Le fatture elettroniche sono sottoposte a un serie di controlli nel momento in cui vengono inviate al Sistema di Interscambio (Sdi). Nel caso in cui il documento non dovesse superare queste verifiche, viene scartato e il contribuente, entro 5 giorni, riceve una notifica e viene considerato come non emessa.
Il contribuente, però, ha la possibilità di mettere una pezza all’errore che ha commesso. Può correggere e rinviare il documento entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto: è preferibile mantenere lo stesso numero e la stessa data del documento che è stato scartato.
Muoversi in tempi rapidi e non aspettare è fondamentale, perché evita ai diretti interessati di ricevere delle sanzioni per la tardiva emissione della documentazione contabile.
Indice
Quali controlli vengono effettuati sulle fatture elettroniche
Su ogni fattura elettronica inviata, il Sistema di Interscambio effettua dei controlli formali prima di inoltrare il documento al destinatario. Questo sistema di verifica serve per recapitare in modo corretto il documento e hanno lo scopo di accertarsi che:
- tutte le informazioni contenute, almeno quelle minime obbligatorie, siano presenti – si tratta dei dati identificativi del fornitore e del cliente, del numero e della data della fattura, la descrizione della natura, la quantità e la qualità dei beni e dei servizi che sono stati ceduti, oltre ovviamente all’imponibile e all’aliquota Iva, laddove richiesta;
- i dati anagrafici fiscali siano validi – particolare attenzione viene posta alla partita Iva del cedente/prestatore e all partita Iva o al codice fiscale del cessionario/committente, che devono essere validi e presenti all’interno dell’anagrafe tributaria;
- sia presente l’indirizzo telematico presso il quale recapitare la fattura elettronica (il codice destinatario o l’indirizzo Pec);
- ci sia una coerenza matematica tra il valore dell’imponibile, l’aliquota e l’Iva che viene applicata.
Perché la fattura elettronica viene scartata
Nel momento in cui tutti i controlli effettuati sulla fattura elettronica dovessero andare a buon fine, il documento viene inoltrato al destinatario.
Quando, invece, uno o più controlli non dovessero essere superati, il Sistema di Interscambio blocca il documento e invia al soggetto che lo ha trasmesso una ricevuta di scarto, nella quale vengono indicati il codice e una breve descrizione del motivo per il quale è stato scartato.
Il Sistema di Interscambio invia la ricevuta di scarto alla Pec o al canale telematico attraverso il quale è stata trasmessa la fattura elettronica. Il documento, inoltre, viene messo a disposizione nell’area autenticata dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione:
Fatture e Corrispettivi / Consultazione / Monitoraggio dei file trasmessi.
L’utente a questo punto non dovrà far altro che correggere l’errore e inviare di nuovo la fattura elettronica. Come ha consigliato l’AdE nella circolare 13/E del 2 luglio 2018 è consigliabile datare e numerare la fattura nello stesso modo di quella che è stata scartata.
Come riconoscere e correggere gli errori
Il Sistema di Interscambio nella notifica di scarto comunica sempre quale errore è stato rilevato. Quelli più comuni che si possono riscontrare sono i seguenti.
Errore 00324: incoerenza tra partita Iva e codice fiscale
Il sistema ha avuto dei problemi nell’identificare il destinatario. I motivi che hanno portato a questo errore generalmente sono:
- è stata inserita la sigla IT davanti al codice fiscale – è necessario rimuoverla;
- viene utilizzato il codice fiscale di una persona fisica, ma il destinatario è una società;
- quando il destinatario è una ditta individuale o un libero professionista, viene inserito lo stesso valore per la partita Iva e il codice fiscale.
Errore 00404: fattura duplicata
Questo errore viene segnalato nel momento in cui viene utilizzato lo stesso numero per più fatture elettroniche. Può accadere nel momento in cui si utilizzano più canali di trasmissione che non sono sincronizzati tra di loro.
Il problema si risolve riemettendo la fattura elettronica con un nuovo numero progressivo.
Errore 00423: calcolo errato del prezzo totale
L’errore viene segnalato nel momento in cui il valore del campo prezzo totale non è stato calcolato in modo corretto. Spesso e volentieri questo accade quando sono state inserite delle percentuali di sconto con più di due valori decimali.
Come emettere nuovamente la fattura elettronica
Attraverso la circolare n. 13 del 2 luglio 2018 l’Agenzia delle Entrate ha fornito una serie di indicazioni per emettere nuovamente la fattura elettronica in modo corretto dopo che è stata scartata. Le modalità da adottare sono tre.
Riemissione con stesso numero e data
La soluzione preferibile secondo il Fisco è quella di emettere una nuova fattura elettronica con lo stesso numero e la stessa data del documento originario. L’operazione deve essere effettuata entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
Nuovo numero e data con collegamento
È possibile emettere una nuova fattura elettronica con un nuovo numero e una nuova data che siano coerenti con i documenti scartati. È indispensabile inserire un collegamento alla fattura che è stata scartata e deve essere effettuato uno storno con variazione contabile interna.
Numerazione specifica rettificativa
È possibile emettere una fattura elettronica utilizzando una numerazione specifica attraverso la quale sia possibile comprendere che si tratta di un documento rettificativo. Nel caso in cui dovesse essere scartata la fattura n. 100 del 1/08/2025 si può emettere per esempio, la n. 1/R del 10/08/2025.
La registrazione della fattura scartata
Da un punto di vista strettamente contabile, il modo in cui deve essere gestita la fattura scartata dipende dal momento in cui arriva la notifica di scarto. Nel caso in cui non sia già stata contabilizzata, si può procedere molto semplicemente con la sua correzione e con l’invio del nuovo documento entro i 5 giorni previsti.
Nel caso in cui sia già stata contabilizzata è necessario effettuare una variazione contabile valida solo internamente: non è necessario inviare alcuna nota di variazione al SdI perché il documento scartato risulta non essere stato emesso.
Tardiva emissione, le sanzioni previste
Onde evitare delle sanzioni amministrative è necessario rispettare i tempi previsti per la correzione delle fatture elettroniche (che sono stati previsti dall’articolo 6 del Decreto Legge n. 471/1997). Nel caso in cui l’operazione non venga effettuata tempestivamente si va incontro:
- ad una sanzione del 70% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documento, con un un importo minimo di 500 euro;
- ad una sanzione compresa tra 250 e 2.000 euro nel caso in cui la violazione non incida sulla corretta liquidazione del tributo.
