Per quanto tempo devono essere archiviate le bollette, le fatture e le ricevute. Fino a quando è necessario continuare a custodirle e dopo quanto tempo l’Agenzia delle Entrate ci può venire a chiedere la documentazione di una spesa che abbiamo sostenuto. L’obbligo di conservazione dei documenti varia a seconda della ricevuta che abbiamo in mano.
Ovviamente la gestione della documentazione, almeno fino a quando era cartacea, porta via molto spazio, soprattutto nelle case più piccole. Ma cerchiamo di scoprire fino a quando è obbligatorio continuare a conservare questa documentazione.
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Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione
La raccolta delle “scartoffie“, una delle noiose incombenze a cui dobbiamo prepararci con l’arrivo dell’anno nuovo. È il periodo in cui bisogna cominciare a raccogliere i documenti che arrivano a scadenze fisse, come l’estratto conto bancario, e quelli archiviati nel corso dell’anno precedente, come le ricevute delle spese detraibili.
Sperando di averli conservati tutti. Perché forse non tutti sanno che i documenti hanno una “scadenza” obbligatoria, cioè un tempo minimo di conservazione dopo il loro utilizzo. Per quanto tempo, ad esempio, devo conservare la parcella del dentista che ho detratto dalle tasse? E la ricevuta del bollettino postale per il pagamento di una multa?
La nostra vita è costellata di bollette, ricevute, quietanze di cui non possiamo liberarci. Almeno non immediatamente: c’è un tempo entro il quale l’autorità di riferimento (il fisco, la banca, l’amministrazione comunale) può richiederlo come “giustificativo” o l’utente può utilizzarlo per contestare eventuali errori. Vediamoli uno per uno.
| Tipo di documento | Tempi di conservazione |
| CASA | |
| • Bollette domestiche (acqua, gas, luce, telefono): | 5 anni |
| • Canone TV: | 10 anni |
| • Affitti (ricevute): | 5 anni |
| • Spese condominiali (ricevute): | 5 anni |
| TRIBUTI | |
| • Giustificativi delle spese da detrarre (parcelle mediche, spese di ristrutturazione della casa ecc.): | 5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| • Quietanze dei pagamenti (mod. F24, bollettini Ici ecc.): | 5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| • Tassa di circolazione (bollo auto): | 5 anni |
| • Tassa sui rifiuti: | 10 anni |
| BANCA | |
| • Estratti conto: | 10 anni |
| • Mutui (quietanze delle rate): | 10 anni |
| • Cambiali: | 3 anni dalla data di scadenza |
| ALTRE SPESE | |
| • Multe (ricevuta di pagamento): | 5 anni |
| • Bollette del cellulare: | 10 anni |
| • Assicurazioni (quietanze polizze): | 1 anno dalla scadenza (salvo diversi tempi previsti dal contratto) / 5 anni se usate a fini fiscali (spese detraibili |
| • Scontrini d’acquisto: | 2 anni (durata ufficiale della garanzia) salvo prolungamento specifico |
| • Ricevute alberghi e pensioni: | 6 mesi |
| • Rette scolastiche e iscrizioni a corsi sportivi: | 1 anno / 5 anni se usate a fini fiscali (spese detraibili) |
| • Fatture di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.) e artigiani (idraulici, elettricisti, meccanici ecc.): | 3 anni |
| • Ricevute di spedizionieri o trasportatori: | 1 anno / 18 mesi se il trasporto avviene fuori Europa |
| • Atti notarili (rogiti ecc.): | Per sempre |
I suggerimenti per la corretta conservazione
Per conservare correttamente i documenti è sempre opportuno far uso di una cartellina o di un raccoglitore, nel quale suddividere le ricevute, le bollette e gli altri documenti per categoria. Quando sarà necessario cercarli, si saprà che la bolletta della luce è in un determinato scomparto.
Più di recente iniziano ad arrivare i documenti in formato digitale: degli ottimi PDF che possono essere conservati in un PC. In questo caso è sempre meglio optare per un servizio cloud o avere una doppia copia dei documenti, in modo che se il computer dovesse rompersi non si perde tutta la documentazione.
Anche in questo caso può essere comodo suddividere i vari documenti in cartelle, in modo da riuscire a trovarle velocemente.