A partire dal 2026 scatta un nuovo obbligo per i commercianti, che dovranno collegare i registratori telematici al Pos. Sono previste delle sanzioni per i soggetti che non si adegueranno. Ma cosa cambia ai fini pratici con questa novità? Dati degli scontrini e dei pagamenti elettronici, a partire dal prossimo anno, viaggeranno separatamente e i dati verranno collegati una volta arrivati nei server dell’Agenzia delle Entrate. A essere coinvolti dalle novità sono bar, ristoranti e negozi, che entro la fine dell’anno dovranno mettere in comunicazione gli apparecchi che si usano per ricevere i pagamenti con le carte di pagamento e quelli che servono per emettere lo scontrino.
A introdurre il nuovo obbligo è stata la Legge di Bilancio 2025: l’obiettivo è quello di potenziare i controlli sulle somme che gli esercenti incassano per prevenire l’evasione fiscale.
Indice
Cosa dice la legge su Pos e cassa telematica
Il collegamento tra i Pos e le casse telematiche è previsto dalla Legge di Bilancio 2025. Per adeguarsi alle nuove regole è stato concesso, però, un anno di tempo. A dare le indicazioni su come i diretti interessati si debbano muovere è l’articolo 2, comma 3, del Decreto Legislativo 127/2015, che spiega esplicitamente che:
Lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici è sempre collegato allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in forma aggregata, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri.
I supporti informatici degli esercenti, in altre parole, devono raccogliere tutte le transazioni elettroniche effettuate dai commercianti, con la sola esclusione dei dati relativi all’identità del cliente. Dovranno essere trasmessi all’Agenzia delle Entrate anche gli importi complessivi dei pagamenti effettuati ogni giorno.
La normativa, sostanzialmente, ha previsto questo aggiornamento una decina di anni fa. Entro fine anno deve essere stabilito questo contatto tra i Pos e i registratori telematici (o qualsiasi altro strumento utilizzato per memorizzare e trasmettere i corrispettivi).
| Obbligo collegamento Pos e registratore di cassa | |
|---|---|
| 🗓️ Decorrenza | Dal 1° gennaio 2026 |
| 📜 Obbligo normativo | Previsto dalla Legge di Bilancio 2025 con modifica al D.Lgs. 127/2015 per la tracciabilità degli incassi elettronici |
| 🔌 Funzionamento | Il registratore memorizza gli incassi pagati con Pos e trasmette all’Agenzia delle Entrate i totali giornalieri senza dati sensibili del cliente |
| 👥 Soggetti coinvolti | Esercenti che certificano i corrispettivi con registratore telematico e accettano pagamenti elettronici |
| 🚫 Esclusioni | Non è necessario un collegamento fisico, ma verrà fatto online sul portale delle Entrate |
| 🧰 Adeguamenti richiesti | Non è necessario fare alcun tipo di aggiornamento sui terminali già in possesso dei commercianti |
| 💶 Sanzioni | Da 1.000 a 4.000 euro per mancato collegamento e fino a 1.000 euro a trimestre per omessa memorizzazione o trasmissione dei dati |
| 📝 Cosa fare entro il 2025 | Verificare modello del registratore Contattare fornitore Pos Pianificare aggiornamenti Formare il personale Testare il flusso di incasso |
Perché dal 2026 saranno collegati
Il Pos, almeno fino a oggi, viene utilizzato dalla maggior parte dei commercianti come uno strumento a sé stante. Serve infatti ad accettare il pagamento, mentre lo scontrino viene stampato dal registratore di cassa e la transazione deve essere deve essere trasmessa telematicamente all’Agenzia delle Entrate.
Dal prossimo anno questa operazione non sarà più sufficiente. I commercianti devono attivare un collegamento online tra il registratore telematico e il Pos. L’importo incassato e la modalità di pagamento – bancomat, carta di credito o qualsivoglia altro strumento digitale – dovranno essere trasmessi in tempo reale. La novità rappresenta un importante passo avanti per semplificare i flussi di cassa.
Dal 2026 per gli esercenti questo significherà:
- evitare di commettere errori di trascrizione manuale, velocizzando i processi di vendita;
- che tutte le transazioni effettuate saranno registrate in modo inequivocabile e tracciabile, garantendo una maggiore sicurezza e trasparenza.
L’obbligo scatta unicamente per i corrispettivi e gli scontrini fiscali, non andrà a impattare sulle fatture elettroniche, che rimangono completamente escluse da questo obbligo. Queste ultime dovranno continuare a essere gestite attraverso il Sistema di Interscambio.
Come adeguarsi alle novità
Lo scorso 31 ottobre 2025 l’Agenzia delle entrate ha comunicato le regole tecniche per permettere l’adeguamento dei commercianti a quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2025 (nello specifico attraverso il provvedimento n. 424470). La soluzione che ha scelto l’Agenzia delle Entrate non prevede un vero e proprio collegamento fisico tra i due dispositivi, ma sarà effettuato attraverso un servizio online ad hoc, che viene messo a disposizione all’interno dell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Esercente, per associare i dispositivi (si può appoggiare ad un intermediario) dovrà:
- utilizzando le proprie credenziali digitali accedere all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate;
- associare la matricola del registratore telematico – che, ovviamente, deve essere già censito in Anagrafe Tributaria – ai dati di identificazione del Pos o degli strumenti di pagamento elettronico di cui è titolare; per agevolare l’operazione, il sistema metterà a disposizione dell’esercente l’elenco degli strumenti che sono a lui intestati e i cui dati sono già comunicati all’AdE.
Le nuove funzionalità saranno a disposizione dai primi giorni di marzo.
Come deve funzionare l’invio dei dati
Vediamo nel dettaglio in quale modo dovranno passare le informazioni dal Pos all’Agenzia delle Entrate:
- nel momento in cui il cliente effettua il pagamento, il Pos manda all’Agenzia delle Entrate;
- il registratore telematico, a sua volta, invia i dati degli scontrini;
- l’AdE prende nota di tutti i dati arrivati e associa i dati arrivati tramite Pos e registratore telematico.
Quali sanzioni sono previste per chi non si adegua
A partire dal prossimo anno prenderà il via anche un nuovo sistema sanzionatorio.
Quanti non dovessero creare un canale di comunicazione tra il Pos e registratori telematici rischiano una multa che oscilla da un minimo di 1.000 euro a un massimo di 4.000 euro. Sanzione dello stesso importo per quanti non dovessero installare degli strumenti con cui emettere gli scontrini.
Quanti non dovessero inviare i dati sui pagamenti elettronici riceveranno una sanzione che va da un minimo di 100 euro a un massimo di 1.000 euro per ogni trimestre.
Vengono poi applicate le sanzioni accessorie previste per chi non versa le imposte dirette e l’Iva, che possono arrivare alla sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
