InfoCert è la più grande certification authority in Europa. L’obiettivo è fornire servizi avanzati per la digitalizzazione di imprese, studi professionali e associazioni. Rappresenta un’eccellenza per quanto riguarda i servizi di Digital Trust ed è gestore accreditato AgID dell’identità digitale.
Offre un ampio ventaglio di servizi, tra questi c’è anche GoSign, piattaforma completa per gestire e gestire i workflow di firma digitale e relativi processi di approvazione. Utilizzare GoSign è molto facile e offre tanti vantaggi.
Usare GoSign per gestire la firma digitale: vantaggi e casi d’uso
La firma elettronica rappresenta una vera e propria opportunità per aziende e professionisti, perché può essere usata anche da remoto per convalidare documenti di ogni tipo. Partendo da questo presupposto, InfoCert ha creato GoSign, che permette di gestire tutti i processi di firma da un unico strumento, in modo facile e sicuro.
Con GoSign è possibile gestire la firma dei documenti da qualsiasi dispositivo: il software installato sul desktop, tramite il browser o via app da tablet o smartphone. Quindi la firma si può applicare sia online che offline e può essere convalidata da qualsiasi Paese Membro dell’Unione Europea.
Ma uno dei principali vantaggi di GoSign è che permette di utilizzare diverse firme elettroniche: la firma semplice, che garantisce l’immodificabilità dei documenti e si può apporre con un semplice clic&sign; la firma grafometrica, tramite penna digitale e table; in fine, la firma elettronica qualificata, che funziona con qualunque dispositivo di firma o con i certificati di firma remota.
La scelta del tipo di firma dipende da diversi fattori: il ruolo dell’utente all’interno dell’azienda, il livello di rischio di una transazione e il tipo di documento.
Ma gli utenti possono selezionare il tipo di firma anche in base al destinatario. Tale funzione può essere applicata sia agli utenti GoSign che a quelli esterni.
Come gestire il processo di firma digitale
Creare e gestire il processo di firma con GoSign è facile e intuitivo. Dopo aver avviato la piattaforma, l’utente accede alla sua area privata, con tutti i processi in corso e completati. Per avviare un workflow si può selezionare “Richiedi firma” (request signature) È possibile anche usare modelli pre-esistenti oppure scegliere invii multipli.
Dopo aver firmato e convalidato le firme e aggiungere anche la marca temporale. Si possono anche firmare i documenti ricevuti. Oltre a questo tipo di processo, si possono gestire anche i workflow dinamici.
Firmare e creare workflow dinamici
Tramite i workflow dinamici di GoSign è possibile coinvolgere più utenti tenendo l’intero processo sotto controllo.
Il processo inizia con l’acquisizione dei documenti da più fonti e in diversi formati, come Microsoft Word, Excel e PowerPoint. È possibile trasformare il PDF in un modulo da completare prima della firma, aggiungere allegati, personalizzare o inserire note per i firmatari prima di inviare il documento.
Il secondo passo è impostare il workflow, definendo i destinatari e il loro livello di trust. È possibile coinvolgere qualsiasi utente, anche se non ha GoSign. Per rendere più agevole l’operazione di firma si può posizionare il placeholder della firma e altri campi all’interno dei documenti. Infine, occorre decidere la scadenza.
GoSign consente di inviare uno stesso documento a più persone, personalizzandolo e creando processi di approvazione da riusare quando necessario. Questa funzionalità consente di risparmiare tempo sui processi aziendali ripetitivi. Per esempio, quando si invia un diverso documento allo stesso gruppo di destinatari si può importare l’elenco di destinatari con il loro livello di trust della firma e richiedendo gli stessi allegati.
La firma può essere apposta dal destinatario sia da remoto (dall’app al desktop) o in presenza, tramite la firma biometrica. Una volta ricevuta la firma, è possibile condividere i documenti con altri utenti di GoSign ma anche archiviarli in modo sicuro grazie a LegalDoc, sistema di conservazione a lungo termine conforme al GDPR per l’archiviazione legale. Ricordiamo, infatti, che InfoCert si impegna in modo particolare per fornire sicurezza e protezione ai sistemi, i suoi servizi di Digital Trust sono tra i migliori in Europa.
Tutte le informazioni su GoSign sono disponibili sul sito web di InfoCert.
