La fattura elettronica è un documento digitale che certifica la cessione di beni o la prestazione di servizi, sostituendo la tradizionale fattura cartacea. È fondamentale comprendere i termini e le modalità di emissione per garantire la conformità alle normative fiscali vigenti.
Indice
Cos’è la data di emissione della fattura elettronica
La data di emissione di una fattura elettronica corrisponde al momento in cui la fattura viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI).
È importante distinguere tra la data di emissione e la data dell’operazione. La data dell’operazione indica il momento in cui è avvenuta la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Fattura elettronica: immediata, differita e anticipata
Le fatture elettroniche, si distinguono per caratteristiche e tempistiche in:
- La fattura immediata viene emessa contestualmente all’effettuazione dell’operazione.
- La fattura differita è utilizzata per documentare operazioni avvenute in un determinato periodo, generalmente un mese, e può essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni.
- La fattura anticipata viene emessa prima dell’effettuazione dell’operazione, ad esempio al momento del pagamento anticipato da parte del cliente.
Qual è il termine per l’invio della fattura elettronica
La fattura elettronica deve essere emessa entro termini specifici, variabili in base alla tipologia di fattura: immediata, differita o anticipata.
La fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, ossia dalla consegna o spedizione dei beni, o dal pagamento del corrispettivo per le prestazioni di servizi. Trattandosi di una fattura immediata, come suggerisce il termine, potrebbe anche essere inviata il giorno stesso dell’operazione, quindi lo stesso giorno in cui si è ceduto il bene o in cui è stata svolta la prestazione.
Esempio: Se la prestazione viene erogata il 1° dicembre 2024, la fattura immediata deve essere emessa e inviata allo SdI entro il 13 dicembre 2024, ma potrebbe essere emessa anche lo stesso 1° dicembre.
La fattura differita è utilizzabile per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da documento di trasporto (DDT) . In questo caso, la fattura deve essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.
Esempio: Per una consegna avvenuta il 20 novembre 2024, la fattura differita deve essere emessa e inviata allo SdI entro il 15 dicembre 2024.
La fattura anticipata viene emessa prima dell’effettuazione dell’operazione, ossia prima della consegna dei beni o dell’esecuzione dei servizi. In questo caso, la data della fattura coincide con quella di emissione, e l’invio allo SdI deve avvenire contestualmente o comunque entro i termini previsti per le fatture immediate.
Esempio: Se una fattura viene emessa il 10 dicembre 2024 per una consegna prevista il 15 dicembre 2024, l’invio allo SdI deve avvenire entro il 22 dicembre 2024 (12 giorni dalla data di emissione).
Quando emettere la fattura elettronica immediata
La fattura elettronica immediata è obbligatoria quando la cessione di beni o la prestazione di servizi viene effettuata senza l’utilizzo di documenti di trasporto (DDT) o altra documentazione idonea che permetta l’emissione di una fattura differita. In altre parole, quando la consegna dei beni o l’esecuzione dei servizi avviene direttamente e senza intermediari, è necessario emettere una fattura immediata.
Ipotizziamo due situazioni diverse, così si capirà meglio come procedere:
- Vendita al dettaglio: un negozio vende un prodotto direttamente al cliente il 5 dicembre 2024. In questo caso, la fattura immediata deve essere emessa e inviata allo SdI entro il 17 dicembre 2024.
- Prestazione di servizi: un professionista completa una consulenza il 10 dicembre 2024. La fattura immediata deve essere emessa e inviata allo SdI entro il 22 dicembre 2024.
È importante sottolineare che il rispetto dei termini di emissione e invio della fattura elettronica è fondamentale per evitare sanzioni amministrative. Pertanto, è consigliabile organizzare adeguatamente la gestione della fatturazione, magari avvalendosi di software gestionali che facilitino il processo e garantiscano la conformità alle normative vigenti.
Quando emettere la fattura elettronica differita
La fattura elettronica differita rappresenta una soluzione per la gestione di operazioni che si protraggono nel tempo o che coinvolgono documentazione accessoria, come i documenti di trasporto (DDT), come abbiamo già analizzato. Questo tipo di fattura è particolarmente indicato nei casi in cui si vogliano raggruppare più operazioni effettuate nello stesso mese verso lo stesso cliente.
La fattura differita si utilizza principalmente in due situazioni:
- Cessioni di beni mobili: quando la consegna o spedizione dei beni è accompagnata da un documento di trasporto che attesti l’operazione.
- Prestazioni di servizi: per servizi resi nel corso del mese, documentati con rapporti di intervento, verbali o altra documentazione idonea.
Il termine ultimo per emettere una fattura differita è il 15° giorno del mese successivo a quello in cui le operazioni sono state effettuate. La data da indicare nella fattura può essere quella dell’ultima operazione o una data compresa tra quest’ultima e il momento dell’emissione.
Per aiutarti a capire meglio come comportarsi, a seconda che si debba cedere dei beni o prestare un servizio, ecco alcuni esempi:
- Cessione di beni: se la consegna di un prodotto avviene il 25 novembre 2024, la fattura differita potrà essere emessa fino al 15 dicembre 2024, riportando in fattura il riferimento al DDT che documenta l’operazione.
- Prestazioni di servizi: per interventi effettuati il 5, 12 e 20 novembre 2024, sarà possibile emettere una sola fattura differita entro il 15 dicembre 2024, indicando il dettaglio delle operazioni effettuate nel mese di novembre.
Quando emettere la fattura elettronica anticipata
La fattura elettronica anticipata si utilizza in situazioni in cui l’operazione viene formalizzata con un pagamento anticipato rispetto alla consegna dei beni o all’esecuzione dei servizi. Questo tipo di fattura è ideale per garantire trasparenza e correttezza fiscale, specialmente nei casi di incasso di acconti.
I casi in cui si utilizza la fattura anticipata, generalmente, sono:
- Incasso di acconti: è obbligatorio emettere una fattura quando si riceve un pagamento, anche parziale, prima che il servizio venga erogato o i beni consegnati.
- Pagamento anticipato: se il cliente salda l’importo prima dell’effettuazione dell’operazione, si deve emettere la fattura anticipata, che certifica l’incasso e ne rende l’IVA immediatamente esigibile.
La fattura anticipata deve essere emessa e trasmessa entro 12 giorni dalla data in cui si riceve il pagamento. La data indicata in fattura coincide con quella dell’incasso, rendendo l’operazione fiscalmente rilevante in quel momento.
Ma chiariamo meglio i concetti con degli esempi:
- Pagamento anticipato per beni: se il cliente effettua il pagamento il 10 dicembre 2024 per una consegna prevista il 20 dicembre 2024, la fattura dovrà essere emessa e inviata entro il 22 dicembre 2024. La data riportata nella fattura sarà il 10 dicembre 2024.
- Acconto per servizi: in caso di incasso di un acconto il 15 dicembre 2024 per un servizio che verrà eseguito il 5 gennaio 2025, la fattura anticipata dovrà essere trasmessa entro il 27 dicembre 2024, riportando come data della fattura il 15 dicembre 2024.
L’emissione della fattura anticipata consente di gestire in modo chiaro gli incassi precedenti all’effettiva esecuzione dell’operazione, garantendo il rispetto delle normative fiscali.
Quali sono le sanzioni per tardiva o omessa emissione della fattura elettronica
La corretta e tempestiva emissione della fattura elettronica è un obbligo fondamentale per i titolari di partita IVA in Italia. Il mancato rispetto dei termini previsti può comportare sanzioni amministrative di diversa entità, a seconda della gravità della violazione:
- Omessa, tardiva o errata fatturazione: se la fattura non viene emessa, viene emessa in ritardo o contiene errori che incidono sulla determinazione dell’iva, la sanzione varia dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’operazione, con un importo minimo di 500 euro.
- Violazione che non incide sulla liquidazione dell’IVA: nel caso in cui l’errore o il ritardo non influenzi la corretta liquidazione del tributo, è prevista una sanzione fissa compresa tra 250 e 2.000 euro.
Il contribuente può avvalersi dell’istituto del ravvedimento operoso, che consente di ridurre ulteriormente l’importo della sanzione, purché la regolarizzazione avvenga entro termini specifici e siano rispettate le condizioni previste dalla normativa vigente.
Cosa succede se la fattura viene scartata
Nel processo di fatturazione elettronica, il Sistema di Interscambio (SdI) svolge un ruolo cruciale, verificando la conformità delle fatture trasmesse. Se una fattura presenta errori o anomalie, il SdI può scartarla.
Quando il SdI rileva problemi in una fattura, invia una notifica di scarto al trasmittente. Questa notifica contiene i motivi dello scarto, permettendo al contribuente di individuare e correggere gli errori.
Una fattura scartata dal SdI è considerata non emessa. Ciò implica che, ai fini fiscali, l’operazione documentata non risulta registrata, con possibili conseguenze in termini di adempimenti tributari e sanzioni per omessa fatturazione.
Per regolarizzare la situazione, è necessario correggere e trasmettere nuovamente la fattura entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto. Questo intervallo di tempo consente di apportare le modifiche necessarie senza incorrere in sanzioni per tardiva emissione.