all’indicizzazione dei file XML, alla generazione dell’impronta informatica (Hash), all’apposizione della firma digitale del Responsabile della Conservazione e all’inserimento della marca temporale per chiudere legalmente il lotto di documenti.
L’indicazione nella dichiarazione dei redditi
Un passaggio contabile da non trascurare riguarda l’attestazione dell’avvenuta conservazione. Nel Modello Redditi relativo al periodo d’imposta di riferimento (quadro RS per i soggetti Irpef/Ires o quadro RU/RG/RF a seconda del regime applicato), è presente una specifica casella che attesta se il contribuente ha effettuato la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari. La compilazione di questo campo formalizza nei confronti del Fisco il rispetto degli adempimenti previsti dal D.M. 17 giugno 2014.
Sanzioni e rischi in caso di omessa o errata conservazione
Inosservare gli obblighi di conservazione digitale della fattura elettronica espone il contribuente a conseguenze sia amministrative sia probatorie.
Sanzioni amministrative pecuniarie
L’omessa, tardiva o irregolare conservazione delle scritture contabili e dei documenti fiscali è punita ai sensi dell’art. 9, comma 1, del D.Lgs. n. 471/1997. La sanzione amministrativa va da un minimo di 1.000 euro a un massimo di 8.000 euro.
Inutilizzabilità probatoria e disconoscimento di costi e Iva
Il rischio più rilevante sotto il profilo economico riguarda la tenuta probatoria dei documenti. In sede di verifica fiscale da parte della Guardia di Finanza o dell’Agenzia delle Entrate:
- la mancanza di un processo di conservazione a norma rende la fattura digitale priva di efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2712 del Codice Civile;
- gli organi di controllo possono contestare la deducibilità dei costi e la detraibilità dell’Iva relativa alle fatture acquisti non correttamente conservate;
- nei casi più gravi di irregolarità diffusa, l’Ufficio può ricorrere all’accertamento induttivo del reddito (art. 39, comma 2, D.P.R. n. 600/1973), prescindendo dalle risultanze contabili dell’impresa.
Rilevanza in ambito penale e concorsuale
Infine, nelle situazioni di crisi d’impresa, insolvenza o fallimento, la mancata tenuta o l’omessa conservazione a norma dei libri e delle scritture contabili obbligatorie può assumere rilevanza penale, integrando fattispecie di reato legate alla bancarotta fraudolenta o semplice documentale ai sensi del Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza (D.Lgs. n. 14/2019 e R.D. n. 267/1942).
Aderire con puntualità ai termini stabiliti e verificare costantemente la correttezza del processo di conservazione rappresenta quindi un passaggio essenziale per mettere al sicuro l’operatività aziendale e la regolarità fiscale.
