Imprese, cosa significa adottare un approccio agile?

Secondo lo “State of Agile Report”, l’overview internazionale sull’applicazione del modello agile nelle imprese, oggi le maggiori ragioni per cui le aziende adottano un approccio agile riguardano la necessità di migliorare la propria capacità di gestire le priorità aziendali in continuo cambiamento, l’esigenza di accelerare la consegna di un software e il bisogno di aumentare la produttività di un team.

Oggi clienti e consumatori sempre più esigenti, con nuove necessità e attenti alla qualità hanno condotto le aziende e le organizzazioni a dover rivedere il loro approccio al lavoro e alla produzione. Ecco perché si parla sempre più frequentemente di approccio agile negli uffici e nei team di lavoro. Aumento dell’efficienza, riduzione dei rischi e fornitura di valore al cliente caratterizzano un metodo di lavoro, che sta riscuotendo un successo sempre maggiore.

Ma usando l’espressione ‘approccio agile’ delle aziende, a che cosa ci si riferisce esattamente? Perché un’impresa è in grado di distinguersi dalle altre, massimizzando i benefici di questa impostazione di lavoro? Scopriamolo insieme nel corso di questo articolo.

Imprese, cosa significa approccio agile?

A fare chiarezza su questo tema è il nuovo white paper di Cefriel, il centro di innovazione digitale fondato dal Politecnico di Milano, “L’impresa agile”.

L’approfondimento, contenuto nella collana di white paper dedicati ai grandi temi legati all’innovazione digitale dell’impresa e della Pubblica Amministrazione, curato da Annalisa Binato, trainer e coach agile Cefriel, analizza tale approccio metodologico che sempre più frequentemente si sta affermando come necessario per migliorare le performance delle aziende, in un mondo complesso caratterizzato da una crescente incertezza, volatilità, ambiguità e velocità.

“L’approccio agile – spiega Alfonso Fuggetta, direttore scientifico e Amministratore Delegato di Cefriel – nasce per affrontare le sfide dei nostri tempi: richieste che cambiano velocemente, tempistiche sempre più strette, piani di attività difficili da rispettare e, infine, la sfida più grande, ovvero il rischio di non produrre un risultato dal valore riconosciuto per gli interlocutori per i quali stiamo lavorando”.

In buona sostanza la metodologia cd. agile – da non confondersi con il lavoro agile – consiste in un approccio alla gestione dei progetti, che comporta la suddivisione di essi in fasi e rimarca l’essenzialità della collaborazione e dell’affiatamento del team, per un  miglioramento continuo.

Nata nell’ambito dell’ingegneria dei software, tale metodologia di lavoro è stata di seguito adottata anche da realtà riguardanti altri settori e nell’ambito del cd. project management. I team che seguono la logica ‘agile’ debbono rispettare un ciclo di pianificazione, esecuzione e valutazione, ma in piena flessibilità e pur sempre con l’obiettivo ultimo della soddisfazione integrale delle richieste e delle esigenze del cliente.

Ecco perché è corretto dire che l’approccio agile si basa su alcuni principi che devono essere appresi e adottati dall’intero team di lavoro. In caso contrario, l’azienda non sarebbe in grado di massimizzare i benefici dell’approccio innovativo di cui stiamo parlando.

5 caratteristiche chiave dell’approccio agile

Flessibilità, apertura ai cambiamenti, modifiche e massima attenzione alle esigenze del cliente strutturano l’approccio agile, che potrebbe essere oggetto di una domanda in un colloquio di lavoro e che in sé prevede:

• procedure poco standardizzate e in grado di variare a seconda del progetto
• team di lavoro multidisciplinari
• attività svolte in brevi e intensi periodi di tempo
• costante comunicazione con i clienti e consumatori
• prodotti finali pienamente conformi alle richieste

Lo sviluppo delle attività aziendali con approccio agile si compie tramite cicli brevi denominati sprint, in cui sono prodotti incrementi di lavoro funzionale per obiettivi predefiniti. Tali sprint saranno essenziali ad avere un feedback rapido e continuo e a garantire un risultato finale all’altezza delle richieste.

Inoltre negli sprint non mancherà il focus sulla qualità: testing continuo, riunioni dei team e ispezione del lavoro consentiranno infatti di sviluppare il processo senza errori o omissioni, che potrebbero pregiudicare il buon risultato finale.

Come accennato, anche e soprattutto la collaborazione tra team multi-funzionali avrà un rilievo determinante. Essi collaboreranno tra loro e con il cliente o gli stakeholder, onde assicurare una comprensione condivisa degli obiettivi e dei requisiti del progetto. Anzi, tutte le attività e i progressi del progetto saranno visibili ai membri del team, fase dopo fase, sollecitando la responsabilità e la condivisione dei dati.

Mentre la componente dell’adattabilità consentirà di cambiare velocemente la struttura di un singolo progetto, abbinandola alle mutate esigenze o alle nuove informazioni date dal cliente.

Approccio agile vs approccio a cascata

Non un piano rigido da seguire dall’inizio alla fine del progetto, ma un metodo di lavoro con cicli iterativi, nell’ambito dei quali il lavoro è portato a termine in fasi distinte, valutato e adattato in base ai feedback ricevuti.

I team, ben amalgamati tra loro, potranno di seguito rispondere con prontezza ai cambiamenti, diminuendo il rischio di investire tempo e risorse in direzioni errate, e non confacenti ai bisogni dei clienti. In altri termini, ogni fase dell’approccio agile è progettata per dare luogo un risultato tangibile e funzionale. Ciò permetterà di valutare il progresso, a scadenze prefissate e con continui feedback, e apportare – se del caso – eventuali ed opportune modifiche.

Questo approccio si contrappone al cd. metodo o approccio a cascata, noto anche come Liner Sequential Life Cycle Model. Esso altro non è una metodologia classica di lavoro nei team aziendali, che si basa su iter standardizzati e un flusso di lavoro predeterminato e non sottoposto a variazioni o correzioni nel tempo.

I protocolli sono seguiti con estrema cura ed attenzione, ogni addetto si concentra sulle procedure di lavoro affidategli, senza discostarsi da quanto programmato. Si tratta di un modello lineare, in cui le attività si svolgono sequenzialmente e senza influenze esterne.

Inoltre se la comunicazione all’interno del gruppo o dei gruppi di lavoro è ridotta, i termini da rispettare sono rigorosi mentre le fasi, i ruoli e i compiti sono suddivisi all’origine senza possibilità di modifica. Questo modello non si combina alla perfezione con la mutevolezza dei tempi odierni, ma piuttosto può essere utile in attività e progetti non innovativi e molto ben standardizzati.

L’importanza del mindset culturale

Ma se l’approccio agile da un lato è considerato non più opzionale, dall’altro viene visto ancora da troppe aziende solo come una metodologia da applicare limitatamente alla gestione di progetti o allo sviluppo di prodotti, cambiando o anche trasformando alcune aree dell’azienda – e lasciandone molte altre non coinvolte. “Questa forma di adozione è limitata e limitante – commenta Fuggetta – perché l’approccio agile può e deve permeare e aiutare la trasformazione e la crescita dell’intera organizzazione d’impresa”.

Ancora una volta la chiave di volta è nell’approccio culturale: il passaggio richiesto è che dall’applicazione di metodi e strumenti agili applicati solo a singoli progetti dell’azienda, si passi a concepire l’intera impresa come agile. Solo così il beneficio derivante dall’efficace applicazione dell’approccio agile, sarà integrale.

“Il percorso verso l’agilità è diverso per ogni azienda – spiega Annalisa Binato, curatrice del white paper – Non ci si deve limitare a sostenere l’adozione di uno specifico modello per alcune dimensioni e attività dell’impresa, ma si deve partire dalla comprensione dell’azienda e dall’ascolto costante dei suoi bisogni, durante l’intero percorso costruito per creare un cambiamento culturale e operativo profondo e diffuso”.

Al centro, quindi, l’idea che un’azienda agile sia per sua natura un’impresa che, nel suo DNA, contiene la capacità di migliorarsi costantemente per creare prodotti e servizi complessi di sempre maggior valore. Un’azienda capace di reagire velocemente ai continui cambiamenti e alle sfide dei mercati, e che magari ha fatto un corso di formazione ad hoc.

Agilità altra faccia della resilienza

Dunque, motore propulsivo e non solo capacità di reagire al peggior scenario possibile. “Uno degli elementi fondamentali dell’approccio agile è la costante attenzione al miglioramento continuo – dice ancora Binato – che permette di affrontare cambiamenti e incertezze. Un’impresa agile ha quindi ottime basi per essere anche resiliente”.

E pertanto un team di lavoro con le caratteristiche di cui sopra saprà meglio affrontare avversità, fasi di crisi, imprevisti e picchi di stress, mostrandosi resiliente.

5 consigli finali per un’impresa (davvero) agile

Ma come fa un’azienda a diventare agile? Se è vero che esistono dei modelli predefiniti o dei casi d’uso di successo diventati a loro volta modelli, nel suo white paper Cefriel condivide 5 step per integrare all’interno di un’impresa il modello agile ad ogni livello, non come strumento ma come mentalità aziendale.

• Capire il perché. L’approccio agile è il fine, non il mezzo. Ecco perché serve consapevolezza dei risultati che si vogliono raggiungere attraverso l’uso di questo metodo:
• Prepararsi al cambiamento. Coinvolgere correttamente chi avrà un ruolo centrale nell’applicazione del metodo favorirà la nascita di ambassador o evangelist del cambiamento culturale, che supporteranno i colleghi e, più in generale, l’intera organizzazione;
• Introdurre e sperimentare il cambiamento. Il modello agile si basa sul feedback. Cominciare a sperimentare l’approccio tramite iniziative pilota, in un perimetro organizzativo anche piccolo, purché significativo, permette di poter imparare dalle esperienze;
•  Abbracciare il cambiamento. Una volta stabilito il modello, l’impresa potrà secondo i suoi obiettivi e i suoi tempi strutturare una roadmap di adozione della modalità agile;
• Far crescere una cultura agile. Il modello agile è prima di tutto un approccio culturale che prevede responsabilizzazione, trasparenza, collaborazione e ricerca costante della qualità. Si tratta, quindi, di valorizzare l’apprendimento continuo, diffondendo le esperienze maturate all’interno dell’impresa stessa.

Concludendo, soltanto introducendo il modello agile come mentalità aziendale, e non come mera tecnica di esecuzione del lavoro, sarà possibile dare al team un’identità in cui spirito di squadra, adattabilità al cambiamento e capacità di problem solving, potranno fare la differenza in termini di produttività e soddisfazione di clienti e consumatori.