La giusta procedura per sollecitare un pagamento

Se un cliente è in ritardo con il pagamento di una fattura, ecco cosa fare per sollecitarlo

Per imprese e liberi professionisti non è raro incorrere in clienti che ritardano i propri pagamenti a causa di una momentanea difficoltà economica o che, addirittura, si rendono irraggiungibili per un sollecito telefonico. Quando ciò avviene, è opportuno tutelare i propri interessi ricorrendo a precise procedure di recupero crediti: lo strumento utilizzato in questi casi è il sollecito di pagamento, un documento ufficiale che include tutti gli estremi del debito e che può avere, se opportunamente redatto, valore legale. Vediamo meglio di cosa si tratta.

Quando sollecitare il pagamento delle fatture

Prima di addentrarsi nei requisiti specifici di una lettera di sollecito pagamento, è bene ricordare quelle che sono le caratteristiche fondamentali che deve avere una fattura. Questa rappresenta, infatti, il documento dal quale è possibile dedurre tutte le informazioni relative al debito insoluto e gli estremi del rapporto tra le parti, inclusa i termini di pagamento concordati.

La fattura, per essere valida, deve contenere tutti i dati relativi a creditore e debitore, dunque ragione sociale, residenza o domicilio e partita IVA (o nome e cognome se il cliente è persona fisica); oltre a ciò, il documento deve riportare la natura dell’operazione effettuata, ossia la descrizione del bene ceduto o del servizio fornito, l’importo dello stesso e i termini e le modalità di pagamento. In generale, per l’acquisto di beni e servizi da parte di un soggetto diverso dal consumatore finale, la legge prevede un termine di pagamento di 30 giorni (o in alcuni casi 60) dalla ricezione del documento, dal termine della prestazione o dalla consegna del bene. Decorsi tali termini, il fornitore ha il diritto di sollecitare il pagamento delle fatture insolute.

Fatture scadute: come comportarsi

Nel momento in cui risultano fatture aperte e non ancora pagate, il fornitore può far ricorso a una lettera di sollecito pagamento per fatture scadute, ossia una richiesta di pagamento ufficiale nel quale si riepilogano gli estremi del debito e si invita il debitore a versare quanto dovuto secondo le modalità concordate.

Molto spesso un ritardo nei pagamenti può essere legato a una semplice dimenticanza o a una momentanea impossibilità, che con una richiesta amichevole e informale si riesce facilmente a superare. Tuttavia, quando il cliente non mostra una disponibilità a estinguere il debito o non ne ha alcuna possibilità economica, il creditore ha il diritto di porre in essere tutte le azioni volte a tutelare i propri interessi. La lettera per sollecito di pagamento fattura è sicuramente il primo strumento utile in tal senso.

Primo sollecito di pagamento

Una fattura non pagata e già scaduta mette il creditore in condizioni di richiederne espressamente il pagamento. Prima di adire a vie legali per il recupero del credito, la prassi prevede il ricorso alla lettera di sollecito pagamento. Il primo sollecito non è altro che una richiesta molto informale, una sorta di promemoria con cui si ricorda al debitore l’esistenza del debito e se ne riepilogano i dati principali (importo, numero fattura, modalità di pagamento). Se l’importo supera i 77,47 euro, va apposta una marca da bollo di 2 euro, non necessaria se si tratta di importo inferiore o se non indicato nella lettera.

On line è possibile trovare facilmente il modello per la lettera di sollecito pagamento generico, il quale una volta compilato può essere spedito a mezzo posta o e-mail al debitore.

Secondo sollecito di pagamento

Il secondo sollecito di pagamento va a rafforzare il tono della prima lettera: se questa è infatti stata ignorata o comunque il pagamento non è ancora pervenuto, il creditore può esprimere in maniera più decisa la sua richiesta, anche facendo riferimento alla possibilità di ricorrere alle vie legali in caso di ulteriore ritardo nel pagamento.

La lettera inviata come secondo sollecito deve contenere, oltre a tutti gli estremi del debito, anche il riferimento al numero e alla data del primo sollecito. Per quanto riguarda l’invio, anche in questo caso è possibile scegliere la modalità preferita: una mail di sollecito pagamento ha infatti gli stessi effetti di una lettera cartacea, con il vantaggio anzi di essere più immediata. L’eventuale utilizzo di posta elettronica certificata (PEC) offre l’ulteriore garanzia di avere la certezza della consegna e della ricezione da parte del debitore, al pari di una raccomandata a/r.

Ultimo sollecito di pagamento

Se la richiesta di pagamento di una fattura non va a buon fine neppure dopo due lettere di sollecito, il creditore può rivolgersi a uno studio legale, che procederà con l’ultimo sollecito di pagamento e la richiesta di costituzione in mora del creditore. La costituzione in mora fa scaturire precisi effetti in favore del creditore, come:

  • l’inizio della decorrenza degli interessi moratori, nella misura dell’interesse legale, salvo diverse pattuizioni;
  • l’interruzione del termine di prescrizione;
  • l’obbligo per il debitore di risarcire l’eventuale danno cagionato dal mancato pagamento;
  • la perpetuatio obligationis, ossia il passaggio in capo al debitore del rischio che la prestazione divenga impossibile.

A differenza dei primi due solleciti, nell’ultima lettera è obbligatorio indicare le somme dovute e apporre la marca da bollo di 2 euro, se superiori a 77,47 euro, da annullare con inchiostro indelebile. L’ultimo sollecito di pagamento e la richiesta di costituzione in mora vanno inviate a mezzo raccomandata a/r o PEC dallo studio legale incaricato dal creditore.

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