Può accadere che i lavoratori dipendenti debbano temporaneamente svolgere la propria attività lavorativa in un luogo diverso rispetto alla sede di lavoro abituale e vengano, quindi, inviati in trasferta.
Al ricorrere di determinate condizioni, che approfondiremo di seguito, l’invio in trasferta può dar luogo a rimborsi o indennità che godono di un trattamento fiscale e previdenziale vantaggiosi per il prestatore di lavoro.
Indice
Trasferte all’interno e all’esterno del comune della sede di lavoro
Quando la trasferta viene effettuata entro il territorio comunale della sede di lavoro, le indennità, i rimborsi spese o chilometrici corrisposti dal datore di lavoro concorrono a formare il reddito del lavoratore e sono sempre sottoposti a prelievo fiscale e previdenziale.
Restano esenti solamente le spese di trasporto, per le quali, per poter applicare l’esclusione dagli imponibili Inps e Irpef, deve essere conservata la documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell’autobus/metropolitana, ricevuta del taxi ecc..) . E’ inoltre opportuno che risulti dalla documentazione interna all’azienda in quale giorno l’attività lavorativa è stata svolta all’esterno della sede di lavoro.
Se la trasferta avviene al di fuori del comune ove è situata la sede di lavoro, al dipendente può competere un indennizzo, secondo quanto disciplinato dal CCNL del settore di riferimento.
La normativa prevede tre sistemi di rimborso della trasferta, ciascuno con proprie peculiarità di trattamento previdenziale e fiscale. In particolare, è possibile scegliere di adottare uno dei seguenti metodi:
- il rimborso spese con metodo analitico,
- il rimborso forfettario in misura fissa
- il rimborso misto.
Il rimborso spese con metodo analitico
Il metodo analitico prevede che, sulla base di un’esposizione dettagliata delle voci di spesa, venga rimborsato il totale dei costi sostenuti dal prestatore di lavoro.
In questo caso, il trattamento contributivo e fiscale riservato ai rimborsi per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati prevede l’esenzione totale dalla base imponibile; mentre, per le altre spese anche non documentabili (ma analiticamente attestate dal dipendente: ad es. lavanderia, telefono, parcheggio, mance, ecc.) esiste un limite di esenzione sino a 15,49 euro al giorno in Italia, elevati a 25,82 euro per l’estero.
Il rimborso forfettario in misura fissa
Il metodo di rimborso forfettario prevede la corresponsione di una cifra in misura fissa per ogni giornata di trasferta effettuata, a copertura delle spese di vitto e alloggio del lavoratore, a prescindere dalle spese effettivamente sostenute.
Gli importi minimi erogabili per l’indennità di trasferta di tipo forfettario sono in genere regolati da ciascun CCNL di riferimento.
Il trattamento contributivo e fiscale riservato all’indennità forfettaria erogata al lavoratore è il seguente:
- Esenzione da contributi e tasse fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte su territorio italiano
- Esenzione da contributi e tasse fino a 77,47 euro al giorno per le trasferte svolte all’estero.
Le spese di trasporto debitamente documentate restano sempre totalmente esenti.
Il rimborso misto
Il sistema misto si ha quando al lavoratore viene corrisposta sia un’indennità di trasferta fissa, sia il rimborso analitico delle spese per il vitto e/o per l’alloggio.
In questo caso, la normativa fiscale stabilisce che:
- se sono rimborsate analiticamente le spese di vitto o le spese di alloggio, i limiti di esenzione giornaliera da tasse e contributi sono ridotti di un terzo (e sono pari a 30,98 euro per le trasferte in Italia e 51,64 euro per le trasferte all’estero)
- se sono rimborsate analiticamente sia le spese di vitto che le spese di alloggio, i limiti di esenzione giornaliera da tasse e contributi sono ridotti di due terzi (e sono pari a 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per le trasferte all’estero).
Anche qui, le spese di trasporto documentate sono esenti ed escluse dai limiti sopra menzionati.
I lavoratori trasfertisti
I lavoratori trasfertisti sono coloro che per contratto sono tenuti allo svolgimento della propria attività lavorativa in luoghi sempre variabili al di fuori della sede aziendale. A loro si applica una specifica disciplina, diversa dalla trasferta.
Innanzitutto, per individuare la figura del lavoratore trasfertista, devono sussistere contestualmente i seguenti elementi:
- la mancata indicazione nel contratto della sede di lavoro, inteso come luogo di svolgimento dell’attività lavorativa,
- lo svolgimento di una attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente,
- la corresponsione al dipendente, in relazione allo svolgimento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili, di una indennità in misura fissa e attribuita senza distinguere se il dipendente si è effettivamente recato in trasferta.
In questo caso la normativa fiscale stabilisce che concorrono alla formazione del reddito solo il 50% delle indennità erogate anche se corrisposte con carattere di continuità.
Le informazioni hanno carattere generale e sono in riferimento al settore privato. Si consiglia sempre di verificare in base alla situazione specifica, al settore di appartenenza e al CCNL applicato.
