Per le aziende, le riunioni di lavoro inutili sono un spreco non solo di denaro ma anche di tempo. Il dipendente, infatti, ha un costo orario e convocare un meeting, al quale ne partecipano anche solo cinque per due ore, potrebbe costare fino a 400 euro. È importante, quindi, soprattutto in ambito aziendale, saper organizzare e gestire in modo efficace una riunione di lavoro. Essa, infatti, se utilizzata al meglio, può massimizzare la produttività del team di lavoro. Ecco, dunque, alcuni consigli su come fare per organizzarla al meglio.
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Le varie tipologie di riunione di lavoro
Prima di fornire dei consigli su come organizzare al meglio una riunione di lavoro, è di fondamentale importanza capire di che tipo di meeting si tratta.
Ebbene, ci sono le riunioni decisionali che hanno l’obiettivo di portare avanti progetti e assicurarsi che tutti coloro che vi partecipano siano d’accordo. Sicuramente si tratta delle più importanti in quanto aiutano a prendere decisioni strategiche.
Ci sono poi quelle che aiutano a risolvere i problemi grazie alle idee e all’impegno di tutti e le “retrospettive” che servono a capire cosa funziona e cosa no e come apportare miglioramenti significativi. E ancora, esistono quelle ibride che combinano le decisioni e le risoluzioni e le individuali che sono riunioni del singolo dipendenti con i manager. Queste ultime servono di solito per costruire delle relazioni tra i direttori e i collaboratori.
Il primo step per organizzare al meglio una riunione di lavoro
Per organizzare al meglio una riunione di lavoro, il primo step è quello di sapere esattamente quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Ogni tipologia di riunione, infatti, ha degli scopi ben precisi per cui è importante definire questi ultimi con chiarezza fin dalla pianificazione. L’ideale sarebbe preparare con anticipo un elenco degli argomenti che verranno discussi e stabilire anche l’ordine di priorità, un po’ come succede con le riunioni di condominio. Così facendo, chi vi partecipa potrà sapere con precisione quando parlare. Se si stanno presentando dei nuovi dati o un nuovo prodotto, poi, sarebbe opportuno per velocizzare i tempi, inviare a tutti i partecipanti un’anteprima dei temi che verranno discussi, compresa una descrizione dell’argomento e le informazioni utili che potrebbero servire durante la riunione. In questo modo, come detto, il meeting sarà più veloce in quanto tutti arriveranno preparati e potranno contribuire in modo più efficace.
Anche la location è importante
Quando si organizza una riunione di lavoro aziendale (in presenza) anche la location è importante. È necessario, infatti, prenotare con anticipo la sala per il meeting in modo tale da avere la certezza che sia libera per il giorno e per l’ora desiderata. Ovviamente per fare tale scelta, è importante conoscere il numero dei partecipanti in quanto se essi saranno pochi, si potrà optare anche per un ambiente più piccolo e intimo. Se il numero dei partecipanti è invece elevato, sarebbe opportuno scegliere una sala spaziosa in modo tale che ognuno possa sedersi comodamente senza invadere lo spazio degli altri. Un altro elemento importante è anche la climatizzazione per far sì che i partecipanti possano concentrarsi al meglio durante l’incontro.
Gli strumenti multimediali
Per rendere una riunione il più efficace possibile è importante dotarsi di apparecchiature tecnologiche come un computer e una lavagna elettronica. Quest’ultima serve infatti per facilitare la visualizzazione degli argomenti. Si dovranno poi utilizzare microfoni e amplificatori, soprattutto se la sala è grande. In questo modo si darà la possibilità a tutti di sentire bene, anche a chi è nelle ultime file. Ovviamente, prima di iniziare la riunione, il consiglio è quello di testare tutte le apparecchiature in modo tale da avere la certezza che funzionino in modo corretto. Così facendo si eviteranno imprevisti e soprattutto ritardi preziosi. Di solito nelle riunioni tradizionali, ogni partecipante utilizza il proprio dispositivo personale come lo smartphone o il tablet. In caso contrario? Sarebbe opportuno fornire degli strumenti come i tablet che potrebbero essere utili per condividere informazioni.
Nonostante al giorno d‘oggi la maggior parte del lavoro venga svolto con le apparecchiature digitali, il suggerimento è anche quello di fornire fogli, evidenziatori, penne e matite cosicché si possano prendere appunti veloci o fare degli schizzi mentre si discute. Tali oggetti non saranno solo utili ai fini dell’incontro ma diventeranno dei veri e propri gadget che si potranno poi portare a casa. In questo modo i partecipanti si ricorderanno sempre dell’evento.
Durante la riunione, inoltre, sarà importante dare la possibilità a tutti di intervenire ed evitare che l’incontro diventi un monologo. Sarà quindi fondamentale coinvolgere ogni partecipante ascoltando le sue opinioni e riflessioni.
Un altro suggerimento per rendere la riunione più efficace è quello di coinvolgere solo le persone interessate agli argomenti che si discuteranno. Si dovrebbero quindi invitare solo i dipendenti che realmente potrebbero trarre beneficio dalle informazioni divulgate e di conseguenza fornire un valido sostegno futuro.
Infine, anche se il materiale della riunione è stata inviato via e-mail o in formato digitale, sarebbe utile preparare delle cartelline da lasciare sul tavolo dei partecipanti con le informazioni principali come le slide o le eventuali schede riassuntive. In questo modo, durante la riunione, si avrà tutto sotto mano e si potrà seguire quest’ultima in modo più semplice.
Nel caso si tratti di una riunione lunga, il ristoro è importante?
Qualora la riunione di lavoro sia lunga e impegnativa, l’ideale sarebbe fare una pausa caffè per dare la possibilità ai partecipanti di staccare per qualche minuto, ricaricarsi e socializzare un po’ con gli altri. Anche l’acqua è ovviamente un elemento che non va trascurato durante una riunione. Ogni partecipante, infatti, dovrebbe avere una bottiglietta sul tavolo insieme al bicchiere per dissetarsi mentre parla e ascolta. Per preservare l’ambiente, l’alternativa è mettere a disposizione dei presenti una brocca d’acqua così da evitare che si produca ulteriore inquinamento da plastica.
E dopo la riunione di lavoro in presenza?
È importante anche la fase finale della riunione di lavoro. Una volta terminata quest’ultima, infatti, sarebbe opportuno assicurarsi che i partecipanti abbiano ricevuto i materiali discussi e che sappiano quali saranno i prossimi passi da compiere. Ciò è fondamentale per far sì che le discussioni e le decisioni prese durante l’incontro si trasformino in azioni concrete. Sarebbe inoltre importante, sempre al termine della riunione, raccogliere i feedback dei partecipanti in modo tale da capire cosa ha funzionato bene e cosa no così da migliorare i vari aspetti nei meeting che verranno.
E le riunioni online, come organizzarle?
Abbiamo parlato di riunioni di lavoro in presenza ma spesso esse si effettuano anche online. Come organizzare, dunque, al meglio queste ultime e perché presentano grandi vantaggi? Ebbene, esse permettono il coinvolgimento di persone che di rado si recano in ufficio o di quelle che lavorano da casa. Per organizzare al meglio questo tipo di riunione, sarebbe utile utilizzare piattaforme come Google Meet che è intuitiva e semplice per cui risulterà ottima anche per chi non è esperto di tecnologia. Nel caso si necessiti di funzioni più avanzate come la possibilità di registrare la riunione di lavoro o la condivisione dello schermo, allora si potrebbe usare Zoom. Nel caso in cui la propria azienda utilizzi già Microsoft 365, potrebbe essere vantaggioso utilizzare Microsoft Teams mentre se la riunione è di piccola dimensione, una buona opzione potrebbe essere Skype. Tale piattaforma, infatti, è l’ideale per l’incontro tra poche persone.
Ricordiamo che le piattaforme più avanzate offrono strumenti maggiori come chat, lavagne digitali e la condivisione dello schermo per rendere più semplice la condivisione delle idee. Per comunicare con persone che si trovano in luoghi differenti, in ogni caso, sarebbe preferibile una riunione in videoconferenza piuttosto che audio. Il supporto visivo, infatti, rende la comunicazione più efficace e personale.
Quando si organizza una riunione di lavoro online, poi, prima di tutto sarà importante verificare che la propria connessione internet sia funzionante così come la webcam. Sarà inoltre importante verificare che tutti i partecipanti abbiano accesso alla piattaforma scelta per la riunione e che sappiano utilizzare le funzioni base del programma come l’alzata di mano. Solo dopo aver verificato questi punti, si potrà stabilire l’obiettivo dell’incontro, creare dei punti chiave, stabilire il tempo stimato per ogni punto e chi vi parteciperà.
Il suggerimento, così come per le riunioni in presenza, è quello di inviare i punti chiave dell’incontro ai partecipanti in modo tale che possano prepararsi. Un altro consiglio per ottenere delle riunioni a distanza più efficaci è quello di coinvolgere sempre chi partecipa dando la possibilità di parlare e partecipare attivamente. Inoltre, si dovrebbero impostare delle regole chiare come l’alzare la mano se si vuole parlare e utilizzare la chat per le domande. I partecipanti, infatti, dovrebbero sempre tenere spento il microfono quando non intervengono a voce onde evitare rumori di fondo.
L’ultimo suggerimento è infine quello di capire com’è andata la riunione chiedendo dei feedback ai partecipanti. La loro opinione, ad esempio sulla qualità del suono, sulla connessione e sugli argomenti discussi, potrebbe rivelarsi infatti estremamente importante per rendere le future riunioni più efficaci.