La fattura analogica o elettronica: differenze e caratteristiche

Addio a carta, penna e programmi di elaborazione fatture, arriva la fattura elettronica

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Chiariamo subito che non è possibile affermare che abbiamo ricevuto una fattura elettronica quando, come spesso accade, riceviamo fatture allegate ad un messaggio di posta elettronica. Cosa si intende, quindi, per fattura elettronica e quali sono le differenze con la fattura denominata analogica?

Per rispondere a queste domande è necessario introdurre alcuni concetti: se si crea una fattura con un semplice programma word e la si stampa in “pdf” per poi inviarla ad un cliente, ci si trova ad aver generato una tradizionale fattura analogica, che è una fattispecie ben diversa dall’emissione di una fattura elettronica. La fattura analogica dovrà essere comunque stampata e custodita, al contrario della fattura elettronica che esiste a prescindere dalla sua materializzazione su carta.

La prima distinzione da considerare è tra la fattura elettronica in contrapposizione a quella analogica:

  • la fattura analogica, come tutti i documenti di quel genere, si materializza su supporti di vario genere, il più delle volte cartacei, ed è immediatamente leggibile;
  • la fattura elettronica, invece, è composta da un insieme di simboli suscettibili di essere interpretati solo attraverso sistemi di elaborazione dati e può, ovviamente, essere commutata anche su carta in formato leggibile.

La fattura elettronica, per via del suo formato condiviso, consente di tradurre in pratica il concetto di interoperabilità, che consiste nella possibilità dei diversi sistemi informatici di interagire tra di loro potendo leggere documenti informatici impostati nella medesima struttura. Sarà possibile immettere, per esempio, nei sistemi contabili l’intero ciclo attivo delle fatture emesse, soprattutto quelle relative ad operazioni standardizzate, attraverso riversamenti di dati che ridurranno notevolmente i tempi rispetto all’immissione manuale dei dati delle singole fatture.

La fattura elettronica deve possedere le seguenti caratteristiche:

  1. deve essere in un formato elettronico statico e non modificabile, vale a dire deve essere creata in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo: per esempio, il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati;
  2. al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità può prevedere l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
  3. deve poter essere resa leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, ai fini di verifiche, controlli o ispezioni, ovvero esibita anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali;
  4. deve essere memorizzata su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta. Devono altresì essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data, o le associazioni logiche di questi ultimi.

Con la locuzione “fatturazione elettronica” si identifica il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione/ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni. Al centro di questo processo, quindi, ci sono le “fatture elettroniche” che possiamo distinguere in:

  • fatture emesse verso una PA;
  • quelle emesse/ricevute nei rapporti commerciali con clienti/fornitori (B2B) o verso i consumatori privati (B2C).

Nell’ultima legge di bilancio (L. n. 205/2017) il Legislatore ha sancito, a partire dal 1° gennaio 2019, l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica per ogni operazione di:

  • cessioni di beni
  • prestazioni di servizi

effettuate nei confronti di

  • soggetti passivi IVA
  • consumatori finali.

Alla norma di legge ha fatto seguito il provvedimento. n. 89757 del 30/04/2018 a cura dell’Agenzia delle Entrate che ha definito le procedure operative per:

  • l’emissione
  • la ricezione
  • la conservazione della fattura elettronica.

Si prevede che:

  • il cedente/prestatore (o l’intermediario) emette fattura che arriva al sistema di interscambio (SDI);
  • il sistema di interscambio (SDI) appura la regolarità della fattura;
  • il cessionario committente riceve la fattura.

I canali di trasmissione previsti per la fattura elettronica sono gli stessi già in vigore per la fattura verso la pubblica amministrazione e cioè:

  1. PEC;
  2. sevizio web “Fatture e corrispettivi” messo a disposizione dall’Agenzia Entrate (già utilizzabile dai soggetti che avevano optato per la trasmissione dei dati fattura);
  3. sistemi di “cooperazione applicata”;
  4. o protocollo FTP.

Per i meno esperti è consigliabile avvalersi di un intermediario qualificato, che si interporrà con il sistema favorendo le operazioni di creazione, trasmissione e conservazione delle fatture.

La generalizzazione dell’obbligo di fatturazione elettronica, con la conseguente acquisizione automatica di tutti i dati rilevanti ai fini Iva da parte dell’Agenzia delle Entrate, comporterà:

  • l’abrogazione dello spesometro (art. 21 DL 78/2010);
  • l’introduzione dei modelli precompilati riguardanti la liquidazione periodica IVA, le dichiarazioni IVA e Redditi, i modelli F24.

La fattura emessa con modalità difformi da quelle valide sarà considerata come non emessa e comporterà l’applicazione di sanzioni:

  • dal 90% al 180% dell’Iva non documentata, con un minimo di € 500;
  • da € 250 ad € 2.000 se la violazione non incide sulla liquidazione Iva (cioè si tratta di operazioni esenti Iva, non imponibili o escluse da Iva).

Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN

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