Software integrato per fatture elettroniche e gestione aziendale: guida alla scelta

Sei un imprenditore o un professionista e cerchi un software per gestire in modo integrato fatturazione elettronica e funzioni di gestione aziendale? Ecco gli aspetti da considerare e le migliori soluzioni sul mercato

A partire dal 2019, diverse categorie di professionisti con Partita IVA hanno l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica. Sono esclusi solo alcuni soggetti, come i contribuenti in regime forfettario. Tanti professionisti e aziende sono quindi chiamati a dotarsi di soluzioni digitali per l’emissione di fatture digitali: se molti si sono affidati ai servizi messi a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, altri hanno scelto software che consentono di inviare, ricevere e conservare le fatture da un’unica piattaforma.

Dopo circa due anni dal provvedimento, la fatturazione elettronica è stata ormai assimilata dalle aziende, diventando un’abitudine. Oggi con il proseguimento della digitalizzazione, che ha avuto un forte impulso durante la pandemia, molte realtà sono alla ricerca di soluzioni che permettano di gestire sia la parte relativa alle fatture, sia gli altri aspetti organizzativi della propria attività. Ma perché un software gestionale di fatturazione rappresenta oggi la migliore soluzione? E quali sono le funzioni cruciali da valutare prima dell’acquisto? Rispondiamo a queste domande.

Perché è il momento di scegliere un software gestionale di fatturazione

La trasformazione digitale corre e pone sfide sempre maggiori: le soluzioni offerte dai software di sola fatturazione elettronica non sono più sufficienti per soddisfare i bisogni di aziende e studi professionali, chiamati a gestire molte operazioni da remoto (soprattutto in seguito al boom dello smart working). Proprio per la loro limitatezza, rischiano di rallentare le attività quotidiane.

Per tale motivo molte realtà si stanno affidando ad un unico software che permetta di gestire sia la fatturazione elettronica che tutti gli altri aspetti organizzativi dell’azienda.

Tali soluzioni sono utili anche a chi lavora con la Partita IVA in regime forfettario che, sebbene non abbia l’obbligo di fatturare in digitale, può comunque adottare questo formato per migliorare la collaborazione con i clienti e tenere sotto controllo tutti gli aspetti dell’attività.

software gestionale e fatturazione elettronica

Come scegliere il software gestionale di fatturazione: funzioni cruciali e valutazioni necessarie

Un’azienda o un professionista che intende acquisire un software gestionale di fatturazione dovrà assicurarsi che abbiano alcune funzioni fondamentali:

  • gestione completa della fatturazione elettronica, ovvero ciclo attivo, passivo e conservazione sostitutiva
  • creazione di documenti, come fatture, preventivi, ricevute, proforma etc.
  • conversione dei documenti, come la trasformazione di un preventivo in una fattura
  • creazione e archivio del listino prodotti e rubrica dei clienti
  • analisi dei centri di costo, come i prodotti con maggiore impatto sul fatturato
  • collegamento con il commercialista: il miglior software è quello che può “dialogare” con quello del consulente, che può anche accedere a dati e documenti dell’azienda sotto autorizzazione

Inoltre, al momento della scelta è opportuno valutare la soluzione in base alle dimensioni dell’azienda (una piccola azienda non ha bisogno di un software troppo articolato), il numero di utenti che accederanno, i costi, la semplicità d’uso, la capacità di memorizzare i dati e naturalmente la possibilità di usarlo da remoto o mobile grazie al cloud.

Prima di acquistare un software di questo tipo occorre anche valutare il livello di affidabilità del fornitore, l’assistenza clienti e anche la possibilità di avere una demo o provarlo per un periodo di tempo.

Software gestionale di fatturazione: migliori soluzioni sul mercato

Dopo aver valutato la necessità di acquisire il software, aver inquadrato quali funzioni sono necessarie per la propria attività, arriva il momento di dare uno sguardo al mercato. Negli ultimi anni, sono nate diverse soluzioni ad hoc capaci di agevolare il lavoro delle Partite IVA.

Tra queste spicca sicuramente Fatture in Cloud, il software gestionale di fatturazione che si è diffuso proprio per la facilità con cui permette di gestire la fattura elettronica e che integra tante altre funzioni pratiche e intuitive per soddisfare le esigenze di chi gestisce un’attività.

Come funziona? Facciamo un esempio legato proprio alla gestione integrata delle fatture.

Tramite un solo strumento, il proprietario può realizzare da zero un preventivo (utilizzando eventualmente il form preimpostato), trasformarlo in una proforma. A partire da questo è possibile creare la fattura elettronica da inviare al cliente e monitorarne lo stato di avanzamento.

Quando arriva il pagamento, il sistema consente di rendicontarlo e registrare il movimento in prima nota. La piattaforma ha anche una sezione in cui tenere conto di tutte le entrate ed uscite, crediti e debiti, quindi l’andamento economico aziendale.

Non sarà più necessario importare documenti, ricevute e fatture, tutto avviene tramite un solo e unico strumento. Inoltre, può essere usato da qualsiasi dispositivo, dal computer allo smartphone. Questo è solo un esempio legato alla fatturazione integrata, una soluzione apre le strade a diverse funzioni e opportunità, consentendo a qualsiasi Partita Iva di lavorare in modo spedito e sicuro.

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