La gestione delle fatture elettroniche arrivate in ritardo – ossia il mese successivo rispetto a quando è stata effettuata l’operazione – crea non pochi dubbi ai professionisti e alle imprese, che, spesso e volentieri, si chiedono come debba essere gestita la detrazione dell’Iva. La normativa in materia è molto flessibile e permette di non dover attendere il mese successivo per recuperare l’imposta.
Indice
Le detrazioni sulle fatture arrivate in ritardo
Le regole introdotte dal Decreto Legge n. 119/2018 (la norma ha qualche anno, ma è tuttora valida) sulla retro-detrazione dell’Iva permettono ai contribuenti di superare la sfasatura temporale tra l’effettuazione di un acquisto e la ricezione temporale del documento contabile.
La normativa fiscale prevede che il diritto alla detrazione dell’Iva sorga nel momento in cui l’imposta diventa esigibile (presupposto sostanziale) e può essere esercitato a patto che il contribuente sia in possesso di una fattura (presupposto formale).
In questo contesto, se il documento fiscale viene ricevuto entro il giorno 15 del mese successivo (per un acquisto effettuato a marzo, la fattura deve arrivare entro il 15 aprile), è possibile includere l’imposta nella liquidazione di marzo, il cui versamento deve essere effettuato entro il 16 aprile (le scadenze sono relative ai contribuenti Iva mensili)
Se, invece, la fattura viene ricevuta dopo il 16 aprile, la detrazione passa necessariamente al mese di aprile, con liquidazione al 16 maggio.
Le fatture a cavallo d’anno
La flessibilità del quindicesimo giorno non può essere applicata alle fatture che vengono ricevute a cavallo d’anno, ossia nel corso dell’anno solare successivo.
L’esempio classico in questo contesto è quello costituito da una prestazione ricevuta nel mese di dicembre 2025, ma pervenuta, attraverso il Sistema di Interscambio, il 2 gennaio 2026: il documento non può essere detratto nella liquidazione di dicembre. È necessario procedere con la registrazione nel 2026, mentre l’Iva confluirà nella liquidazione di gennaio 2026 o nel primo trimestre 2026 per i trimestrali.
Per le fatture ricevute entro il 31 dicembre, il diritto alla detrazione deve essere esercitato al più tardi con la dichiarazione annuale Iva relativa all’anno di ricezione, presentata entro il 30 aprile dell’anno successivo.
Tabella riassuntiva
| Tipo operazione | Mese effettuazione | Ricezione fattura | Competenza liquidazione |
| Ordinaria | Marzo 2026 | Entro 15 aprile 2026 | Marzo 2026 |
| Oltre termine | Marzo 2026 | Dal 16 aprile 2026 | Aprile 2026 |
| Fine anno | Dicembre 2026 | Gennaio 2027 | Gennaio 2027 |
Contribuenti trimestrali: cosa cambia
Le regole che abbiamo visto fino a questo momento si estendono anche ai contribuenti trimestrali: è possibile detrarre l’Iva di operazioni avvenute nel corso del trimestre nel caso in cui la fattura venga ricevuta e annotata entro il giorno 15 del secondo mese successivo rispetto a quella della chiusura dello stesso trimestre (con la sola eccezione, come abbiamo visto, delle fatture ricevute a fine anno).
La Corte di Giustizia dell’Unione Europea con la sentenza del Tribunale Ue dell’11 febbraio 2026 (Causa T-689/24, I.S.A.) ha riaffermato il principio di neutralità dell’Iva, sottolineando che il diritto alla detrazione deve essere garantito se le condizioni sostanziali sono soddisfatte, sebbene la normativa italiana mantenga i vincoli formali che abbiamo descritto per le liquidazioni.
Come si gestisce la fattura arrivata in ritardo
A questo punto è bene passare dalla teoria alla pratica. La gestione operativa delle fatture richiede un coordinamento preciso tra la ricezione del file .xml dal Sistema di Interscambio e le impostazione del software gestionale che viene utilizzato dal singolo contribuente.
Come configurare il software gestionale
Nel momento in cui viene caricata la fattura ricevuta il mese successivo (ossia quando arriva il 10 aprile per un acquisto effettuato a marzo), non si deve imbrogliare sulle date, ma si devono utilizzare le funzioni specifiche del software:
- si deve inserire la data reale nella quale si sta contabilizzando l’operazione, ossia il 10 aprile;
- la data del documento, indicata dal fornitore all’interno della fattura;
- come periodo di competenza Iva è necessario selezionare manualmente (o tramite flag) il mese precedente.
Molti software moderni propongono automaticamente questa opzione se rilevano che la data documento è del mese precedente e la data di ricezione è entro il 15 del mese.
Monitoraggio della data di ricezione
Per la gestione della pratica in modo corretto non si deve prestare attenzione alla data di emissione che è scritta sulla fattura, ma sulla data di ricezione attestata dal Sistema di Interscambio. Il contribuente deve controllare attentamente:
- il file di consegna della fattura, nella quale vengono riportati la data e l’ora esatta;
- il termine critico, ossia le 23.59 del giorno 15 del mese successivo rispetto a quello dell’operazione.
Registrazione sul libro acquisti
A livello di registri Iva, la fattura apparirà cronologicamente nelle registrazioni di aprile, ma i suoi valori (imponibile e imposta) verranno sommati ai totali della liquidazione di febbraio.
Per quanto riguarda la liquidazione periodica (Lipe), al momento di generare il calcolo Iva del mese precedente:
- il software somma l’Iva sulle vendite di febbraio;
- sottrae l’Iva sugli acquisti di febbraio;
- aggiunge l’Iva delle fatture ricevute tra l’1 e il 15 aprile che è stato contrassegnato con competenza marzo.
Un piccolo promemoria sulle fatture differite
Le fatture differite rappresentano un caso particolare perché, per loro natura, documentano operazioni avvenute in momenti diversi rispetto alla loro regolamentazione fiscale.
La fattura può essere emessa solo se esiste un documento di trasporto (Ddt) o un altro documento idoneo (come un rapporto di intervento per i servizi) che provi la consegna o l’effettuazione dell’operazione.
La fattura differita:
- deve essere inviata allo Sdi entro il giorno 15 del mese successivo a quello della consegna;
- può riportare l’ultimo giorno del mese di riferimento (per esempio il 31 marzo) o la data dell’ultimo documento di trasporto.
Quando si riceve una fattura differita, per la detrazione si segue il principio di effettuazione dell’operazione, non la data di ricezione del file.
Nel caso in cui la merce sia stato consegnato con un Ddt il 20 maggio, ma il fornitore invia la fattura differita allo Sdi il 12 giugno, è possibile detrarre l’Iva nella liquidazione di maggio. Se, invece, il fornitore è in ritardo e invia la fattura differita (relativa a consegne di maggio) il 16 giugno rischia sanzioni per tardiva emissione. Chi riceve il documento perde il diritto alla retro-detrazione e deve far confluire l’Iva nella liquidazione di giugno (pagabile a luglio).
