Cosa significa esattamente “feedback”? L’enciclopedia Treccani lo definisce come “il processo per cui l’effetto risultante dall’azione di un sistema (meccanismo, circuito, organismo, ecc.) si riflette sul sistema stesso per variarne o correggerne opportunamente il funzionamento”.
Quindi il feedback è qualcosa che modifica una situazione o un comportamento per migliorarlo: una dinamica che è stata estesa anche al mondo aziendale (e professionale in generale) come strumento di valutazione della resa di processi e persone.
Quando si offre un feedback, si condivide un parere sulle prestazioni date da altri: tuttavia se questo riscontro non è strutturato, c’è il rischio che sia inefficace o che possa addirittura danneggiare chi lo riceve.
Un feedback funzionale deve infatti essere strutturato: è sufficiente seguire pochi semplici passi per renderlo positivo per tutte le persone coinvolte.
Obiettivo del feedback
Lo scopo del feedback non è criticare, bensì fornire spunti utili al perfezionamento della performance, dando una valutazione il più possibile oggettiva del lavoro svolto. Per questo motivo è necessario che sia bilanciato: deve individuare sia punti di forza sia punti di miglioramento.
E’ importante sottolineare che si parla proprio di “punti di miglioramento” (e non “punti di debolezza”) perché la regola fondamentale per un buon feedback è l’approccio costruttivo.
Per impostare una valutazione efficace è necessario interrogarsi su possibili pregiudizi nei confronti della persona che ha svolto quel lavoro che noi stiamo andando a valutare. Essere oggettivi è più difficile di quanto spesso si creda: cerchiamo quindi di capire se abbiamo dei preconcetti (sia positivi sia negativi) che rendono miopi i nostri feedback.
Se questo è il caso, è bene chiedere se possibile di essere sostituiti, oppure ascoltarsi nelle proprie convinzioni limitanti (o potenzianti) e cercare il più possibile di tenerne conto per prendere la giusta distanza emotiva.
Ne consegue un secondo punto fondamentale: dobbiamo sempre ricordare che valutiamo il lavoro fatto e non la persona. Questo è importante perché evita che l’identità di chi riceve il feedback sia coinvolta o addirittura colpita, consentendo alla stessa persona di essere accompagnata nella valutazione oggettiva del suo operato.
Metodi di applicazione
Come possiamo dare un feedback valido? Vediamo tre modi per strutturarlo.
Metodo Sandwich
Il metodo “Sandwich” prevede una struttura che ricorda quella di un panino: due fette di pane con una farcitura in mezzo. Le “fette di pane” sono l’apertura e la chiusura della valutazione ed evidenziano gli aspetti positivi della performance. La “farcitura” è dedicata agli spunti di miglioramento che è utile abbiano come presupposto la risposta alla domanda: “Cosa avrei fatto io di diverso?”. Questo metodo è sempre valido e applicabile in qualsiasi situazione, perché bilancia le aree critiche con un forte incoraggiamento.
Metodo Atkins
Il metodo “Atkins” prende il nome da una famosa dieta ad alto contenuto proteico. La struttura è analoga al metodo Sandwich, ma in questo caso il nostro “panino” è particolarmente farcito: si lascia infatti molto spazio ai suggerimenti. Questo approccio si utilizza quando ci sono molti punti da migliorare oppure quando la persona lo chiede espressamente o ha le spalle sufficientemente larghe per assorbire una dose extra di consigli.
Metodo Coach
Il metodo “Coach” si differenzia dai precedenti perché il valutato diventa parte attiva del processo, mentre con i modelli precedenti la persona si limita ad ascoltare. Chi offre un feedback assume il ruolo di Coach, facendo domande che facciano riflettere sul lavoro da lui svolto in una specie di processo di presa di coscienza. Si possono utilizzare domande come ad esempio: “Come pensi sia andata?”, “Cosa hai fatto bene, secondo te?”, “Cosa avresti fatto diversamente?” Terminato il processo di autovalutazione guidata, il valutatore fornisce il suo parere.
Questa modalità ha il grande vantaggio di rendere partecipe chi ha svolto il lavoro accompagnandolo lungo un percorso di crescita professionale (e anche personale).
L’importanza del linguaggio nel feedback
L’utilizzo di un linguaggio appropriato è determinante. Innanzitutto se desideriamo fornire un parere non richiesto, chiediamo sempre il permesso alla controparte (“Posso darti un feedback?”). Ricordiamoci che raramente si riceve una risposta negativa a una domanda ben posta. I riscontri costruttivi diventano con il tempo una buona abitudine per tutte le persone coinvolte, che arrivano anche a chiederli proattivamente.
Un feedback costruttivo richiede sempre e in ogni situazione un uso attento delle parole. Evitate termini negativi, meglio allenarsi a usare termini volti a incoraggiare. Coltivare quest’abitudine ci consentirà anche di trasformare il nostro linguaggio e di ragionare per soluzioni, non più per problemi.
In conclusione
Il feedback è una risorsa preziosa per migliorare noi stessi. Tuttavia uno degli aspetti più belli di questo strumento è la sua capacità di creare rapporti solidi e costruttivi, e di contribuire a generare un clima di reciproco rispetto. Inoltre è utile anche a chi fornisce il feedback, perché permette di imparare ad osservare in modo strutturato l’operato altrui ed a comunicare il proprio punto di vista: doti irrinunciabili per un vero leader.
Barbara Olivieri
Toastmasters International è una organizzazione educativa no-profit che guida le persone nel proprio percorso di public speaking e leadership, presente da quasi 100 anni in tutto il mondo attraverso una rete globale di club locali.
