Fattura elettronica: tutto quello che c’è da sapere

Per compilare una fattura elettronica, è necessario conoscere tutti i termini coinvolti nell’operazione: solo così si evitano spiacevoli errori

Innanzitutto, che cos’è una fattura elettronica? Semplicemente, si tratta di una fattura in formato digitale, obbligatoria dal 2014 in caso si debba fatturare alle pubbliche amministrazioni. Per poter essere valida, è necessario che sia in formato XML, che il suo contenuto sia nel tempo inalterabile, e che sia convalidata con una firma digitale.

Spesso, la firma digitale viene confusa con quella elettronica. In realtà, per firma elettronica si intende una qualsiasi metodologia che consenta l’identificazione di chi sta effettuando un’operazione: ad esempio, l’immissione combinata di nome utente e password per accedere ad un account di posta elettronica. La firma digitale, della firma elettronica, è una tipologia. Ed è la più sicura. Se in alcuni casi la firma elettronica è sufficiente (ad esempio, per autorizzare una nota spese), in altri è obbligatoria quella digitale. E uno di questi è proprio la fattura elettronica.

La fattura elettronica va poi inviata tramite PEC, la Posta Elettronica Certificata, che ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Un documento inviato via PEC è ritenuto valido anche se non viene letto dal destinatario, e deve essere conservato digitalmente: stampandolo, infatti, non si può fornire la certificazione della trasmissione. Perché, un’altra delle caratteristiche della fattura elettronica, è proprio l’archiviazione. È necessario che tutte le fatture di questo tipo siano conservate digitalmente, e che la conservazione digitale avvenga rispettando tutte le regole stabilite dalla legge (dal formato dei documenti agli indici, fino alla nomina di un responsabile che se ne occupi). In caso il documento sia unico – non ne esistano quindi altre copie, e il suo contenuto non possa essere ricostruito attraverso altri documenti – è necessario chiedere al proprio commercialista se è il caso di coinvolgere nella procedura di conservazione un notaio.

Se, attualmente, la fatturazione elettronica è obbligatoria in caso si lavori per la pubblica amministrazione, presto dovrà essere utilizzata anche per gli scambi commerciali B2B, tra imprese e professionisti. Lo scopo? Combattere l’evasione fiscale e semplificare il sistema. Obbligatoria per tutti a partire dal 2019, dal 1 luglio 2018 inizierà a riguardare le imprese che operano nel settore della cessione di benzina e gasolio e nel subappalto di appalti pubblici.

Fattura elettronica: tutto quello che c’è da sapere