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Guida alla digitalizzazione dello studio professionale: strumenti e tecnologie migliori sul mercato

Ormai il digitale e le nuove tecnologie non sono più un optional, ma una necessità per essere competitivi sul mercato. Ecco quali sono gli strumenti e le soluzioni migliori per il tuo studio professionale

La digitalizzazione è un processo che oggi interessa tutti gli ambiti della società e in particolare il mondo del lavoro. Complice la pandemia, a partire dal 2020 aziende e studi professionali hanno modificato abitudini e attività interne per lavorare da remoto in modo veloce ed efficace.

Grazie agli strumenti digitali molte attività hanno reagito velocemente e raggiunto risultati eccezionali: alcune hanno sperimentato per la prima volta soluzioni innovative, altre si sono impegnate per rafforzare ulteriormente il processo di digitalizzazione avviato precedentemente. Tale rivoluzione ha interessato naturalmente anche i commercialisti e i consulenti del lavoro, che oggi sono chiamati ad abbracciare totalmente l’innovazione, trovando soluzioni adatte alle proprie esigenze e a quelle dei loro clienti. Perché oggi non è più possibile fare a mano del digitale? Scopri il motivo e quali sono i migliori strumenti pensati appositamente per la digitalizzazione degli studi professionali.

Perché non puoi più prescindere dal digitale

Chi lavora in uno studio professionale, sa bene che i documenti e i dati rivestono un ruolo cruciale. Fino a qualche anno fa, erano prodotti e organizzati in forma cartacea, all’interno di fascicoli e faldoni. Venivano conservati in enormi armadi e occupavano le scrivanie.

Oggi, grazie al digitale, i documenti vengono dematerializzati. Ciò ha enormi vantaggi per lo studio. Per esempio, è una scelta sostenibile perché si riduce l’uso di carta. Inoltre, i documenti si possono trovare e consultare molto più velocemente.

Non dobbiamo però confondere dematerializzazione con digitalizzazione. Quest’ultimo è un processo molto più complesso, che consente allo studio di gestire qualsiasi pratica in modo integrato, veloce e sicuro. Ma soprattutto permette al consulente di slegarsi dallo spazio fisico dell’ufficio. Lo abbiamo imparato durante la pandemia: oggi è fondamentale essere pronti a lavorare ovunque, in ufficio, a casa, in viaggio o in vacanza. E il digitale, ma soprattutto la rete, permette di farlo.

Senza contare che anche la Pubblica Amministrazione ormai lavora prettamente online: per comunicare o effettuare pagamenti verso l’Agenzia delle Entrate o altri enti oggi esistono veri e propri sistemi che possono essere integrati con quelli dello studio. Ignorare questo cambiamento significa essere tagliati fuori dal mercato.

Soluzioni digitali: quali usare nel tuo studio

Gli strumenti a disposizione di commercialisti, tributaristi e consulenti del lavoro sono davvero tanti. La tecnologia principale a cui affidarsi è sicuramente il cloud computing, che permette di archiviare i documenti e dati in uno spazio online, sicuro e riservato, che può essere usato da tutta la squadra di lavoro per la gestione delle pratiche. Il cloud è utilizzato anche per gestire in modo efficace e sicuro il rapporto con i clienti.

Esistono diversi software gestionali, amministrativi e CRM che grazie al cloud permettono agli studi di gestire efficacemente qualsiasi attività. Tra le soluzioni pensate appositamente per lo studio professionale spiccano quelle proposte da TeamSystem.

TeamSystem Digital Box: la soluzione per gestire i dati in studio

TeamSystem è l’azienda specializzata in soluzioni per la digitalizzazione delle attività. Propone soluzioni ad hoc in base alle esigenze del cliente. Per gli studi professionali ha ideato un servizio innovativo specifico: TeamSystem Digital Box.

Si tratta di una soluzione in cloud e un’app per smartphone e tablet che si integra perfettamente con il gestionale TeamSystem Studio. Può essere usata per tutte le attività svolte da uno studio professionale: dalla condivisione di documenti col cliente, alla notifica scadenze fino all’invio di dati e altre informazioni. Le comunicazioni avvengono in modo totalmente sicuro e permettono allo studio professionale di gestire in modo immediato e semplice i rapporti col cliente.

Ma cosa si può fare con il TeamSystem Digital Box? Ecco le funzioni principali:

  • Gestione delle fatture e di tutti i documenti online in uno spazio sicuro e organizzato, integrando direttamente il gestionale o altre fonti esterne;
  • Creazione di Fascicoli ad hoc per i clienti, raggruppando per tematica i documenti in un unico dossier, con la possibilità di inviarlo e farlo scaricare in autonomia;
  • Gestione della Firma digitale dei documenti condivisi, in modo da ridurre i tempi e gestire in modo tempestivo contratti e altri documenti con valore legale;
  • Creazione e aggiornamento della Scheda cliente, che sintetizza le informazioni commerciali, operative, gestionali ed extra-gestionali del cliente;
  • Gestione di tutte le richieste e scadenze in una interfaccia facile da usare e sempre aggiornata che consente, in modo automatico, di pubblicare le scadenze fiscali e previdenziali direttamente nell’agenda del cliente;
  • Business Performance e KPI aziendali di tutti i clienti, per verificare grafici sintetici che consentono il monitoraggio delle performance del cliente con facilità ed in modo intuitivo.

Grazie a questo strumento avrai sempre sotto controllo qualsiasi cliente e potrai gestire un rapporto professionale efficace e duraturo. Sul sito ufficiale di TeamSystem trovi tutte le informazioni sulla Digital Box.

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