Anche se nella prassi sono spesso confusi, atto notorio e autocertificazione non sono intercambiabili. La differenza riguarda ciò che si può dichiarare, la natura dei fatti attestati, le modalità di sottoscrizione e le responsabilità che ne derivano.
L’autocertificazione consente di sostituire certificati relativi a stati, qualità personali o situazioni che la Pubblica Amministrazione potrebbe attestare. La dichiarazione sostitutiva di atto notorio, invece, viene usata per dichiarare fatti, stati o qualità non compresi tra quelli certificabili, oppure relativi a terzi. È il caso delle pratiche di successione, dichiarazioni sugli eredi o attestazione di copia conforme all’originale.
Scegliere il documento sbagliato può portare al rigetto della pratica. E in caso di dichiarazioni non veritiere, la responsabilità anche di natura penale.
Indice
Che differenza c’è tra autocertificazione e dichiarazione sostitutiva di atto notorio?
La distinzione tra i due documenti è tracciata dal D.P.R. 445/2000 e non consente sovrapposizioni.
“Il criterio per orientarsi è verificare se ciò che si deve dichiarare rientra tra le ipotesi tassative previste per la dichiarazione sostitutiva di certificazione”.
L’art. 46 disciplina la dichiarazione sostitutiva di certificazione: riguarda esclusivamente stati, qualità personali e fatti che l’amministrazione può certificare sulla base dei propri registri o archivi. In sostanza, si sostituisce un certificato già previsto dall’ordinamento.
L’art. 47 disciplina invece la dichiarazione sostitutiva di atto notorio, utilizzata quando si devono attestare fatti non certificabili con autocertificazione oppure situazioni che coinvolgono anche altri soggetti.
L’atto di notorietà è un atto pubblico redatto da un notaio o da un cancelliere con l’intervento di testimoni; la dichiarazione sostitutiva ne rappresenta la forma semplificata, resa dall’interessato sotto la propria responsabilità.
- Residenza, stato di famiglia, titolo di studio → autocertificazione.
- Qualità di erede, composizione del nucleo successorio → dichiarazione sostitutiva di atto notorio.
- Attestazione che una fotocopia è conforme all’originale → dichiarazione sostitutiva di atto notorio.
| Autocertificazione | Dichiarazione sostitutiva di atto notorio |
|---|---|
| Sostituisce un certificato già previsto | Sostituisce l’atto di notorietà |
| Stati e qualità personali certificabili | Fatti non compresi nell’art. 46 o relativi a terzi |
| Es. residenza | Es. qualità di erede |
Dal punto di vista formale, entrambe “devono essere rese ai sensi del D.P.R. 445/2000”, con data, sottoscrizione e allegazione del documento di identità se non firmate davanti al funzionario competente.
L’art. 76 del D.P.R. 445/2000 richiama espressamente le sanzioni penali per le dichiarazioni mendaci: chi sottoscrive ne risponde personalmente.
Quando l’autocertificazione non basta?
L’autocertificazione non può sostituire qualsiasi dichiarazione, ma solo quelle tassative previste dalla normativa in materia di documentazione amministrativa.
Occorre verificare se ciò che si intende dichiarare rientra tra gli stati, le qualità personali o i fatti per i quali l’ordinamento consente la sostituzione del certificato.
Non possono essere oggetto di autocertificazione:
- certificazioni sanitarie o attestazioni mediche, che presuppongono una valutazione tecnica;
- atti per i quali la legge richiede la forma dell’atto pubblico o l’intervento del notaio;
- dichiarazioni relative a fatti che coinvolgono altri soggetti;
- l’attestazione della qualità di erede o della composizione del nucleo successorio.
L’uso dell’autocertificazione al di fuori del suo perimetro può comportare l’inidoneità della dichiarazione ai fini della pratica amministrativa.
Quando serve la dichiarazione sostitutiva di atto notorio?
La dichiarazione sostitutiva d’atto notorio è necessaria se per il fatto da attestare occorre la dichiarazione dell’interessato che si assume la responsabilità di quanto afferma.
In alternativa, potrebbe essere redatto un atto di notorietà, davanti a notaio o cancelliere con l’intervento di testimoni. Si tratta però di uno strumento più gravoso sotto il profilo economico e procedurale, che l’ordinamento ha inteso semplificare consentendo la dichiarazione sostitutiva.
L’ambito in cui questo strumento assume maggiore rilevanza è quello della successione.
La qualità di erede e la composizione del nucleo successorio non risultano automaticamente da un certificato anagrafico. Anche uno stato di famiglia storico fotografa una situazione familiare, ma non accerta chi sia chiamato all’eredità né esclude la presenza di altri aventi diritto.
Perciò, nella prassi bancaria e assicurativa, quando occorre sbloccare un conto corrente intestato al defunto o liquidare somme depositate presso Poste o altri intermediari, viene richiesta una dichiarazione sostitutiva d’atto notorio per uso successione.
“La banca deve acquisire una dichiarazione con cui chi si presenta attesta di essere erede. Senza questa dichiarazione l’intermediario non può procedere alla liquidazione delle somme”.
Non si tratta di sostituire un certificato esistente, ma di assumere la responsabilità della ricostruzione del quadro successorio.
Lo stesso principio vale per l’attestazione di copia conforme all’originale. Quando si dichiara che una copia riproduce fedelmente un documento, si compie un’affermazione su un fatto materiale, assumendone la responsabilità. Anche in questo caso lo strumento corretto è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio.
Serve il notaio o l’autentica della firma? È necessaria la marca da bollo?
La dichiarazione sostitutiva di atto notorio, a differenza dell’atto notorio, non richiede l’intervento del notaio. Deve essere sottoscritta dall’interessato e presentata:
- davanti al funzionario competente, che ne attesta l’identità;
- oppure firmata e trasmessa con allegata copia del documento di identità.
In questi casi non è necessaria l’autenticazione della firma. È sufficiente che la dichiarazione rechi data, sottoscrizione e il richiamo al D.P.R. 445/2000.
Diverso è il caso dei rapporti tra privati. Se la dichiarazione è destinata a un soggetto privato che non agisce quale gestore di pubblico servizio, può essere richiesta l’autentica della sottoscrizione. L’autentica può essere effettuata da un notaio, dal segretario comunale o da altro pubblico ufficiale abilitato.
Quanto al regime fiscale, la dichiarazione sostitutiva è resa in carta semplice quando è destinata alla Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblico servizio. L’imposta di bollo può trovare applicazione solo se la dichiarazione è richiesta in un rapporto tra privati e ricorrono i presupposti previsti dalla normativa sull’imposta di bollo.
Quali conseguenze produce una dichiarazione errata?
Sul piano penale, l’art. 76 del D.P.R. 445/2000 richiama le sanzioni previste dal codice penale per le dichiarazioni false. A seconda del contenuto e del contesto, la falsa attestazione può integrare il reato di falsità ideologica commessa dal privato in atto pubblico (art. 483 c.p.) oppure quello di falsa attestazione a pubblico ufficiale su qualità personali (art. 495 c.p.).
Il rischio non riguarda soltanto l’ipotesi di dichiarazione deliberatamente mendace. Anche un’affermazione inesatta sulla qualità di erede o sull’esistenza di altri aventi diritto può determinare responsabilità se comporta un vantaggio economico indebito.
Sul piano amministrativo, la dichiarazione non veritiera comporta la decadenza dai benefici (art 75 D.P.R. 445/2000) eventualmente ottenuti. Se, ad esempio, una banca liquida somme sulla base di una dichiarazione incompleta o inesatta, l’interessato può essere chiamato a restituire quanto percepito e rispondere nei confronti degli altri coeredi.
