Il 29 marzo 2023 la Commissione europea ha pubblicato una proposta di direttiva per ampliare e migliorare ulteriormente l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.
Le attività imprenditoriali, sia attraverso le loro azioni che attraverso i vari investimenti, svolgono un ruolo fondamentale nel garantire prosperità e competitività al mercato UE, anche sospingendo la transizione digitale. A supporto di esse deve essere garantito un quadro giuridico idoneo a far fronte a tutte le sfide economiche e sociali, in un contesto caratterizzato da una forte propensione alla digitalizzazione.
Indice
Il diritto societario dell’Ue
Il diritto societario dell’Ue, stabilendo un quadro giuridico volto a rafforzare la certezza del diritto in tutto il mercato unico, deve tener conto di nuovi sviluppi ed è proprio in questo contesto che si inserisce l’attività del Consiglio che ha adottato la sua posizione (mandato negoziale) sulla direttiva modificativa, pubblicata un anno fa, intesa ad ampliare e migliorare ulteriormente l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.
In linea con gli obiettivi dell’UE in materia di digitalizzazione stabiliti, in particolare, nella comunicazione della Commissione Bussola per il digitale 2030, si vogliono affrontare gli sviluppi della digitalizzazione e delle tecnologie che hanno modificato in modo sostanziale le modalità di funzionamento dei registri delle imprese e il modo in cui i registri delle imprese, le società e le autorità pubbliche interagiscono tra loro per quanto riguarda le questioni relative al diritto societario, perseguendo uno scopo ben preciso: garantire la continuità delle interazioni delle società con i registri delle imprese e le autorità.
BRIS e accesso ai dati
È importante introdurre misure di diritto societario per superare gli ostacoli all‘espansione transfrontaliera che le piccole e medie imprese (Pmi) si trovano attualmente ad affrontare nel mercato unico, creando un mercato più integrato e digitalizzato, con una riduzione degli oneri amministrativi basandosi sui registri nazionali delle imprese e sulla loro interconnessione attraverso il sistema di interconnessione dei registri delle imprese (BRIS), tenendo conto nel contempo dei diversi ordinamenti giuridici nazionali e delle relative tradizioni giuridiche.
Il BRIS è appunto uno degli strumenti digitali volti a migliorare l’attendibilità dei dati sulle società e a instaurare un clima di fiducia tra i registri e le autorità degli Stati membri, anche rafforzando il collegamento tra le autorità pubbliche.
Il Consiglio, a tal proposito, mira ad abolire e a ridurre le formalità relative all’uso delle informazioni sulle società in situazioni transfrontaliere e a rendere la creazione di controllate e succursali in altri Stati membri meno dispendiosa in termini di tempo e di costi, anche applicando il principio “una tantum”, ovvero la previsione che le società non debbano presentare più volte le stesse informazioni ai registri delle imprese.
Al fine di rafforzare il funzionamento del mercato interno è essenziale garantire che l’accesso ai dati sulle società a livello transfrontaliero e il loro utilizzo possano essere effettuati facilmente e senza oneri amministrativi, sostenendo in tal modo l’attività economica e creando un contesto economico più sicuro e più favorevole per le società, i consumatori e gli altri stakeholder, agevolando, altresì, le attività delle società, in particolare delle Pmi, a trovare modi per esplorare ed espandersi verso altri mercati dell’Ue, contribuendo così alla crescita economica.
A fronte di una richiesta sempre più crescente di trasparenza, l’accesso alle informazioni sulle società contenute nei registri delle imprese in situazioni transfrontaliere è ancora ostacolato da una serie di barriere. Le informazioni sulle società di cui i portatori di interessi necessitano non sono ancora disponibili in misura sufficiente nei registri nazionali delle imprese e/o a livello transfrontaliero attraverso il BRIS, e i portatori di interessi incontrano difficoltà nel reperirle.
Il diritto societario dell’Ue prevede già obblighi di pubblicità armonizzati relativamente alle società di capitali, ma alcuni dati importanti non sono ancora disponibili a livello dell’UE e lo sono solo raramente nei registri degli Stati membri.
A livello dell’UE non sono disponibili informazioni su altri soggetti, come le società di persone, rilevanti economicamente in molti Stati membri.
Controlli ex ante
Le richieste a favore di una maggiore trasparenza implicano, altresì, che le informazioni sulle società debbano essere affidabili, esatte, aggiornate per poterle utilizzare a fini commerciali, nonché in sede amministrativa o giudiziale. Il diritto societario dell’Ue prevede solo norme minime parziali per i controlli ex ante.
L’utilizzo diretto delle informazioni sulle società è spesso difficoltoso o impossibile in situazioni transfrontaliere anche a causa di frequenti ostacoli amministrativi, che rischiano molto spesso di produrre un effetto deterrente.
Accade, infatti, molto spesso che in caso di costituzione di una controllata o una succursale in un altro Stato membro, sia necessario presentare i propri dati, già contenuti nei rispettivi registri nazionali delle imprese, ai registri degli altri Stati membri, con la necessità di legalizzare tali documenti mediante apostilla.
Difficoltà analoghe sono riscontrabili anche quando le società debbano utilizzare le loro informazioni contenute nel registro nazionale delle imprese. Gli estratti della società, spesso utilizzati da società e operatori del diritto per confermare le informazioni e identificare le società per diversi scopi, variano e non possono essere utilizzati in situazioni transfrontaliere senza incorrere in formalità onerose e costose.
Obiettivi della Direttiva
Si vuole, quindi, con la direttiva modificativa:
- migliorare la trasparenza e la fiducia nel contesto imprenditoriale
- sviluppare servizi pubblici transfrontalieri più digitalizzati e connessi per le società
- agevolare l’espansione transfrontaliera per le PMI, che a sua volta determinerà una maggiore integrazione e digitalizzazione del mercato unico.
Per realizzare tutto ciò sarà necessario:
- aumentare la quantità di dati sulle società disponibili nei registri delle imprese e/o nel BRIS
- migliorarne l’affidabilità
- consentire l’utilizzo diretto dei dati sulle società disponibili nei registri delle imprese al momento della costituzione di succursali e controllate transfrontaliere e nell’ambito di altre attività e situazioni transfrontaliere.
La direttiva risponde agli obiettivi di digitalizzazione stabiliti nelle comunicazioni “Bussola per il digitale 2030” e “Digitalizzazione della giustizia nell’Unione europea”, nonché alla necessità di agevolare l’espansione transfrontaliera delle Pmi sottolineata nelle comunicazioni “Aggiornamento della nuova strategia industriale 2020” e “Una strategia per le Pmi per un’Europa sostenibile e digitale”.
Per prevenire frodi o falsificazioni, è opportuno che le autorità dello Stato membro in cui sono presentati i documenti o le informazioni sulle società, qualora abbiano un ragionevole dubbio circa la relativa autenticità, possano verificare il documento o le informazioni tramite il registro che li ha rilasciati o il registro del proprio Stato membro, che potrebbe scambiare informazioni sull’autenticità del documento attraverso il sistema di interconnessione dei registri.
Lo scambio di informazioni
Tale scambio di informazioni dovrebbe contribuire alla fiducia reciproca e alla cooperazione tra gli Stati membri all’interno del mercato unico. Gli atti costitutivi delle società sono talvolta redatti in due o più lingue, una delle quali è spesso una lingua ufficiale dell’Unione ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri.
Le società spesso pubblicano volontariamente una traduzione del loro atto costitutivo in tale lingua sui loro siti web. Inoltre, una quantità crescente di informazioni sulle società contenute nell’atto costitutivo è disponibile separatamente e facilmente identificabile con l’ausilio di note multilingue attraverso il sistema di interconnessione dei registri.
Le informazioni sulle società dovranno, inoltre, essere conservate nei registri delle imprese in un formato consultabile e leggibile da dispositivo automatico o come dati strutturati, in linea con la direttiva (UE) 2019/1151, il che faciliterà la traduzione automatica di tali dati. Questi sviluppi agevolano la consultazione e l’utilizzo di tali informazioni sulle società in situazioni transfrontaliere senza che vi sia bisogno di una traduzione ufficiale.
Pertanto è opportuno che i requisiti giuridici per la traduzione certificata dell’atto costitutivo e, analogamente, di altri documenti forniti dal registro delle imprese siano limitati allo stretto necessario e che la loro imposizione sia consentita solo in casi specifici, come quello in cui la traduzione certificata dei documenti è soggetta all’obbligo di pubblicità o quando la traduzione certificata è richiesta in altri ambiti giuridici, ad esempio nel contesto di procedimenti giudiziari.
La digitalizzazione renderà i processi amministrativi meno costosi, più rapidi e meno onerosi.
Accrescere la trasparenza
Al fine di accrescere la trasparenza, facilitare l’accesso alle informazioni sulle società e creare amministrazioni pubbliche più connesse su base transfrontaliera nel mercato unico, è importante collegare i sistemi di interconnessione già funzionanti a livello dell’Unione che contengono informazioni importanti sulle società.
È, pertanto, opportuno che il sistema di interconnessione dei registri delle imprese (BRIS) sia collegato al sistema di interconnessione dei registri dei titolari effettivi (BORIS) dell’UE, istituito dalla direttiva (UE) 2015/84914, modificata dalla direttiva (UE) 2018/84315, che collega i registri centrali nazionali contenenti informazioni sui titolari effettivi di società e altri soggetti giuridici, trust e altri tipi di istituti giuridici, nonché al sistema di interconnessione dei registri fallimentari (IRI) dell’UE, istituito a norma del regolamento (UE) 2015/84816.
Il codice EUID (ndr. questo codice è utilizzato per comunicare tra i vari registri delle imprese e identificare in maniera univoca una società di capitali con sede legale all’estero e sede secondaria in Italia, e le fusioni tra una o più società di capitali italiane ed una o più società di capitali appartenenti ad un’altra nazione europea) dovrebbe essere utilizzato per collegare le informazioni relative a una determinata società in tutti questi sistemi.
Il mandato del Consiglio
Il mandato negoziale del Consiglio condivide gli obiettivi principali della proposta di direttiva, ma introduce una serie di miglioramenti per semplificare determinate procedure e ridurre gli oneri amministrativi per le società e le autorità nazionali. In particolare:
- specifica il principio “una tantum” per lo scambio di informazioni e l’accesso alle stesse da parte di una società quando costituisce controllate o succursali transfrontaliere
- riduce gli oneri amministrativi sia per i registri delle imprese che per le società, le informazioni relative ai gruppi di società non saranno più necessarie
- tutela le diverse tradizioni nazionali per quanto riguarda la registrazione dei dati personali nel certificato delle società UE
- per quanto riguarda la procura digitale dell’UE vengono introdotti alcuni allineamenti tecnici che ne aumentano la facilità d’uso, riducendo il rischio di sviluppare sistemi paralleli non interoperabili a livello dell’Unione.
Il testo di compromesso prevede sei mesi supplementari nel periodo di recepimento per aiutare le imprese ad adeguarsi ai nuovi requisiti. Il mandato concordato fornisce alla presidenza del Consiglio un quadro per l’avvio dei negoziati con il Parlamento europeo.