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Videoconferenza digitale per risparmiare tempo e denaro

Realizzare una videoconferenza con membri del proprio team, clienti o fornitori è il modo più rapido per organizzare meeting tra persone a distanza. Empatia, smart work e programmazione delle attività sono solo alcuni dei vantaggi di questo strumento.

In collaborazione con TIM BUSINESS

Ad oggi la videoconferenza è considerata a tutti gli effetti una risorsa strategica, capace di far risparmiare tempo e risorse economiche all’azienda, nonché di migliorare la collaborazione interna.

La videoconferenza può essere definita come una connessione visiva dal vivo tra due o più persone, collocate in luoghi differenti, al fine di metterle in comunicazione. È quindi un incontro tra persone residenti in sedi diverse, grazie ad un sistema in grado di trasmettere il segnale audio e video sui dispositivi di tutti i partecipanti.

Videoconferenza: principali vantaggi

Nel mondo del lavoro, soprattutto quello attuale in cui il lavoro da remoto (smart work) è sempre più diffuso, la videoconferenza è un elemento fondamentale all’interno dei servizi di web conference, capace di superare i limiti dell’ufficio “tradizionale”, creando nuove opportunità professionali: la possibilità di raggiungere un numero maggiore di clienti, l’occasione di evitare un gran numero di riunioni grazie ad una comunicazione più rapida ed efficace e, non ultimo, il risparmio di tempo e risorse economiche.

L’opzione più semplice, ormai di gran lunga superata, prevede la trasmissione di immagini e testo statici; nella versione più sofisticata invece la immagini giungono al destinatario in full-motion con un audio in alta qualità.

Tra i vantaggi tangibili della cosiddetta Visual Communication è possibile considerare:

  • Eliminazione dei costi di spostamento: tranne in situazioni particolari, come in caso di consegne o sopralluoghi presso un cliente, la maggior parte delle volte sarebbe maggiormente conveniente evitare costose trasferte. La videoconferenza abbatte tutti i costi legati al viaggio di lavoro (spese di trasporto, di vitto e alloggio);
  • Processi decisionali più snelli: la dislocazione sul territorio delle proprie risorse può rappresentare un problema in termini di condivisione di informazioni e controllo. Grazie ad una comunicazione con la sede centrale tramite dispositivi mobili è possibile prendere decisioni con maggiore coinvolgimento delle parti coinvolte e in tempi più rapidi, rendendo anche più ristretti i tempi di sviluppo dei progetti;
  • Formazione più efficace: la visual communication permette di organizzare momenti di formazione in maniera molto più produttiva: può trattarsi di incontri one-to-one o con un’intera classe attraverso la comunicazione visiva via chat, l’uso di slide e la condivisione degli schermi.

I vantaggi human della videoconferenza

I vantaggi della videoconferenza continuano anche sul lato delle risorse intangibili cioè quelle legate al capitale umano, intellettuale e sociale  di un’impresa.

Innanzitutto, rispetto alle tradizionali comunicazioni via email o telefono, la videoconferenza emula molto più fedelmente la conversazione face-to-face. Grazie all’unione di video e audio, la conversazione da remoto diventa più umana, rendendo la comunicazione più incisiva e comprensibile.

In secondo luogo, la programmazione dei meeting può essere rispettata in ogni circostanza senza dipendere dai ritardi di mezzi di trasporto, dal traffico o da eventuali inconvenienti: eliminando le barriere spaziali, le riunioni possono essere svolte sempre e ovunque.

Ciò rende gli incontri molto più efficaci anche grazie alla possibilità di integrare mezzi che migliorano la comunicazione come, ad esempio, le lavagne interattive: questo strumento digitale permette la creazione di documenti con note e annotazioni e la loro condivisione e modifica in tempo reale in collaborazione con i partecipanti alla videoconferenza. Insieme ad altre funzioni integrative, è possibile quindi facilitare la circolazione delle informazioni, scopo ultimo dei meeting di lavoro.

Il video conferencing, dunque, permette una partecipazione più attiva delle risorse e la possibilità di condividere ogni punto di vista attraverso immagini, video e contenuti interattivi, mantenendo sempre alta l’attenzione ed evitando le distrazioni tipiche delle conference call.

Tipologie principali di endpoint di videoconferenza

Gli endpoint desktop sono applicazioni software che forniscono accesso alle sessioni di videoconferenza. Nella maggior parte dei casi, questa applicazioni utilizzano videocamere incorporate all’interno dei dispositivi o fotocamere collegate tramite porte USB esterne. L’audio, invece, sfrutta microfoni e altoparlanti integrati all’interno di dispositivi Bluetooth o USB.

I principali tipi di endpoint sono:

  • App video mobili: consentono agli utenti di partecipare a videoconferenze tramite telefono o tablet;
  • Room-based Video: offrono varie configurazioni per supportare sale riunioni di piccole, medie e grandi dimensioni grazie a funzionalità come il collegamento tra più schermi, la possibilità eliminare il rumore di fondo, la capacità di gestire più laptop o dispositivi mobili in tempo reale;

In conclusione, si può affermare che la Videoconferenza non solo costituisce un valido strumento per ottimizzare tempo e denaro negli spostamenti e per connettere tutto il team di lavoro in modo smart,  ma anche un prezioso alleato nella creazione di spirito di squadra tra membri che lavorano al medesimo progetto da luoghi molto distanti tra loro.

TIM Work Smart è la soluzione di TIM BUSINESS di videoconferenza per coloro che desiderano collaborare online con il proprio gruppo di lavoro, partner o entrare in contatto empatico con l propri clienti. Grazie a questo servizio, puoi organizzare autonomamente la tua “sala riunioni digitale” personale, invitando i partecipanti a connettersi alla conference tramite link personalizzati o all’occorrenza anche tramite una chiamata telefonica.

Puoi scoprire i dettagli della soluzione su TIM Digital Store (https://digitalstore.tim.it/servizi/tim-work-smart) di TIM BUSINESS.

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