Sono in arrivo nuove disposizioni fiscali che riguardano la tracciabilità delle spese aziendali e le trasferte dei dipendenti dal 2025.
In particolare, il testo delle Legge di Bilancio, che sarà approvato entro il 31 dicembre 2024, in materia di tracciabilità delle spese, punta a introdurre cambiamenti significativi nel modo in cui le imprese gestiscono i rimborsi per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto.
Vediamo nel dettaglio cosa cambia e come le imprese dovranno adattarsi alle nuove normative.
Spese tracciabili e rimborsi: nuove modalità di pagamento dal 2025
Il principale cambiamento introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 riguarda le modalità di pagamento per le spese sostenute durante le trasferte. Secondo le nuove disposizioni, dal 1° gennaio non concorreranno a formare il reddito i rimborsi relativi a spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, a condizione che questi siano effettuati tramite versamento bancario o postale, o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili come i pagamenti elettronici. In particolare, le spese per trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea (come i taxi o i servizi di ride-hailing) saranno deducibili solo se pagate tramite questi metodi tracciabili.
Deduzione delle spese per trasferte aziendali
Le nuove norme introducono anche una modifica importante per quanto riguarda la deducibilità delle spese sostenute durante le trasferte. Saranno infatti deducibili, ai fini fiscali, le spese per prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande, nonché quelle per viaggi e trasporti, se effettuate attraverso i metodi di pagamento tracciabili. Questo vuol dire che le imprese potranno beneficiare di vantaggi fiscali maggiori se riusciranno a documentare tramite pagamenti bancari e postali le spese sostenute per i dipendenti o per i lavoratori autonomi durante le trasferte.
Inoltre, la possibilità di dedurre le spese sostenute mediante metodi di pagamento tracciabili si applicherà anche nel caso di rimborsi per trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi.
Nuovi limiti su pagamenti superiori a 2.500 euro
Un’altra novità significativa riguarda l’introduzione di limiti più rigidi per i pagamenti superiori a 2.500 euro. Non dal 2025 ma dal 2026, la Manovra prevede che i pagamenti per stipendio, salario o altre indennità superiori a tale soglia dovranno essere effettuati tramite sistemi tracciabili, come bonifici bancari o pagamenti postali.
Con queste nuove misure, il governo mira a semplificare il controllo fiscale e ad incentivare una maggiore trasparenza nelle transazioni aziendali. Le imprese dovranno essere pronte a adeguarsi a queste nuove regole, implementando sistemi di pagamento elettronici dove non sono ancora in uso, per evitare sanzioni fiscali e garantire la deducibilità delle spese sostenute.
Quali sono i sistemi di pagamento tracciabili?
Giusto per fare chiarezza, tra i sistemi di pagamento tracciabili a cui fa riferimento la Legge di Bilancio rientrano quelli che permettono di registrare in modo chiaro e verificabile il trasferimento di denaro, ovvero:
- Bonifico bancario;
- pagamenti tramite carte di credito e debito;
- pagamenti tramite app o portafogli elettronici (servizi come PayPal, Apple Pay, Google Pay, che utilizzano il trasferimento elettronico di denaro tramite un’applicazione, registrano ogni transazione);
- bonifici postali, simili ai bonifici bancari, ma effettuati tramite il servizio postale, anche questi pagamenti sono tracciabili;
- qualsiasi altro sistema che consenta il trasferimento di denaro in forma digitale e che fornisca una documentazione o una registrazione ufficiale dell’operazione, come i pagamenti tramite criptovalute (se regolamentati) o altri strumenti di pagamento elettronico.
Da quando i pagamenti devono essere tracciabili?
Qualora il testo della Legge di Bilancio ricevesse l’ok, le nuove regole sui pagamenti tracciabili entrerebbero in vigore già dal 1° gennaio 2025, fatta eccezione per il pagamento degli stipendi cui modifiche – come già specificato – saranno valide dal 2026.