Fatture, occhio alla conservazione: si rischiano multe fino a 7mila euro

Dal 1° gennaio 2019 è previsto l’obbligo di emettere la fattura elettronica, dal 1° luglio 2022 anche per le partite Iva forfettarie. Ma attenzione all'obbligo di conservazione

Ormai sappiamo che partire dal 1° gennaio 2019 è previsto l’obbligo di emettere la fattura elettronica a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Questo obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 ed è previsto sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva – cosiddette operazioni B2B – sia nel caso in cui la cessione o prestazione sia effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale, cosiddette operazioni B2C.

Come molti di voi già sapranno, anche per le partite Iva in regime forfettario dal 1° luglio 2022 è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica, che invece prima riguardava solo lavoratori autonomi e liberi professionisti con partita Iva in regime ordinario (qui invece per chi non scatta ancora l’obbligo di fatturazione elettronica). Rimangono esclusi invece, fino al 2024, i contribuenti in regime agevolato che restano entro 25mila euro di ricavi o compensi

Come e a chi vanno trasmesse le fatture elettroniche

La trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche avviene attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle entrate.

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SDI, altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SDI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se i controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura.

I tempi in cui il SDI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SDI in quel momento.

SDI verifica che:

  • siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge, cioè in generale gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’Iva
  • i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e della partita Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria
  • sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo “Codice Destinatario”
  • ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro).

Obbligo di conservazione delle fatture elettroniche: cosa fare

Una cosa che però molte partite Iva forfettarie ancora non sanno è che tutti coloro che emettono fatture elettroniche hanno l’obbligo della conservazione elettronica, che deve essere necessariamente nello stesso formato di emissione, il formato xml, delle fatture.

Ma attenzione: come detto, per conservazione elettronica la legge non intende il semplice salvataggio o stampa del file in formato PDF delle fatture e la conservazione in una cartella sul nostro PC, come si potrebbe immaginare. La conservazione elettronica è proprio la conservazione dei file redatti in formato xml, che devono essere conservati nello stesso formato e resi immodificabili dopo la loro trasmissione.

Per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche

Come previsto dall’articolo 2220 del Codice civile, le fatture, così come tutte le scritture contabili in generale, devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni, così da poter essere presentate in caso di controllo.

Cosa si rischia se non si conservano correttamente

Se non si procede alla conservazione delle fatture elettroniche nel formato corretto scatta una sanzione piuttosto onerosa, che può variare da 1.032,91 euro a ben 7.746,85. Inoltre, il mancato adempimento non dà diritto al contribuente di avvalersi ai fini accertativi dell’esibizione dei documenti non conservati a norma.

Il servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate

Come fare, dunque? Niente panico. Fortunatamente l’Agenzia delle Entrate mette questo servizio a disposizione di tutte le partite Iva, gratuitamente. Però il servizio non è automatico ma bisogna attivarlo.

Ecco la procedura per attivare il servizio di conservazione delle fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle entrate:

  • accedere a “Fatture e corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle entrate cliccando qui: si può accedere tramite:
    – SPID
    – CIE
    – CNS
    – Codice fiscale/Codice Entratel
  • cliccare su “Fatturazione elettronica e Conservazione”
  • nel box “Conservazione”, cliccare su “Accedi alla sezione conservazione”: si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione (nel quale sono descritte tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione eseguito sulle fatture) e dell’Accordo di servizio: selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica
  • cliccare in basso su “Aderisci al servizio di conservazione” (qui, spuntando anche la casella “Voglio aderire al servizio di conservazione indicando una data a partire dalla quale portare in conservazione le fatture già transitate per SdI”, è possibile eventualmente portare in conservazione fatture elettroniche già transitate per SdI in data antecedente alla data di sottoscrizione (se si intende utilizzare questa nuova funzionalità, bisogna selezionare la spunta sotto riportata per indicare a sistema la data a partire dalla quale le fatture elettroniche transitate da SdI fino al giorno dell’adesione verranno conservate automaticamente). Pur non indicando una data retroattiva, tutte le fatture inviate a SdI a partire dal giorno successivo alla data di adesione verranno conservate in automatico così come già possibile in precedenza. La data antecedente per il recupero di fatture già transitate per SdI non può essere inferiore al 1° gennaio del secondo anno precedente a quello dell’adesione all’accordo di servizio.

Qui trovate altre importantissime informazioni relative alla fatturazione elettronica che forse non conoscete, ma che è fondamentale sapere.

Fatturazione elettronica: i migliori software da usare

Sono diversi i software che è possibile utilizzare per avere la fatturazione elettronica. Tra questi, i più utilizzati sono:

Per ulteriori info sulla fatturazione elettronica, vi rimandiamo alla guida dell’Agenzia delle Entrate, che potete scaricare qui gratuitamente in formato pdf.