I buoni pasto possono essere utilizzati anche per acquistare dei pasti o dei prodotti alimentari. Questa è una delle agevolazioni a cui possono accedere i lavoratori dipendenti che ricevono questi benefit, ma è necessario che i titolari degli esercizi convenzionati abbiano stipulato delle convenzioni con le società che emettono i ticket, in modo da assicurare il servizio. Fattore importante a cui devono prestare attenzione i lavoratori è la scadenza dei documenti che hanno in mano, in modo da poter usufruire dell’agevolazione.
Ma entriamo nel dettaglio e vediamo come e quando i buoni pasto possono essere utilizzati per acquistare dei prodotti alimentari.
Buoni pasto, l’importanza degli accordi con gli esercenti
Per poter utilizzare i buoni pasto per acquistare dei prodotti alimentari è necessario che tra la società di emissione e i titolari degli esercizi venga stipulata una convenzione. A disciplinare questo tipo di accordi è il Decreto ministeriale Mise n. 122/2017. L’articolo 5, nello specifico, prevede che nei contratti vengano indicati i seguenti elementi:
- le condizioni economiche, la durata del contratto e i termini entro i quali dare il preavviso per la disdetta o l’eventuale rinegoziazione;
- le regole che condizionano l’utilizzabilità dei buoni pasto, come le condizioni di validità, i limiti entro i quali deve essere impiegato e i termini di scadenza. Le informazioni devono essere indicate in modo chiaro e uniforme;
- deve essere indicato lo sconto incondizionato che viene riconosciuto alla società emittente dagli esercizi convenzionati a seguito dell’uso dei buoni pasto. Non possono essere pattuiti con gli esercizi convenzionati degli sconti incondizionati più elevati rispetto a quelli indicati nelle convenzioni;
- devono essere indicati i termini di pagamento che la società emittente dovrà rispettare nei confronti degli esercizi convenzionati;
- dovrà essere indicato il termine entro il quale l’esercizio può esigere il pagamento dalla società emittente, deadline che non potrà andare oltre i sei mesi rispetto la scadenza dei buoni pasto;
- sarà necessario indicare ulteriori corrispettivi che possono essere riconosciuti alla società emittente, tra i quali rientrano quelli per espletare i servizi aggiuntivi offerti.
Altri dati contenuti negli accordi
Gli accordi relativi ai buoni pasto, tra l’altro, devono contemplare un’offerta base – nella quale non siano contenuti dei servizi aggiuntivi – che possa garantire al cliente un servizio completo. La società emittente, ad ogni modo, ha pieno diritto a proporre dei buoni pasto con dei servizi aggiuntivi.
Attraverso i vari accordi non può essere negato ai titolari degli esercizi convenzionati il pagamento, almeno in parte, di fatture relative ai buoni pasto che siano presentati a rimborso a fronte di eventuali contestazioni parziali relative alle fatturazioni degli stessi.
Come devono essere sottoscritti gli accordi dei buoni pasto
I contratti relativi ai buoni pasto devono essere redatti esclusivamente in forma scritta e devono essere accettati esplicitamente dalle parti. In caso contrario sono nulli.
Nel momento in cui le società emittenti partecipano a delle gare, per valutare se le offerte sono effettivamente congrue, possono essere presi in considerazione anche i cosiddetti servizi aggiuntivi: ma solo quelli che riguardano delle ulteriori prestazioni rispetto all’oggetto principale della gara. I suddetti servizi devono avere, ad ogni modo, una connessione diretta con l’oggetto stesso della gara.
Le norme vietano l’addebito agli esercenti convenzionati di costi diversi rispetto allo sconto incondizionato previsto dell’accordo.
Buoni pasto scaduti, come muoversi
È bene ricordare, ad ogni modo, che i buoni pasto non possono essere utilizzati oltre la data di scadenza. L’arco temporale entro il quale i ticket devono essere utilizzati è sufficientemente ampio per non farli scadere. È difficile che un dipendente si trovi in questa situazione scomoda, anche perché, come molti ben sapranno e come abbiamo visto fino a questo momento, i buoni pasto possono essere utilizzati anche per fare la spesa al supermercato.
La scadenza, ad ogni modo varia in base alla data di emissione dei ticket: valgono grosso modo le stesse regole per quelli cartacei che per quelli elettronici/digitali. La deadline entro il quale è necessario utilizzarlo è indicata sullo stesso ticket, nel caso in cui siano cartacei. Per gli altri è necessario consultare l’app.
I buoni pasto emessi tra gennaio e agosto devono essere utilizzati entro il 31 dicembre. Quelli emessi da settembre al 31 dicembre scadono il 31 dicembre dell’anno successivo.
Come fare quando scadono
Può capitare di non riuscire ad utilizzare i buoni pasto entro la scadenza prefissata. In questo caso è necessario rivolgersi agli uffici della propria azienda che gestiscono la pratica. In questo modo è possibile richiedere la sostituzione dei ticket scaduti.
Per i documenti elettronici – ma solo per questi – alcune aziende che li emettono danno la possibilità di richiedere la riemissione in completa autonomia.
Per farsi rimborsare, invece, quelli cartacei è necessario che non siano strappati o danneggiati. Ovviamente questo obbligo non sussiste per quelli elettronici e digitali, che, ad ogni modo, devono essere tracciati attraverso l’app.
Non sempre, però, è garantito il successo della richiesta di riemissione o di rimborso. Le norme che permettono di effettuare questo tipo di operazione sono diverse a seconda delle aziende che le emettono. È necessario, inoltre, prendere anche in considerazione i tempi della richiesta. In linea di principio, prima viene avviata la richiesta (ovviamente dopo che il ticket è scaduto), più è facile che possa andare a buon fine. La finestra temporale prevista, generalmente, varia da uno a tre mesi.
In sintesi
I buoni pasto possono essere utilizzati anche per acquistare dei prodotti alimentari, purché sia stato sottoscritto un accordo tra la società che li emette e gli esercenti.
Nel caso in cui i ticket dovessero scadere è possibile farne riemettere di nuovi, ma è necessario farlo non appena è stata superata la loro deadline.