La fatturazione elettronica rappresenta un cambiamento significativo nella gestione amministrativa delle imprese, rendendo più efficiente e tracciabile il processo di emissione, ricezione e conservazione delle fatture. Tuttavia, non tutti i professionisti e le aziende hanno le competenze o il tempo necessario per gestire direttamente questa operazione. Per questo motivo, l’Agenzia delle Entrate ha introdotto la possibilità di conferire una delega per la fatturazione elettronica a un intermediario autorizzato, come un commercialista o un consulente fiscale, che può occuparsi di tutte le operazioni necessarie in nome e per conto del delegante.
Delegare la gestione della fatturazione elettronica a un intermediario consente non solo di rispettare più facilmente gli obblighi normativi, ma anche di minimizzare gli errori e di ottimizzare il tempo dedicato alla contabilità. Questo è particolarmente utile per le microimprese e i professionisti con un volume di fatture relativamente alto, per i quali l’automazione e la gestione da parte di un esperto rappresentano un vantaggio strategico. Inoltre, la delega è fondamentale per coloro che non hanno familiarità con i software di fatturazione elettronica e che potrebbero incorrere in errori nella compilazione o nell’invio dei documenti fiscali.
Indice
Cos’è la delega per la fatturazione elettronica e a cosa serve?
La delega per la fatturazione elettronica è un’autorizzazione formale che permette a un intermediario, come un commercialista o un consulente fiscale, di accedere ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate e di gestire le operazioni di fatturazione elettronica per conto del contribuente. Si tratta di un atto essenziale per tutti quei soggetti che, per mancanza di tempo, esperienza o strumenti adeguati, preferiscono affidare la gestione della fatturazione a un professionista qualificato.
Attraverso la delega, l’intermediario può svolgere diverse operazioni in nome e per conto del delegante. Le principali funzioni che può gestire sono:
- Emissione delle fatture elettroniche: l’intermediario può generare e trasmettere le fatture al Sistema di Interscambio (SDI), rispettando i formati e le specifiche tecniche richieste dall’Agenzia delle Entrate.
- Ricezione e consultazione delle fatture: può accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate per scaricare e verificare le fatture ricevute, mantenendo una gestione centralizzata della documentazione fiscale.
- Conservazione digitale delle fatture: la normativa prevede l’obbligo di conservare le fatture elettroniche per almeno 10 anni. Il delegato può occuparsi di archiviare i documenti in modo conforme alle disposizioni di legge.
- Correzione e aggiornamento dei dati: in caso di errori nelle fatture inviate, il commercialista può intervenire per apportare le necessarie modifiche o emettere note di variazione.
- Verifica delle scadenze fiscali: il delegato può monitorare i termini di emissione e registrazione delle fatture, evitando sanzioni per ritardi o omissioni.
L’utilizzo della delega offre numerosi benefici sia per i professionisti che per le imprese. Affidare la gestione della fatturazione elettronica a un intermediario consente di:
- Evitare errori fiscali: la normativa sulla fatturazione elettronica è complessa e soggetta a frequenti aggiornamenti. Un esperto del settore può garantire il rispetto di tutte le regole previste.
- Risparmiare tempo: le imprese e i professionisti possono concentrarsi sul proprio core business senza doversi occupare di procedure amministrative complesse.
- Assicurare la continuità operativa: in caso di ferie, malattia o indisponibilità temporanea del contribuente, l’intermediario continua a garantire la gestione delle fatture senza interruzioni.
- Ottenere un supporto personalizzato: il commercialista o consulente fiscale può offrire consigli e assistenza su misura, ottimizzando la gestione finanziaria e fiscale dell’attività.
Chi deve utilizzare la delega per la fatturazione elettronica?
La delega per la fatturazione elettronica è uno strumento utile per diversi soggetti economici, in particolare per coloro che devono rispettare gli obblighi fiscali ma non possiedono le competenze o gli strumenti per gestirli autonomamente.
1. Contribuenti in regime forfettario
Dal 1° gennaio 2024, i titolari di partita IVA in regime forfettario sono obbligati alla fatturazione elettronica. Questo significa che anche chi precedentemente poteva emettere fatture in formato cartaceo ora deve adeguarsi alla normativa e trasmettere i documenti tramite il Sistema di Interscambio. Tuttavia, molti professionisti in regime forfettario non hanno dimestichezza con le piattaforme digitali e preferiscono delegare questa attività a un commercialista.
I motivi principali per cui un contribuente forfettario può aver bisogno di una delega sono:
- Mancanza di esperienza nell’uso dei software di fatturazione elettronica.
- Difficoltà nella comprensione delle normative fiscali e delle scadenze.
- Desiderio di evitare errori che potrebbero comportare sanzioni o irregolarità fiscali.
- Convenienza nel centralizzare la gestione contabile e fiscale affidandola a un professionista.
2. Imprese e professionisti in regime ordinario
Le aziende e i professionisti soggetti alla fatturazione elettronica dal 2019 si trovano spesso a dover gestire un elevato volume di documenti, il che rende complesso occuparsi di ogni aspetto amministrativo senza un supporto esterno. La delega può essere una soluzione efficace per:
- Evitare il sovraccarico amministrativo: molte imprese gestiscono decine o centinaia di fatture ogni mese, e delegarne la gestione permette di concentrarsi su attività più produttive.
- Garantire la correttezza dei documenti fiscali: i commercialisti sono aggiornati sulle normative e possono assicurare che tutte le fatture rispettino le disposizioni vigenti.
- Ottimizzare i flussi di lavoro: l’esternalizzazione della fatturazione elettronica permette di rendere il processo più efficiente e di ridurre il rischio di ritardi o errori.
3. Società con più sedi o strutture complesse
Le aziende con più filiali o unità operative hanno spesso bisogno di una gestione centralizzata della fatturazione elettronica. In questi casi, la delega consente di unificare i processi e di garantire un controllo più efficace sulle operazioni fiscali, evitando discrepanze o disallineamenti tra le varie sedi aziendali.
Come ottenere il modulo per la delega alla fatturazione elettronica
Affinché un intermediario possa gestire la fatturazione elettronica per conto di un contribuente, è necessario che quest’ultimo compili e trasmetta all’Agenzia delle Entrate un’apposita delega. Questo documento autorizza il professionista o l’intermediario fiscale a svolgere una serie di operazioni legate alla gestione delle fatture elettroniche, garantendo conformità e correttezza nella trasmissione dei dati.
Il modulo ufficiale per conferire la delega alla fatturazione elettronica può essere scaricato direttamente dal sito web dell’Agenzia delle Entrate. Per trovarlo, è sufficiente:
- Accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate (www.agenziaentrate.gov.it);
- Navigare nella sezione relativa alla Fatturazione Elettronica;
- Cercare la pagina dedicata alle deleghe e autorizzazioni per intermediari;
- Scaricare il modulo in formato PDF o compilabile online, se disponibile.
È sempre consigliabile verificare di scaricare l’ultima versione aggiornata del modulo, per evitare problemi di validità o di conformità con eventuali modifiche normative.
Come compilare il modulo di delega
Per essere valido, il modulo deve essere compilato con attenzione, includendo tutte le informazioni richieste dall’Agenzia delle Entrate. Ecco i principali campi da compilare e il loro significato:
1. Dati del delegante (soggetto che conferisce la delega)
- Nome e cognome (se persona fisica) o ragione sociale (se azienda o ente);
- Codice fiscale e partita IVA (se applicabile);
- Indirizzo di residenza o sede legale;
- Recapiti ufficiali, inclusi indirizzo email e/o PEC per comunicazioni.
2. Dati del delegato (intermediario autorizzato a operare per conto del delegante)
- Nome e cognome o denominazione dello studio professionale/società;
- Codice fiscale e numero di iscrizione all’Albo, se si tratta di un commercialista, consulente del lavoro o altro professionista regolamentato;
- Contatti ufficiali dell’intermediario, inclusi indirizzo PEC e numero di telefono.
3. Durata della delega
Il delegante deve specificare se la delega:
- Ha una validità a tempo determinato (ad esempio, un anno);
- Ha una validità massima di tre anni, termine oltre il quale deve essere rinnovata;
- È revocabile in qualsiasi momento con comunicazione all’Agenzia delle Entrate.
4. Tipologia di operazioni autorizzate
Il modulo consente di selezionare quali operazioni l’intermediario può eseguire per conto del delegante. Le opzioni includono:
- Emissione e trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SDI);
- Consultazione e acquisizione delle fatture ricevute dal contribuente;
- Conservazione digitale delle fatture elettroniche, obbligatoria per legge;
- Gestione delle comunicazioni fiscali con l’Agenzia delle Entrate in merito alla fatturazione elettronica.
Errori da evitare nella compilazione del modulo di delega
- Dati incompleti o errati: un errore nei dati del delegante o del delegato potrebbe invalidare la delega, richiedendo una nuova compilazione.
- Mancata indicazione della durata della delega: se non viene specificato il periodo di validità, la richiesta potrebbe essere respinta.
- Compilazione manuale con errori di leggibilità: se il modulo viene stampato e compilato a mano, assicurarsi che sia leggibile per evitare problemi di interpretazione.
- Omessa firma del delegante: il modulo non sarà valido senza la firma del contribuente che conferisce la delega.
Una volta completato, il modulo deve essere firmato digitalmente (se inviato in formato elettronico) o manualmente (se inviato in forma cartacea).
Metodi di invio della delega
Dopo aver compilato il modulo, è necessario trasmetterlo all’Agenzia delle Entrate attraverso uno dei canali ufficialmente riconosciuti. L’invio corretto e nei tempi giusti è essenziale per garantire la validità della delega e permettere all’intermediario di operare senza interruzioni.
Attualmente, l’Agenzia delle Entrate consente di trasmettere la delega attraverso tre principali modalità:
1. Invio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata)
- Il contribuente può inviare il modulo firmato digitalmente all’indirizzo PEC ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.
- Questo metodo è altamente consigliato, in quanto garantisce una tracciabilità immediata e una ricezione più rapida della richiesta.
- L’oggetto dell’email deve contenere il riferimento alla richiesta di delega e il codice fiscale del contribuente.
2. Consegna diretta presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate
- Il contribuente può recarsi fisicamente presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate e consegnare il modulo cartaceo compilato e firmato.
- È consigliato portare una copia del modulo per ricevere un timbro di ricevuta e conservare un’evidenza dell’avvenuta consegna.
- In alcuni casi, gli uffici potrebbero richiedere un documento di identità per verificare l’autenticità della firma.
3. Invio tramite il portale online dell’Agenzia delle Entrate
- I contribuenti in possesso di SPID, CIE o CNS possono accedere all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate e caricare il modulo direttamente sulla piattaforma.
- Il sistema permette di verificare lo stato della richiesta e controllare eventuali notifiche da parte dell’Agenzia.
Tempi di attivazione della delega
Una volta trasmessa, la richiesta di delega viene elaborata dall’Agenzia delle Entrate entro pochi giorni lavorativi. Il tempo di attivazione può variare in base al metodo di invio scelto:
- PEC e portale online: attivazione generalmente entro 3-5 giorni lavorativi.
- Consegna presso gli uffici dell’Agenzia: può richiedere fino a 7-10 giorni lavorativi, a seconda della sede e del carico di lavoro degli uffici.
Dopo l’attivazione, il delegato riceverà l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate e potrà iniziare a operare per conto del contribuente.
Il contribuente può controllare l’attivazione della delega accedendo al cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate. In alternativa, può contattare il proprio intermediario per confermare che l’accesso sia stato attivato correttamente.
Come rinnovare la delega per la fatturazione elettronica
La delega per la fatturazione elettronica non è permanente e ha una durata massima di tre anni. Una volta scaduta, il contribuente deve rinnovarla per consentire all’intermediario di continuare a operare. In alternativa, il delegante può revocare la delega in qualsiasi momento, se decide di cambiare intermediario o di gestire autonomamente la fatturazione.
Per rinnovare la delega, il processo è simile a quello della prima attivazione e richiede di:
- Scaricare il modulo aggiornato dal sito dell’Agenzia delle Entrate, assicurandosi di utilizzare la versione più recente.
- Compilare il modulo con gli stessi dati della precedente delega, specificando che si tratta di un rinnovo.
- Indicare nuovamente la durata della delega, scegliendo un periodo massimo di tre anni.
- Firmare digitalmente o manualmente il modulo e trasmetterlo attraverso uno dei metodi consentiti:
- PEC all’Agenzia delle Entrate (opzione più veloce e sicura);
- Consegna diretta presso un ufficio dell’Agenzia;
- Caricamento online tramite il portale web dell’Agenzia.
Sarebbe bene rinnovare la delega almeno un mese prima della scadenza, per evitare interruzioni nel servizio.
Come revocare la delega alla fatturazione elettronica
Se il contribuente decide di revocare la delega prima della scadenza, deve seguire questi passaggi:
- Compilare il modulo di revoca, scaricabile dal sito dell’Agenzia delle Entrate.
- Inserire i dati del delegante e del delegato, specificando la volontà di annullare l’autorizzazione concessa.
- Indicare la data di revoca: la revoca è immediata dal momento in cui viene accettata dall’Agenzia delle Entrate.
- Trasmettere la richiesta attraverso i canali ufficiali:
- PEC, allegando il modulo firmato digitalmente;
- Accesso al cassetto fiscale online, per revocare la delega in autonomia;
- Consegna del modulo presso gli uffici dell’Agenzia delle Entrate.
Una volta revocata, l’intermediario non avrà più accesso ai dati e ai servizi telematici del delegante. Se si desidera affidare la fatturazione elettronica a un altro intermediario, sarà necessario presentare una nuova delega con i dati del nuovo professionista incaricato.
La revoca non ha effetto retroattivo, quindi tutte le operazioni svolte dall’intermediario fino alla data della revoca restano valide e registrate.