Un’e-mail scritta di fretta, magari in un momento di rabbia, può davvero costare cara. Non è un modo di dire. Pubblicata pochi giorni fa, la sentenza 108/2026 della Corte d’Appello di Roma, sezione Lavoro, rappresenta un passaggio chiave nella giurisprudenza sul valore delle comunicazioni digitali, nei procedimenti disciplinari.
Il messaggio è nitido: ciò che scriviamo via e-mail può avere un peso probatorio pieno in giudizio. E non basta negare, per sottrarsi alle conseguenze legali. Vediamo insieme che cosa ha stabilito la magistratura e perché questa decisione interessa lavoratori, dirigenti e aziende.
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L’e-mail è una prova a tutti gli effetti
Il primo punto fondamentale riguarda il valore probatorio di un’e-mail. Secondo la corte territoriale capitolina, anche un messaggio di posta elettronica, senza firma digitale qualificata, deve essere considerato una riproduzione informatica o meccanica dei fatti, equiparabile – per fare un esempio concreto – a una fotografia o a un video.
Per chiarezza, ricordiamo che una mail, non munita di quel tipo di firma, non è una PEC. È un normale messaggio inviato da un account (ad es. Gmail, Outlook), che identifica il mittente tramite l’indirizzo di posta. Tuttavia, non garantisce automaticamente, con valore legale rafforzato, l’autenticità e l’integrità del contenuto.
Ebbene, per la magistratura questo aspetto è irrilevante ai fini dell’attribuzione di una eventuale responsabilità. Semmai, il riferimento chiave è da rintracciarsi nell’art. 2712 del Codice Civile, che disciplina le riproduzioni fotografiche, cinematografiche e, più in generale, meccaniche e informatiche. Per legge, queste riproduzioni:
- fanno piena prova dei fatti rappresentati
- a meno che le persone, contro cui vengono utilizzate in giudizio, contestino dettagliatamente la loro fedele ed esatta rappresentazione della realtà
Attenzione quindi, il disconoscimento non può essere generico. In tribunale non è sufficiente dire “Non l’ho scritta io”, oppure “Non è vera”, oppure “Non ricordo”. Chi vuole contestare, con successo, un messaggio di posta elettronica, deve fornire elementi concreti, tecnici e specifici, che dimostrino un’eventuale alterazione, manipolazione o non autenticità del documento informatico. In mancanza di una contestazione puntuale, il messaggio conserva piena efficacia probatoria. In breve, “carta canta” anche se è informatica (e senza firma digitale qualificata).
Il caso concreto: insulti, minacce e sanzioni disciplinari
La vicenda esaminata dalla Corte riguardava un lavoratore, peraltro dirigente sindacale, destinatario di sanzioni disciplinari per alcuni suoi comportamenti presso una sede museale. L’uomo avrebbe rifiutato di eseguire un ordine di servizio relativo all’apertura di un piano dell’edificio, insultando gravemente la coordinatrice in presenza di colleghi.
Come ricostruito in tribunale, il comportamento avrebbe provocato nella donna uno stato di forte agitazione, culminato in un problema di salute. Tra le prove chiave, c’erano anche alcune comunicazioni elettroniche, ritenute offensive e compromettenti.
In giudizio, l’uomo aveva cercato di contestare sia il valore di prova delle e-mail, sia la presunta genericità delle accuse disciplinari. Tuttavia, la Corte d’Appello romana ha bocciato le sue difese. Infatti, per la giurisprudenza della Cassazione, disconoscere un’e-mail non basta — se lo si fa in modo generico.
La Corte ha ribadito un principio già affermato più volte dalla Suprema Corte, negli ultimi anni: le e-mail, anche non certificate (quindi non PEC), rientrano nelle riproduzioni informatiche di cui al suddetto art. 2712 Codice Civile.
Come detto sopra, la persona contro cui sono usate — come prova digitale in giudizio — deve contestarne la veridicità in modo puntuale e, quindi, la corrispondenza alla realtà. In pratica, chi vuole sottrarsi agli effetti di un’e-mail deve indicare con precisione:
- quali elementi sarebbero falsi o alterati;
- quali anomalie tecniche sussisterebbero;
- perché il documento non sarebbe autentico.
Una contestazione vaga o tardiva non è sufficiente e la mail può valere come eventuale prova di un illecito disciplinare.
Nella contestazione disciplinare niente formalismi eccessivi
Un altro punto centrale della sentenza n. 108 riguarda la specificità della contestazione disciplinare. Nel diritto del lavoro, l’azienda – prima di irrogare una sanzione – deve contestare l’addebito in modo chiaro, così da consentire al dipendente di esercitare il diritto di difesa. Nella prassi, però, le difese si fondano spesso sulla presunta “genericità” della contestazione.
In proposito, il giudice romano ha chiarito che:
- non è necessario redigere un atto dettagliato come un capo d’imputazione penale;
- non occorre ricostruire ogni singolo scambio od ogni parola pronunciata.
Invece, è sufficiente che il lavoratore comprenda bene quali fatti gli sono contestati, in quale data sono avvenuti e chi è il soggetto offeso o coinvolto. Perciò, se il dipendente — nella propria memoria difensiva — entra nel merito dei fatti, questo dimostra che ha capito perfettamente la contestazione. In questo caso, non può successivamente sostenere che l’addebito fosse troppo vago. Insomma, il principio di fondo è che prevale la sostanza sulla forma.
Che cosa cambia
Questa decisione del giudice romano rafforza alcuni orientamenti già presenti nella giurisprudenza, ma li rende particolarmente nitidi e facilmente comprensibili a tutti.
I lavoratori devono ricordare che ogni e-mail, inviata in ambito lavorativo, può diventare prova in giudizio. Come la parolaccia al capo, non è prudente scrivere messaggi offensivi, minacciosi o spia di insubordinazione, pensando che “tanto è solo un’email”. Inoltre, contestare un documento informatico richiede una strategia difensiva seria e tecnicamente fondata. Altrimenti la mail può davvero costare una sanzione non indifferente, per colpa di un momento d’ira e di sfogo rabbioso.
Per le aziende, la pronuncia in oggetto è importante perché evidenzia che le comunicazioni elettroniche possono rafforzare gli addebiti disciplinari. Inoltre, la contestazione deve essere chiara e comprensibile al lavoratore, ma non necessariamente minuziosa in ogni dettaglio. E non è obbligatorio allegare subito tutti i documenti, salvo che ciò sia indispensabile per garantire la difesa.
Concludendo, la sentenza lancia un messaggio molto netto: nel mondo del lavoro digitale, le parole scritte hanno un peso giuridico concreto. Premere “invio” non è un gesto neutro. Un’e-mail può diventare prova piena e, quindi, difficilmente contestabile con un semplice “non è vero”.
In una realtà in cui le comunicazioni elettroniche sono la regola, la cautela e la consapevolezza delle conseguenze legali delle proprie azioni non sono più optional. Sono, invece, strumenti essenziali di tutela per ambo le parti del rapporto lavorativo.
