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Le funzionalità di una buona suite di collaboration

I servizi di suite collaboration cloud based permettono la condivisione di dati e informazioni in tempo reale e da remoto: ecco tutte le funzionalità e i vantaggi di questo servizio chiave alla base della trasformazione digitale delle aziende.

In collaborazione con TIM BUSINESS

Nell’ambito dell’industria 4.0, si sente spesso parlare di Cloud Computing e si servizi cloud-based: si tratta di un elemento chiave nel processo di digital transformation in atto nelle aziende, che ha iniziato a svilupparsi una decina di anni fa e che oggi sta rivoluzionando molti processi interni sia a grandi aziende che a PMI.

Il tecnologia cloud permette di sfruttare, tramite un server remoto, risorse sia software che hardware e, tra i servizi più richiesti, di archiviare e gestire enormi quantità di dati. La gestione di dati e documenti aziendali è infatti una tematica di rilievo per la maggior parte delle imprese: grazie ai servizi cloud, archiviare, memorizzare e conservare in sicurezza i propri dati è diventato molto più veloce e agile, dando modo alle aziende di avere a disposizione in ogni momento le informazioni di cui hanno bisogno.

Le suite di collaboration in cloud stanno diventando sempre più una necessità all’interno dei contesti di lavoro: il mercato del cloud cresce di anno in anno, arrivando a 2770 milioni[1] nel 2019 – segnando +18%[1] rispetto all’anno precedente – e confermandosi come elemento fondamentale per la trasformazione digitale delle aziende italiane di cui ben l’84%[1] (di dimensioni medio-grandi) utilizza almeno un servizio in Public Cloud.

Collaboration in cloud: che cos’è

Tra le sfide legate alla continua evoluzione tecnologica delle aziende, è presente senza dubbio la necessità di rendere la comunicazione sempre più smart e collaborativa con l’obiettivo di favorire il più possibile lo scambio di dati e informazioni interno ed esterno alle organizzazioni.

Per venire incontro a questa esigenza, è stato introdotto il cloud: questa “nuvola” è uno spazio di archiviazione dei dati detto anche cloud storage, accessibile e modificabile in ogni momento e in ogni luogo grazie semplicemente ad una connessione internet. La suite cloud-based permette quindi, a chi è autorizzato, di accedere in tempo reale e da qualsiasi luogo per scaricare, modificare, aggiornare i file, senza più la necessità di hard disk esterni o chiavette USB.

Grazie alla disponibilità continua del servizio, ad una netta diminuzione dei costi di manutenzione dell’hardware e un aumento della collaborazione interna, le aziende sono sempre più inclini a scegliere soluzioni di collaboration cloud based. Collaborare e condividere i dati con facilità infatti permette di migliorare l’efficacia e l’efficienza interna, costituendo non solo uno strumento capace di gestire in maniera smart e agile i progetti aziendali, ma diventando un vero e proprio metodo di lavoro.

In seguito al passaggio dall’analogico al digitale, la parola chiave dei processi aziendali è condivisione: la soluzione è proprio l’utilizzo di una suite di collaboration in cloud grazie all’estrema facilità di accesso allo spazio condiviso, l’intuitività che caratterizza la gestione dei documenti di lavoro e l’alto livello di protezione dei dati.

Caratteristiche di un buon servizio di collaboration online

I servizi di archiviazione dati cloud-based si sposano perfettamente con il concetto di smart working la cui potenzialità risiede proprio con la possibilità di accedere da remoto ai propri documenti di lavoro anche senza trovarsi fisicamente in ufficio.

Le caratteristiche chiave di una buona suite di collaboration sono le seguenti:

  • Facilità di utilizzo: anche per quanto riguarda i servizi cloud, l’usabilità ha un ruolo molto importante, tra cui in particolare la possibilità di modificare, creare e scaricare i file in maniera intuitiva. Se l’obiettivo infatti è di condividere i documenti con i propri colleghi, è imprescindibile un servizio cloud che sia caratterizzato da una navigabilità semplice e veloce;
  • Livello di sicurezza: i servizi cloud, come ogni strumento web, è soggetto in parte al rischio di violazione della privacy e della sicurezza. Per questo, un buon servizio di condivisione dati deve proteggere in tutti i modi possibili i file tramite, ad esempio, crittografia, strategie di backup o firewall;
  • Spazio di archiviazione: per le imprese è fondamentale avere a disposizione tutti i file e documenti di lavoro e, per quanto riguarda il Cloud, un servizio molto importante è la quantità di spazio di archiviazione che hanno a disposizione cioè la quantità di contenuti che è possibile memorizzare sul server.

Office 365 e G Suite costituiscono ad oggi le due principali alternative per i servizi cloud aziendali: sono entrambi suite di collaboration molto valide, capaci di apportare innumerevoli vantaggi alla produttività aziendale.

Office 365: collaborazione senza limiti

Office 365 Business  di TIM Digital Store permette di risparmiare tempo e di migliorare il lavoro in team: grazie alla possibilità di connettersi in ogni luogo e da qualsiasi dispositivo, si ha la possibilità di condividere, creare e aggiornare in real time su Word, Excel e PowerPoint tutti i documenti di cui si ha bisogno.

Microsoft Office 365 di TIM Digital Store garantisce inoltre una protezione totale dei dati: il servizio OneDrive, infatti, offre il massimo livello di sicurezza grazie a sistemi di crittografia e all’opportunità per gli amministratori di gestire i criteri di protezione a seconda delle proprie esigenze aziendali.

G Suite: un’unica suite di prodotti con tutti i migliori strumenti

Il servizio di G Suite Managed offre tutte le applicazioni di Google per la comunicazione e collaborazione aziendale con l’assistenza specialistica di TIM Digital Store: chi sceglie G Suite Managed collabora con semplicità anche da remoto e in mobilità, rimanendo sempre connesso grazie a Gmail per la posta elettronica, Google Drive per l’archiviazione di documenti e Documenti, Fogli e Presentazioni per lavorare insieme in contemporanea sullo stesso file.

Con un semplice clic è possibile caricare e modificare ogni tipo di documento i cui dati verranno sincronizzati in maniera automatica su tutti i dispositivi che hanno al cloud: a questo scopo, sono disponibili applicazioni, scaricabili gratuitamente, a cui accedere tramite account Google attivo.

[1] https://www.osservatori.net/it_it/pubblicazioni/infografiche/cloud-transformation-gli-ingredienti-mancanti-infografica?hsCtaTracking=18235e0b-536c-4fed-8d8b-3179aaacc066%7Cd6294600-8eea-49eb-90f2-f68c9fee4baa

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Le funzionalità di una buona suite di collaboration