Se siete una partite Iva e dovete emettere una fattura verso la Pubblica Amministrazione dovete necessariamente rispettare regole precise.
Indice
Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI)
La legge Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio.
L’Agenzia delle Entrate è stata individuata quale gestore del Sistema di Interscambio, mentre la Sogei quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:
- ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
- effettuare controlli sui file ricevuti;
- inoltrare le fatture verso le amministrazioni pubbliche destinatarie, o verso cessionari/committenti privati (B2B e B2C).
Quali file è in grado di leggere il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file: file FatturaPA, file archivio e file messaggio.
File FatturaPA
File XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere:
- una fattura singola (un solo corpo fattura)
- un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).
File archivio
File compresso (esclusivamente nel formato .zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora il file archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno.
I file FatturaPA contenuti in un file archivio vengono trattati come quelli trasmessi singolarmente.
Il file archivio non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece, tutti i file FatturaPA al suo interno.
File messaggio
File XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: MessaggiTypes_v1.1.xsd scaricabile nella sezione Documentazione Sistema di Interscambio. Un file messaggio può essere:
- una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti;
- un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA.
Sulla base delle esperienze di gestione, appare utile chiarire la rilevanza operativa che assume il campo <TentativiInvio> all’interno di questo file. Si tratta di un “contatore” del numero di tentativi di inoltro al destinatario operati dal Sistema di Interscambio. Il SdI riprova l’ invio del file fattura se, in un dato periodo di tempo, non ha riscontro certo dell’ avvenuta consegna. Questa circostanza, in funzione del canale di ricezione utilizzato, potrebbe verificarsi anche se il file è stato effettivamente consegnato. Essa è rilevabile (anche automaticamente) proprio attraverso il campo <TentativiInvio>, contenuto nel file dei metadati che “accompagna” il file fattura. Pertanto, al fine di evitare inefficienti ricicli, qualora si dovesse ricevere da SdI un file fattura con stesso identificativo SdI di uno già ricevuto e se il campo <TentativiInvio> presenta un valore maggiore di ‘1’, si consiglia fortemente di prendere comunque in carico il file fattura (e trattarlo a tutti gli effetti quale copia di fattura); al contrario, nel caso in cui il campo <TentativiInvio> dovesse presentare il medesimo valore del precedente invio, allora si tratterebbe di una eccezionale situazione di errore da segnalare a SdI; - una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA;
- una notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA;
- una notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni;
- una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;
- uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un’eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente;
- una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito;
- una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione).
La firma
Il Sistema di Interscambio attribuisce a ogni tipologia di file messaggio una nomenclatura differente. Tutti i messaggi prodotti ed inviati dal Sistema di Interscambio, a eccezione del file dei metadati, vengono firmati elettronicamente mediante una firma elettronica di tipo XAdES-Bes.
La notifica di esito committente, unica notifica inviata dal destinatario al SdI, prevede la possibilità di essere firmata elettronicamente, sempre in modalità XAdES-Bes, in via facoltativa.
Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA o file archivio controlli formali necessari per garantire il successivo corretto inoltro al destinatario
La sperimentazione permette al soggetto che abbia già un canale accreditato, Web-service o FTP, di colloquiare con il Sistema di Interscambio (come se fosse in produzione) ma trasmettendo e/o ricevendo file privi di valore legale.