PROMO

Guida completa alla Fatturazione Elettronica di Aruba

L’invio delle fatture elettroniche è obbligatorio per tutte le Partite IVA. Ma quali sono le caratteristiche e i passi da seguire per non sbagliare? Ecco come fare e quali sono le soluzioni proposte da Aruba

A partire dal 1° gennaio 2019 chi ha una Partita IVA, salvo alcune eccezioni, è tenuto a inviare le fatture elettroniche secondo i modi e tempi stabiliti dall’Agenzia delle Entrate.

La decisione è legata al processo di digitalizzazione intrapreso dall’Italia negli ultimi anni, in cui sono coinvolte anche e soprattutto le aziende, i liberi professionisti e la Pubblica Amministrazione. Esistono diverse soluzioni per gestire la fatturazione elettronica, ma tra queste spicca il sistema Aruba, pensato per rendere il processo semplice, veloce e vantaggioso.

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica, per i soggetti obbligati al suo utilizzo, assume il valore fiscale che aveva in precedenza la fattura cartacea. Viene però inviata in formato digitale al cliente e deve essere registrata con una procedura specifica presso l’Agenzia delle Entrate.

Naturalmente, per avere la fattura elettronica non basta scansionarne una cartacea e trasformarla in PDF, ma occorre creare un documento in formato XML e seguire precise regole tecniche dettate dall’Agenzia. Per gestire questo iter ci si può affidare a diverse soluzioni, molte di queste pensate per agevolare e rendere il più semplice possibile l’invio e la ricezione delle fatture.

Aruba offre un servizio completo e professionale per la fatturazione elettronica pensato per le Partite IVA, dalle aziende, agli artigiani ai commercianti e liberi professionisti.

Il servizio Aruba ha un costo annuale che include:

  • Gestione del ciclo attivo di fatturazione: trasmissione delle fatture al sistema di interscambio
  • Creazione automatica dell’XML
  • Caricamento massivo di tanti XML (per esempio da un software gestionale)
  • L’apposizione della firma digitale Aruba nelle fatture
  • Gestione notifiche
  • Gestione del ciclo passivo di fatturazione: ricezione e registrazione delle fatture elettroniche
  • Gestione delle comunicazioni finanziarie
  • Conservazione a norma di fatture e notifiche
  • 1 GB di spazio disponibile per la gestione di fatture e altri documenti
  • Download massivo di documenti sul proprio dispositivo o altri device

Inoltre, chi ha esigenze più complesse può scegliere soluzioni ad hoc, costituite da ulteriori funzionalità e pensate per aziende ramificate e di maggiori dimensioni (holding, software house…). A tal proposito, Aruba propone soluzioni business premium e personalizzate.

Come funziona la Fatturazione Elettronica di Aruba

La Fatturazione Elettronica di Aruba offre al committente un servizio immediato e semplice da usare. Infatti, il software ha un’interfaccia intuitiva e il cliente può agire senza ostacoli.

Per esempio, il sistema si occupa di creare il file XML in modo autonomo e automatico, con tanto di firma digitale, nel momento in cui il cliente compila la fattura nell’interfaccia semplificata. Se si ha già un gestionale che si occupa di creare le fatture XML, il software Aruba consente di caricare le fatture già pronte massivamente. Terminato l’upload, basta cliccare sul pulsante “Invia” per permettere che la documentazione segua correttamente la procedura richiesta dalla Normativa.

Aruba, in quanto intermediario accreditato dall’Agenzia, si occupa quindi di gestire il passaggio delle fatture al cosiddetto Sistema di Interscambio. Le notifiche arriveranno poi nelle apposite sezioni del software e potranno essere consultate e monitorate in ogni istante, anche grazie ad un sistema di avviso via email.

Allo stesso tempo, il software gestisce la ricezione, la conservazione dei documenti e anche la gestione di eventuali fatture respinte e scartate. Inoltre, Aruba ha pensato anche ad un altro dettaglio fondamentale: il rapporto col commercialista. Questi professionisti hanno a disposizione un account gratuito che permette di gestire, tramite accesso specifico, le fatture dei clienti in qualsiasi momento.

In questo modo il consulente potrà monitorare i documenti, affiancare il cliente, scaricare le fatture e contabilizzarle, tutto tramite lo stesso strumento, senza fastidiosi passaggi tra device o via e-mail. Naturalmente, è il titolare dell’account a fornire i permessi al commercialista, in modo da collaborare con la massima sicurezza e trasparenza.

Grazie a questa soluzione completa, sicura e semplice da usare, Aruba conta più di 550 mila professionisti che nel 2019 si sono affidati al suo software di Fatturazione Elettronica e oltre 10 mila commercialisti che hanno gestito le pratiche tramite la sua interfaccia. Si è arrivati così a più di 2 miliardi di fatture emesse con successo solo nell’anno 2019 secondo fondi AgID.

Infografica fatturazione elettronica

Glossario

Sistema di interscambio (SDI) – servizio dell’Agenzia delle Entrate che smista le fatture elettroniche tra i prestatori e committenti. Riceve le fatture, le verifica, le archivia e le recapita al destinatario. Dopo averle approvate, il sistema invia una ricevuta di approvazione al prestatore che indica che il procedimento è andato a buon fine. In alternativa, la fattura può essere rimandata indietro perché sono stati riscontrati errori.

XML – acronimo di eXtensible Markup Language, è il formato nel quale deve essere emessa la fattura elettronica in modo che venga accettata dal Sistema di Interscambio.

Cessionario/Committente – è il soggetto che compra il prodotto o servizio ed è quindi il destinatario della fattura elettronica.

Cedente/Prestatore – è il soggetto che vende il prodotto o servizio ed è quindi colui che emette la fattura elettronica.

Firma digitale – è la firma equivalente a quella autografa ma apposta su documenti elettronici. Possiede tre caratteristiche fondamentali: integrità, autenticità e non ripudio, che le conferiscono valore legale.

Domande Comuni

Il sistema per la fatturazione elettronica di Aruba è sicuro?

La sicurezza dei dati è tra le priorità di Aruba. Tutti i contenuti, i dati e le informazioni inserite saranno sempre sotto il controllo del titolare del servizio. Aruba è una società italiana, con sede legale e data center nel nostro Paese. Ciò significa che tutti i dati sono gestiti dall’Italia e devono quindi rispettare le leggi sia del nostro Paese sia dell’Unione Europea. A ciò si aggiunge la sicurezza delle infrastrutture della società, capaci di contenere ampie quantità di dati in modo sicuro. Inoltre, Aruba è certificata ISO 27001, specifica nell’ambito della sicurezza. Infine, in quanto Trust Service Provider a norma eIDAS, è sottoposta a continue procedure di certificazione e accreditamento, oltre ad essere controllata da organi di vigilanza appositi.

Con il software Aruba si possono anche ricevere fatture da altre Partite IVA?

Si, è sufficiente comunicare ai fornitori il codice destinatario di Aruba, che corrisponde a KRRH6B9. Identifica Aruba come intermediario accreditato presso l’SDI ed è uguale per tutti i clienti Aruba.

Cosa fare in caso di errori o scarti di fattura?

Se un documento non dovesse superare i controlli, il software Aruba informa subito il cliente con una notifica, comunicando anche il motivo dello scarto o dell’errore. In caso di refuso o errore semplice, si può modificare solo la singola parte senza cambiare data e numero fattura e mandare subito il documento in approvazione.

Ulteriori approfondimenti sul funzionamento delle fatture digitali e su tutti i servizi per le Partite IVA si possono reperire sulla pagina web di Aruba dedicata alla Fatturazione Elettronica.

© Italiaonline S.p.A. 2021Direzione e coordinamento di Libero Acquisition S.á r.l.P. IVA 03970540963

Guida completa alla Fatturazione Elettronica di Aruba