La geolocalizzazione dei lavoratori in smart working non è sempre vietata. A stabilirlo è il Tribunale civile di Cosenza con la sentenza 972/2026, che ha annullato la multa inflitta dal Garante Privacy a una PA per l’utilizzo di un sistema di timbratura da remoto con rilevazione della posizione geografica.
In sostanza, uno strumento che acquisisce la posizione del dipendente soltanto nel momento della marcatura dell’accesso o presenza non equivale automaticamente a un invasivo controllo a distanza dell’attività lavorativa.
Indice
Il caso in breve
Il contenzioso nasce dal reclamo di una dipendente pubblica autorizzata a svolgere il lavoro agile da tre luoghi espressamente indicati in un accordo individuale. L’amministrazione utilizzava un’app di timbratura da remoto che rilevava sua la posizione geografica al momento della marcatura.
Nel corso di alcune verifiche, la lavoratrice era risultata in un luogo diverso da quelli autorizzati. Inoltre, nell’ambito di controlli a campione, l’ente contattava alcuni dipendenti chiedendo loro di attivare la geolocalizzazione tramite computer o smartphone, effettuare la timbratura con l’app aziendale e comunicare il luogo in cui si trovavano.
Sulla base delle verifiche effettuate potevano poi essere avviati eventuali procedimenti disciplinari.
La sanzione in denaro e la motivazione del Garante
Il Garante, intervenuto dopo il reclamo della donna, aveva ritenuto illecito il trattamento dei dati. Con provvedimento 135/2025, l’Autorità aveva contestato all’amministrazione diverse violazioni del GDPR e del Codice privacy, applicando una sanzione amministrativa di 50mila euro. La geolocalizzazione dei dipendenti in smart working determinava un controllo incompatibile con la natura del lavoro agile, perché consentiva di verificare il luogo in cui il lavoratore si trovava durante l’attività.
Tuttavia, le conclusioni del Garante sono state superate dal Tribunale calabrese, che ha accolto il ricorso dell’amministrazione annullando sia l’ordinanza-ingiunzione sia la successiva cartella di pagamento nei confronti della PA.
Geolocalizzazione, è vietato controllare il lavoratore ma si può verificare la presenza
Punto chiave della sentenza è il riferimento all’art. 4 Statuto dei lavoratori, che distingue tra strumenti di controllo a distanza e strumenti utilizzati per svolgere il lavoro o registrare la presenza.
Rientrano nella prima categoria i sistemi che consentono la sorveglianza sull’attività, come quelli che permettono di:
- monitorare continuamente il dipendente;
- ricostruirne gli spostamenti;
- verificare tempi, pause e modalità della prestazione;
- misurare la produttività.
Questi strumenti sono ammessi solo per specifiche esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o tutela del patrimonio aziendale, previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro — e con adeguata informazione ai lavoratori.
Diversamente, gli strumenti necessari per lavorare o registrare accessi e presenze — come badge elettronici, sistemi di accesso e applicazioni di timbratura — non sono automaticamente considerati strumenti di controllo.
Secondo il Tribunale di Cosenza, la timbratura con geolocalizzazione istantanea rientra proprio in questa seconda categoria quando acquisisce la posizione solo al momento della marcatura dell’accesso. Non consente di seguire il lavoratore durante la giornata, ma registra esclusivamente il luogo in cui si trovava quando ha attestato la propria presenza.
Come chiarito dalla Cassazione nella sentenza 25732/2021, per stabilire se un sistema rientri nella disciplina dei controlli a distanza occorre verificare quali dati raccoglie e quale effettiva capacità di controllo consente. Rispetto a questa vicenda ben diverso — e sanzionabile — è ad esempio il caso del Gps sui veicoli aziendali con localizzazione continua.
Anche strumenti tecnologici “potenziati” possono essere ammessi
Il Tribunale richiama anche la sentenza 9904/2016 della Cassazione, secondo cui non è vietato utilizzare strumenti che raccolgono informazioni ulteriori rispetto alla semplice coppia “presente-assente”.
Un’applicazione che registra identità del dipendente, orario della timbratura e/o luogo della marcatura, non diventa automaticamente uno strumento illegale.
Di volta in volta la domanda da porsi è un’altra: il dato raccolto serve davvero a organizzare il lavoro oppure viene utilizzato per controllare il comportamento del dipendente? Nel primo caso è ammesso. Nel secondo deve rispettare le garanzie previste per i controlli a distanza.
Bocciata la linea del Garante ma lo smart working comporta garanzie e obblighi
Il Garante aveva ritenuto incompatibile con il lavoro agile il controllo del luogo della prestazione tramite geolocalizzazione, ma il Tribunale di Cosenza ha respinto questa impostazione.
La legge n. 81/2017 sul lavoro agile richiama infatti l’art. 4 Statuto dei lavoratori: anche nello smart working possono essere utilizzati strumenti tecnologici di verifica, purché rispettino le garanzie previste dalla normativa.
Il lavoro agile offre maggiore autonomia al dipendente, ma non elimina gli obblighi di diligenza, le esigenze organizzative e la possibilità di verificare il rispetto degli accordi. Non implica, quindi, l’irrilevanza assoluta di luogo e tempi della prestazione.
Resta necessario garantire al lavoratore un’adeguata informativa sulle modalità e finalità del trattamento dei dati. Di seguito il dipendente dovrà prestare il suo consenso, anche perché le informazioni raccolte tramite strumenti tecnologici potrebbero essere utilizzati per eventuali contestazioni disciplinari.
Che cosa cambia
La sentenza 972/2026 del Tribunale di Cosenza segna un punto di equilibrio tra due esigenze contrapposte: da una parte la tutela della privacy e della dignità del lavoratore, dall’altra la necessità delle aziende di utilizzare strumenti digitali per gestire il lavoro agile.
La decisione non introduce una libertà assoluta nella geolocalizzazione dei dipendenti. La rilevazione della posizione può essere considerata lecita nel caso esaminato, quando avviene in modo istantaneo, al momento della timbratura o nell’ambito di verifiche a campione effettuate tramite una nuova marcatura, con adeguata informativa al lavoratore e per scopi organizzativi di verifica della presenza.
Restano invece problematici, e potenzialmente sanzionabili dal Garante, i sistemi che consentono un controllo continuo e invasivo, come il tracciamento permanente del dipendente, la ricostruzione dei suoi spostamenti durante la giornata o il monitoraggio della sua produttività tramite localizzazione. La tecnologia può, quindi, certificare una presenza, ma non trasformarsi in uno strumento di sorveglianza costante.
La pronuncia interviene anche sul ruolo del Garante, stabilendo che il suo controllo deve concentrarsi sulla liceità del trattamento dei dati, sulla corretta base giuridica, sull’adeguatezza dell’informativa e sul rispetto dei principi del Gdpr. Secondo il Tribunale, tale figura non può invece sostituirsi al datore nelle scelte organizzative né stabilire quale modello di smart working sia più opportuno, purché siano rispettate le garanzie previste dalla legge.
