Cos’è la fattura elettronica B2B? È un metodo digitale per inviare i documenti commerciali, come sono appunto le fatture e gli ordini d’acquisto, tra fornitori ed acquirenti. La fattura elettronica permette la trasmissione di dati elettronici tra le aziende: in questo modo viene eliminata la necessità di elaborare manualmente la fattura. Si riducono i costi associati alla produzione e alla distribuzione di fatture cartacee e vengono effettuate delle transazioni senza errori. O almeno con degli errori ridotti ai minimi termini.
In un certo senso è possibile affermare che la fattura elettronica ha avuto il merito di eliminare tutte le seccature associate alle fatture cartacee, migliorandone al contempo l’accuratezza. E teoricamente dovrebbe migliorare la tempestività dei pagamenti.
Indice
Fattura elettronica B2B, la semplificazione fiscale
La fattura elettronica B2B, che si inserisce anche in un contesto di semplificazione fiscale volto alla riduzione del numero degli adempimenti fiscali, è in realtà una normale fattura. La differenza di fondo è costituita dal modo in cui viene emessa, ricevuta e conservata: tutti questi processi avvengono in maniera digitalizzata.
L’obbligo della fattura elettronica è scattato il 1° gennaio 2019: da quella data tutte le transazioni B2B sono diventate obbligatorie (eccetto per i contribuenti che avevano aderito al regime forfettario, per il quali l’obbligo è scattato dal 1° luglio 2022). Ad introdurre la fatturazione elettronica era stata la Legge di Bilancio 2018: devono essere effettuate in questo modo tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuati tra soggetti che siano residenti in Italia.
Per poter adempiere a questo obbligo le aziende sono tenute ad adottare un sistema di fatturazione elettronica, che possa:
- generare;
- inviare;
- ricevere;
- archiviare
i vari documenti elettronici. Questi compiti devono essere assolti rispettando la normativa italiana.
Come deve essere fatta la fattura
Come quella cartacea, la fattura elettronica B2B deve contenere alcuni dati. Al suo interno devono essere inseriti il codice fiscale, la partita Iva, il nome, l’indirizzo e tutti i dati identificativi di chi emette la fattura e di chi la riceve.
Il Governo italiano, inoltre, ha previsto che le aziende debbano dotarsi di un Registro delle Fatture Digitali, il cui scopo è fare da archivio elettronico per tutte le fatture elettroniche inviate o ricevute dalle varie aziende. Lo scopo di questo registro digitale è quello di andare a semplificare l’intero processo di fatturazione elettronica: in questo modo le aziende potranno accedere rapidamente a in qualsiasi momento a tutte le informazioni relative alle varie transazioni finanziarie effettuate.
È necessario ricordare che, nel momento in cui si emettono le e-fatture, devono essere rispettate alcune scadenze, onde evitare delle spiacevoli sanzioni. Le fatture elettroniche devono necessariamente essere emesse entro dodici giorni dalla ricezione del pagamento: in caso contrario si rischiano delle sanzioni amministrative, che vanno dal 5 al 10% dell’importo delle fatture non documentate o non pagate
Come si crea la fattura elettronica?
Ma come funziona, nella pratica, la fattura elettronica B2B? Il professionista o l’impresa, per creare, ricevere, firmare, trasmettere e conservare la fattura deve utilizzare una piattaforma digitale che abbia gli stessi requisiti di legge per la generazione, la gestione e la conservazione delle fatture elettroniche in possesso del SdI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate).
Per creare una fattura elettronica B2B, bisogna accedere al servizio e scegliere l’utenza di lavoro; generare la fattura, selezionarne il formato e – sulla base dell’opzione scelta -:
- generare una nuova fattura:
- visualizzare l’ultima generata e archiviata;
- importarla da file XML.
Tutte le fatture devono essere firmate da chi le emette con firma digitale. Una volta preparato il file XML, la fattura elettronica B2B viene inviata con il SdI o con un altro software; a questo punto, si deve attendere l’avvenuta ricezione del file attraverso l’applicazione presente nella sezione strumenti del SdI oppure utilizzando i servizi telematici di Entratel o Fisconline.
È importante ricordare che le fatture elettroniche devono essere sempre inviate ai clienti attraverso il Sistema di Interscambio. Nel caso in cui non si dovesse fare questo importante passaggio, i documenti non vengono considerati emessi. Nel momento in cui si inseriscono i dati del cliente, è sempre necessario inserire nella fattura l’indirizzo telematico comunicato dal cliente. Questo indirizzo può essere costituito un “Codice Destinatario” di sette cifre alfanumeriche o un indirizzo PEC (posta elettronica certificata). Nel caso in cui non si inserisca il codice destinatario, la fattura elettronica B2B non potrà giungere a destinazione.
