Anche per le e-mail ci sono delle regole da seguire. E non solo quando il destinatario è un cliente, un fornitore, una persona sconosciuta: persino quando ci rivolgiamo ad un collega di lavoro, è necessario rispettare alcuni parametri. Ecco quali sono.
1. L’intestazione. Il “ciao”, seguito da un tono colloquiale, è consentito solo se – con quel collega – ci siamo accordati per darci del tu. Se riveste un ruolo importante, e si deve mantenere una certa distanza, è meglio utilizzare i più tradizionali Egregio sig., Dott. Oppure Prof. Da evitare è il “caro”, e nemmeno i colloquiali “buongiorno, buonasera, buonanotte” sono consigliati per una e-mail (anche perché non si può sapere con certezza quando verrà aperta). La soluzione migliore? Le risposte sono più di una: “Gentile collega”, oppure “Salve” seguito da nome e cognome, se non si è certi del ruolo che il destinatario ricopre nella gerarchia; “Egregi Signori”, se ci si rivolge genericamente a un gruppo di colleghi di cui ancora non si conosce il nome.
2. L’oggetto. Specificate con chiarezza, nell’oggetto dell’e-mail, di cosa andrete a parlare poi nel corpo del testo. Evitate i generici “varie”, oppure “ciao”, anche se con quel collega si ha un rapporto d’amicizia.
3. I destinatari. Non abusate degli indirizzi in copia conoscenza: mandate la mail solo al diretto interessato (o ai diretti interessati). Se non si conosce il nome esatto del destinatario, si può ovviare indicando la carica generica che ricopre (Responsabile delle Risorse Umane, Responsabile del Reparto Marketing ecc.).
4. Il corpo della mail. Curate il testo nei minimi particolari, avendo cura di utilizzare un lessico e una punteggiatura adeguati. Uno degli errori più diffusi? L’abuso delle virgole: non mettetela mai dopo il soggetto,
5. Il linguaggio. Evitate frasi del tipo “come sta?” o “come va?”, troppo colloquiali: meglio andare subito al nocciolo della questione.
6. Le maiuscole. Spesso, soprattutto quando ci rivolgiamo ad un superiore, siamo portati a credere di dover utilizzare la maiuscole reverenziali. Tuttavia, nel 2012, il Dipartimento della Funzione Pubblica ne ha sconsigliato l’uso, definendolo frutto di un retaggio culturale. Quindi, a meno che in azienda non sia una pratica comune, sarebbe meglio evitarle.
7. La risposta. Quando si riceve una mail di lavoro, firmata da più persone, si potrebbe essere tentati di rispondere con un ringraziamento comune. Se però si conoscono gli indirizzi e-mail di tutti gli interessati – ed è possibile farlo – è consigliabile scrivere un ringraziamento personalizzato a ciascuno di loro.
8. Il saluto. Al termine di una mail, se al collega si dà del lei, è bene porre i dovuti ringraziamenti (es. La ringrazio per la sua attenzione) e concludere poi con “distinti saluti” o con “cordiali saluti”.
9. La firma. Firmate sempre l’e-mail, e scrivete il vostro nome per esteso: evitate di utilizzare solamente il vostro nome di battesimo.
