Sfrutta al meglio il tuo tempo ed evita lo stress

Impara a gestire al meglio il tuo tempo: dai priorità alle cose veramente importanti ed evita le distrazioni con l’Eisenhower Matrix

Ottimizzare il tuo tempo al meglio per essere più efficiente a livello lavorativo e personale non è qualcosa di fantascientifico. I grandi uomini di successo non hanno più tempo a disposizione di te, a volte la differenza sta solo nell’imparare a gestirlo efficacemente. Settembre è il mese degli inizi. Si parte carichi di energia grazie alle ferie appena concluse e spesso succede che in qualche settimana ci si ritrova letteralmente sopraffatti dalle mille incombenze quotidiane.

Le scadenze, gli impegni di lavoro, la scuola e lo sport dei figli ci possono lasciare con una sensazione di sfinimento e di pressione costante. A volte per quanto ti affanni arrivi a fine giornata spossato e soprattutto con la netta sensazione di non aver dato il meglio, mentre le preoccupazioni per quello che non hai fatto si accumulano e non fanno altro che privarti di preziosa energia e sfiancarti mentalmente.

È importante, invece, non farsi prendere dall’ansia e mantenere un approccio razionale. In questo ci aiuta lo schema detto Eisenhower Matrix. In un discorso pronunciato nel 1954, il presidente degli Stati Uniti Eisenhower appunto affermava: «Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono sempre importanti e gli importanti non sono sempre urgenti».

Partendo da questo principio di base, butta giù anche tu una lista di tutti i tuoi impegni. Comincia magari con una cadenza giornaliera, ma se te la senti puoi ampliarla alla settimana o anche al mese. Una volta che hai un elenco delle cose da fare (è chiaro che con una lista giornaliera puoi essere più dettagliato), rifletti su ognuna di esse e associa loro una categoria in base al livello di priorità: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti.

È chiaro che le attività del primo gruppo sono quelle a cui dovrai dare nell’immediato l’assoluta priorità. Interrogati però su di esse e stabilisci quali sono vere emergenze e quali invece sono diventate urgenti perchè a lungo procrastinate. Tale riflessione ti sarà proficua nella successiva analisi delle questioni importanti ma non urgenti. Oggi la distrazione è lo stato mentale più diffuso. Mentre dovresti svolgere il tuo lavoro e la scadenza magari si avvicina, sembra innocuo e a portata di mano fare un ordine online, chattare con un amico, leggere le mail o semplicemente aggiornare la home dei nostri social network.

È importante, invece, capire che anche queste sono operazioni che minano la tua concentrazione e quindi la tua produttività. Se devi svolgere qualcosa di importante ma non urgente programma bene i tempi, non aspettare l’ultimo giorno e non farti distrarre. Meglio riuscirai a programmare e a svolgere le attività di questo secondo gruppo, minore diventerà nel tempo la mole di impegni importanti e urgenti, di solito la fonte di maggior stress.

Per quanto riguarda gli impegni non importanti ma urgenti, invece, prova a considerare l’ipotesi di delegarli. Se sei ad esempio una persona che tende per gentilezza, per educazione a sobbarcarsi anche il lavoro degli altri, trai spunto proprio da questa lista per imparare a dire di più “no”. Gli impegni non importanti e non urgenti sono spesso nient’altro che distrazioni. Evitali, delegali o, se proprio non è possibile, rimandali a quando avrai più tempo a disposizione.

Lo schema di Eisenhower, specie se riesci a compilarlo con costanza periodicamente, è una buona abitudine che ti aiuterà ad avere un approccio costantemente più razionale alle cose da fare e aumenterà quindi il tuo benessere mentale e la tua produttività. Sarà normale dopo un po’ di tempo che lo pratichi analizzare e categorizzare già mentalmente i tuoi impegni e incrementare quindi la tua efficienza.

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