Pec e firma digitale sono la stessa cosa?

Pec e firma digitale sono due strumenti differenti, usati per conferire valore legale agli allegati e garantire l'identità del mittente.

Ormai da tempo, PEC e firma digitale sono entrate nel dizionario dei professionisti. Ma non sempre, le differenze tra le due sono chiare. La prima è obbligatoria per professionisti, società, ditte individuali e pubbliche amministrazioni; la seconda, per imprese e professionisti, è invece un valido aiuto. Ecco dunque che, conoscere le loro caratteristiche, diventa fondamentale.

Sono per loro stessa natura diverse, PEC (Posta Elettronica certificata) e firma digitale. Se nel primo caso si parla di strumento d’invio, nel secondo si parla invece di mezzo elettronico. L’obiettivo della prima è quello di conferire validità legale ai documenti inviati via PEC garantendo l’identità del mittente; la firma digitale – apposta in calce al documento – offre un’ulteriore garanzia della propria identità.

PEC e firma digitale sono la stessa cosa? No!

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema che consente di inviare e-mail conferendo un valore legale agli allegati e ai messaggi: può quindi essere utilizzata per inviare documenti in sostituzione di mezzi tradizionali come la raccomandata A/R o il fax. La firma digitale è invece un mezzo elettronico con cui – al documento elettronico o alla mail – si appone la propria firma, conferendogli una validità. È dunque la sostituta della firma autografa, e vale tre anni.

La differenza principale tra la Posta Certificata PEC e firma digitale sta proprio nella loro natura: per utilizzare la PEC non serve alcun supporto (solo una connessione a Internet); mentre la firma digitale richiede il possesso di un lettore di smartcard o di un token USB. Se la PEC sostituisce la raccomandata A/R, e permette di inviare un messaggio certificato a chiunque disponga di un indirizzo di posta elettronica, la firma digitale viene utilizzata invece per quei documenti che devono essere sottoposti a conservazione sostitutiva.

Il Gestore PEC (la casella PEC va infatti acquistata presso un apposito gestore) appone una firma digitale nella trasmissione del messaggio, ma il suo valore è del tutto diverso rispetto a quello della firma digitale vera e propria. La firma riguarda infatti la ricevuta di trasmissione, che contiene i dati della trasmissione (e quindi indirizzo del mittente e del destinatario, data e ora) e che riguarda unicamente il nome del documento allegato, non il suo contenuto: solo la firma digitale apposta dall’interessato, garantisce la validità legale di quel contenuto.

Si può avere una PEC senza firma digitale?

PEC e firma digitale possono essere utilizzate insieme, ma non è obbligatorio farlo: attraverso la posta elettronica certificata si possono inviare anche documenti “semplici”, privi di firma digitale, e un file digitalmente firmato può essere inviato anche utilizzando un normale sistema di posta elettronica. L’utilizzo di una non presuppone infatti l’impiego dell’altra.

Come creare una PEC?

Iniziamo col dire che oggi non è possibile attivare una casella mail PEC gratis: per farlo occorre pagare un piccolo abbonamento annuale al provider scelto. Per creare la propria PEC sarà necessario innanzitutto registrarsi online attraverso il sito del gestore scelto e inviare copia della documentazione richiesta via fax, posta o email.

A cosa serve la firma digitale certificata?

La firma digitale nasce con un preciso scopo: attribuire ai documenti informatici una validità legale. Il valore è lo stesso della firma autografa apposta in calce ad un documento cartaceo: garantisce autenticità, integrità, provenienza ufficiale e non ripudiabilità di un qualsiasi documento. I suoi vantaggi sono diversi: velocizza la trasmissione dei documenti, che non devono essere stampati, ne certifica l’inalterabilità, può essere utilizzata con dispositivi facilmente installabili ovunque.

Può essere apposta su moduli d’iscrizione, fatture, ordini d’acquisto, bilanci, atti pubblici, comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. E, grazie al certificato di autenticazione CNS rilasciato su Smart Card in tutti i prodotti per la Firma Digitale, permette di usufruire dei servizi pubblici offerti da Agenzie delle Entrate, INPS e Registro Imprese. Quando si intende partecipare a bandi pubblici, o si fa richiesta di finanziamenti pubblici, è persino obbligatoria.

Sono dunque molto diverse, PEC e firma certificata. Ma sono ugualmente utili, e conoscerne le rispettive funzionalità è fondamentale.

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Pec e firma digitale sono la stessa cosa?