Non basta archiviare i documenti quando si gestiscono operazioni come investimenti, eredità e vendita di beni, è infatti importante sapere anche quanti anni vanno conservati. Questo perché tale documentazione può essere richiesta anche a distanza di tempo e non averla può comportare problemi seri sia dal punto di vista fiscale che legale.
Sapere con precisione cosa va conservato e perché significa farsi trovare pronti in caso di bisogno. In questo modo si evitano le lungaggini burocratiche, si possono evitare grattacapi e perdite economiche nel futuro. Ecco maggiori informazioni a riguardo.
Gli investimenti
È importante conservare i documenti relativi agli investimenti come Etf, fondi comuni, azioni o obbligazioni. Il motivo è la trasparenza fiscale nonché la possibilità di dimostrare in caso di eventuali accertamenti l’origine dei capitali. Ogni operazione finanziaria che si effettua, dovrebbe essere infatti accompagnata da una traccia cartacea o digitale. Gli estratti conto bancari, ad esempio, sono la prova dei movimenti effettuati e vanno conservati per almeno 10 anni.
Per quanto riguarda, invece, i prospetti informativi dei fondi di investimento e delle polizze assicurative non c’è obbligo di conservazione. Essi contengono però delle informazioni importanti sulle commissioni, i rischi e le caratteristiche dei vari prodotti per cui custodirli dà la possibilità di contestare eventuali pratiche scorrette. Inoltre, servono a dimostrare che l’investitore al momento della sottoscrizione era informato su quel determinato prodotto.
Eredità e successioni
I documenti relativi all’eredità e alle successioni si dovrebbero conservare per sempre. Sono importanti, infatti, perché dimostrano il subentro nel patrimonio del defunto da parte dell’erede. Sono quindi la prova che si ha per gestire poi nel futuro gli affari ereditari.
Nel caso si dovessero smarrire o per necessità, ricordiamo che si potrà richiedere una copia della dichiarazione di successione all’Agenzie delle Entrate.
Una volta avuta, la si dovrà conservare gelosamente non solo per gestire eventuali immobili o attività economiche ereditate ma anche per supportare le proprie posizioni in caso di dispute.
Documentazione relativa alle vendite
Anche nel caso in cui si venda un bene di valore come una casa o un automobile, sarà importante conservare i documenti per due motivi fondamentali:
- evitare dispute legali;
- rispettare gli obblighi fiscali.
Il rogito notarile, ad esempio, è l’atto ufficiale che sancisce il trasferimento della proprietà di un immobile. Conservarlo è utile non solo perché nel futuro potrebbe rivelarsi fondamentale per dimostrare l’avvenuto passaggio di proprietà ma per eventuali contestazioni tra le parti. Qualora tali documenti si dovessero perdere, in ogni caso, di solito è possibile ricostruire il titolo di provenienza ma tale operazione potrebbe rivelarsi complessa e molto costosa.
Sarebbe opportuno custodire gelosamente anche la dichiarazione di conformità alle norme di sicurezza degli impianti domestici. Quest’ultimo è un documento obbligatorio che l’impresa installatrice rilascia quando termina i lavori su un impianto come quello idrico o del gas. Conferma, infatti, che è stato realizzato secondo le norme tecniche e di sicurezza. Tale documentazione non scade ma resta valida fino a che l’impianto non viene modificato o compromesso. La dichiarazione di conformità, quindi, andrebbe conservata per sempre fino a che l’impianto è in uso o fino alla sua modifica.
Inoltre si dovrebbero conservare per almeno 10 anni i documenti relativi a pratiche e sanatorie di eventuali abusi edilizi. Il motivo è semplice, essi varranno come prova della regolarizzazione dell’immobile. In mancanza di tali atti, infatti, l’abuso potrebbe essere considerato ancora esistente e sanzionabile. In più si dovrebbero conservare sempre anche perché chi acquista o eredita l’immobile ne potrebbe chiedere una copia. Qualora non si presentasse, l’immobile potrebbe essere considerato non conforme per cui si ostacolerebbe la vendita e si avrebbero problemi per il rilascio del certificato di agibilità.
Dal punto di vista fiscale, invece, le ricevute di pagamento delle imposte come quella di registro o l’Iva dovrebbero essere conservate per almeno 5 anni. Quest’ultimo è infatti il termine entro il quale l’Agenzie delle Entrate può chiedere delle verifiche. In merito all’imposta di registro, se essa non viene pagata e trascorrono i cinque anni, il cittadino avrà comunque l’obbligo di saldarla se essa era dovuta per legge.
Quali documenti conservare e come
Come spiegato, conservare i documenti correttamente è importante sia dal punto di vista giuridico che economico. Esistono due categorie di documenti che richiedono una particolare attenzione ovvero:
- gli atti notarili e i documenti immobiliari;
- la documentazione soggetta a potenziali contestazioni.
I primi, che si devono conservare a tempo indeterminato, sono importanti perché:
- sono una prova definitiva dei diritti di proprietà;
- possono essere necessari anche a distanza di generazioni;
- sono fondamentali in caso di successioni ereditarie;
- servono per dimostrare l’origine lecita dei beni.
Fanno parte di questa categoria esattamente:
- i rogiti e gli atti di compravendita immobiliare;
- le planimetrie catastali e i documenti urbanistici;
- le successioni e le donazioni;
- i titoli di proprietà storici.
Andrebbero poi conservati per almeno 10 anni:
- i contratti di varia natura come le locazioni e gli appalti;
- i documenti contabili e fiscali;
- gli estratti conto bancari e le polizze assicurative;
- la corrispondenza per rapporti giuridici.
Per conservare al meglio la documentazione, sarebbe invece utile:
- creare degli archivi in ordine cronologico;
- conservare le copie sia cartacee che digitali;
- proteggere i documenti sia da eventi atmosferici che di deterioramento.
Il non rispetto di tali regole potrebbe portare infatti a:
- impossibilità di provare i propri diritti in giudizio;
- problemi con l’amministrazione finanziaria;
- difficoltà con le successioni ereditarie;
- rischi di contestazione da parte di terze persone.
