Nuovi adempimenti per i liberi professionisti e i lavoratori autonomi, che devono rispettare obblighi leggermente più stringenti in materia di tracciabilità dei loro pagamenti. Le novità sono state introdotte dal Decreto Legge n. 84/2025 e interessano solo alcune categorie di spesa, trasformando le modalità attraverso le quali devono essere gestite. Da un punto di vista strettamente contabile, alcune di esse sono deducibili dalla base imponibile, altre invece non lo sono più.
Ricordiamo che con la locuzione pagamento tracciabile il legislatore si riferisce espressamente alle transazioni che sono saldate con un bonifico bancario o postale oppure utilizzando un qualsiasi altro sistema di pagamento che sia previsto espressamente dall’articolo 23 del Dlgs n. 241/1997. Il denaro contante è qualificato come pagamento non tracciabile.
Indice
Spese rimborsare al professionista dal committente
Prima di addentrarci nelle novità, è necessario soffermarsi un attimo su alcune tipologie di costi che il professionista deve sostenere nel corso della sua attività. E che, proprio per la loro peculiarità, sono strettamente connesse con il committente.
In questo contesto è necessario distinguere:
- rimborsi delle spese che sono state anticipate per nome e conto del cliente;
- rimborsi delle spese che sono state sostenute per il normale svolgimento dell’attività.
Per il libero professionista che ha aderito al regime ordinario, il rimborso spese documentato analiticamente per nome e conto del cliente non concorre alla formazione del reddito. Questo vale unicamente per quelle somme che risultano essere strettamente collegate a degli adempimenti legati al mandato.
Stiamo parlando, in altre parole, delle spese di viaggio, vitto e alloggio che il professionista deve sostenere per poter svolgere l’incarico che il committente gli ha affidato.
In linea generale, quando il professionista sostiene delle spese per eseguire un incarico e le riaddebita analiticamente in fattura al cliente, non concorrono alla formazione del reddito imponibile. Ferme restando le novità che indicheremo di seguito.
Pagamenti tracciabili e spese addebitate al committente
Come abbiamo visto al paragrafo precedente, nell’elenco delle spese che un professionista deve sostenere per l’esecuzione di un qualsivoglia incarico, ci sono quelle che, in un secondo momento, vengono riaddebitate in modo analitico al committente.
L’articolo 54, comma 2, lett. b) del Tuir prevede che gli eventuali rimborsi relativi a questi costi siano esclusi dalla formazione del reddito.
Il nuovo comma 2-bis introduce una deroga a questa regola generale: nel caso in cui il pagamento di alcune spese sostenute in Italia non è effettuato con mezzi tracciabili, il rimborso concorre a formare il reddito imponibile.
Se, invece, la spesa è sostenuta all’estero non c’è alcun obbligo di utilizzare un mezzo di pagamento tracciabile: il rimborso è sempre escluso dal reddito.
La disposizione si applica a partire dal periodo d’imposta 2025.
Spese riaddebitate ma non rimborsate
Altra ipotesi che si potrebbe venire a verificare è quella delle spese che sono riaddebitate al committente, ma non sono state rimborsate. Questo può avvenire, per esempio, a causa di una serie di procedure concorsuali o per insolvenza.
A fornire delle indicazioni su come gestire la pratica, in questo caso, è l’articolo 54-ter del Tuir, attraverso il quale è permessa la deducibilità dei costi sostenuti dal professionista, ma solo quando si vengono a verificare delle condizioni ben precise, causate dall’insolvenza del debitore.
Le nuove disposizioni introdotte attraverso il Decreto Legge n. 84/2025 prevedono che per le spese sostenute in Italia sia necessario aver utilizzato strumenti tracciabili per effettuare il pagamento. Per le spese sostenute all’estero, invece, non è previsto alcun tipo di obbligo: sono oneri deducibili, indipendentemente dal metodo di pagamento utilizzato.
Anche questa disposizione si deve iniziare ad applicare a partire dal periodo d’imposta 2025.
Come devono essere gestite le spese di rappresentanza
Eventuali spese di rappresentanza risultano essere deducibili fino a un limite massimo dell’1% dei compensi che sono percepiti nel corso del periodo d’imposta.
Per questo tipo di costi il legislatore ha previsto un obbligo di tracciabilità generalizzato, non sono previste delle distinzioni geografiche. Questo significa, molto pragmaticamente, che è necessario pagare utilizzando dei mezzi di pagamento tracciabili indipendentemente dal luogo nel quale si effettua la spesa.
La disposizione si applica per tutte le spese che i contribuenti sostengono a partire dallo scorso 18 giugno 2025.
Cosa sono le spese di rappresentanza
Tra le spese di rappresentanza ci sono i costi sostenuti per viaggi turistici, per attività promozionali e le spese per ricevimenti e feste. Volendo fare solo alcuni esempi.
Stando a quanto previsto dal Tuir questi costi sono deducibili solo e soltanto nel caso in cui dovessero riguardare l’attività svolta da professionista. Come abbiamo visto in precedenza c’è il limite di detraibilità si ferma all’1% dei compensi che sono stati percepiti nel corso del periodo d’imposta, mentre l’Iva risulta essere completamente indetraibile.
Pagamenti tracciabili e costi sostenuti dal professionista
Casistica particolare riguarda i costi che i professionisti sostengono per vitto, alloggio e trasporti legati all’esercizio dell’attività. In particolar modo quelli che non sono oggetto di un riaddebito.
Il comma 6-bis dell’articolo 54-septies del Tuir prevede che la loro deducibilità sia direttamente subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili. Ma solo per quei costi che sono stati sostenuti in Italia. Nessun obbligo in tal senso è previsto per i costi che vengono sostenuti all’estero.
Le nuove disposizioni, per questa tipologia di oneri, si applica per i costi sostenuti sostenuti dopo il 18 giugno 2025.
La gestione dei buoni pasto
Il professionista può decidere di utilizzare dei buoni pasto. La fattura che viene rilasciata dall’azienda che eroga i ticket è deducibile al 75% dell’ammontare, rimanendo sempre nel limite del 2% dei compensi annui. Risulta essere completamente detraibile l’Iva che è presente in fattura.
Volendo sintetizzare al massimo, questo significa che non ci sono delle differenze tra i buoni pasto e una fattura nella quale vengono riportate le spese di vitto o alloggio intestate al professionista.