In ambito lavorativo, uno degli argomenti più discussi di recente è quello dei metadati delle e-mail aziendali. Ci si aspettava l’entrata in vigore di norme più restrittive a stretto giro ma, stando a un recente provvedimento, le cose andranno diversamente. Processo rinviato e avvio di una procedura che ha generato molti sospiri di sollievo.
E-mail dipendenti, non cambia nulla
Resta viva la conversazione sui metadati delle e-mail dei dipendenti, ma non nel modo in cui ci si sarebbe aspettati. Il Garante della privacy ha infatti deciso di rinviare l’attuazione delle linee guida restrittive emanate il 21 dicembre 2023.
Un cambio di rotta radicale, considerando come sia stato avviato anche un processo di consultazione pubblica. L’obiettivo, si spiega, è quello di ottenere il giudizio di esperti e operatori. Ciò lascerebbe pensare a un potenziale cambiamento dell’atteggiamento nei confronti di un tema caldo nel mondo imprenditoriale italiano.
Occorre fare un passo indietro e spiegare quali erano le prospettive fino a pochi giorni fa. Si prevedeva un limite di 7 giorni per la conservazione dei metadati delle e-mail dei dipendenti. Un periodo prolungabile per un massimo di altre 48h, arrivando a quota 9 giorni, dunque.
Ma cosa si intende per metadati delle mail elettroniche? Si tratta di tutti i dettagli correlati al contenuto in sé, dal giorno all’ora dell’invio, così come mittente e destinatario, ma anche l’oggetto indicato e la dimensione della “lettera” virtuale. Un provvedimento che non avrebbe però riguardato la totalità del materiale prodotto. Eccezion fatta per i casi regolati da accordo aziendale o autorizzati dall’ispettorato del lavoro.
Polemiche e nuove indicazioni
Quanto descritto avrebbe comportato in breve tempo un terremoto nelle aziende italiane. Di fatto si chiedeva di cancellare quello che è un vero e proprio archivio storico. Rimuovendo i metadati, infatti, la ricerca risulta impossibile. Il processo equivarrebbe, dunque, a una sorta di cancellazione di massa di tutte le comunicazioni di questo tipo entro una settimana dall’invio.
Una volta chiarito questo aspetto, è facile comprendere la necessità di ulteriore tempo da parte dell’Autorità della privacy. Una mossa rapida in tal senso, senza un attento e approfondito confronto con gli esperti del settore, avrebbe potuto generare disastri. Il rinvio si traduce in una scelta di responsabilità, dunque.
Sono due le misure annunciate dal Garante, che avvierà una consultazione pubblica. Ciò per comprendere se il termine di conservazione possa essere congruo o meno. Di fatto tutti i datori di lavoro potranno dire la propria, sia quelli del mondo pubblico che privato. Ben accolti anche i pareri degli esperti della disciplina.
La propria idea potrà essere espressa tramite posta ordinaria, inviando un messaggio a una delle due caselle dedicate: protocollo@gpdp.it; protocollo@pec.gpdp.it. Ufficialmente lo scopo è quello di offrire risposte concrete e dettagliate alle tante richieste di chiarimenti ricevute. Al tempo stesso ci si aspetta di scoprire ulteriori scenari nei quali risulterebbe cruciale la conservazione dei metadati.
Abbiamo però parlato di due misure e l’altra prevede il rinvio, come detto. Non si ha ancora una tempistica per il ritorno del provvedimento sul tavolo. Occorrerà di certo attendere la fine della consultazione pubblica. In seguito, però, si potrebbe dover attendere ancora, valutando le possibili modifiche da applicare al provvedimento.
