Fatturazione elettronica: vantaggi, scadenze, obblighi

Una guida completa a tutto quanto riguarda la fatturazione elettronica fra privati, obbligatoria dal 1° gennaio 2019

Come noto, a partire dal 1° gennaio 2019 sarà obbligatoria la fatturazione elettronica fra privati, ossia la produzione, trasmissione e conservazione delle fatture attraverso un sistema digitale. Sarà originata per via elettronica per poi essere firmata digitalmente, conservata a fini fiscali secondo precise regole e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate (SdI).

Il sito delle piccole-medie imprese pmi.it, a tal proposito, ha messo online le linee guida relative alla normativa di cui riportiamo le parti salienti, con i vantaggi che offre e gli obblighi e le scadenze che ne derivano.

La normativa
Dal 1° gennaio 2019 entreranno a regime nuove regole di fatturazione che riguardano i titolari di Partita IVA e le operazioni di vendita di carburante presso le stazioni di rifornimento nei confronti di soggetti IVA (in tutti gli altri casi, per i diversi soggetti della filiera l’obbligo è scattato il primo luglio 2018).

La Legge di Bilancio 2018 ha dunque trasformato in obbligo quella che allo stato attuale rappresenta un’opzione per le fatturazioni tra soggetti privati: dal prossimo anno, tutte le prestazioni di servizi e le cessioni di beni tra soggetti IVA residenti e identificati in Italia, dovranno essere tassativamente documentate attraverso l’emissione di fatture elettroniche.

La Legge stabilisce tuttavia alcune deroghe rispetto all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, che si applicano ai soggetti che si avvalgono:

  • del “regime di vantaggio” ( 27 comma 3 del DL n. 98/11)
  • del “regime forfettario” (Legge n. 190/14).

Sono inoltre esonerati dall’obbligo i soggetti coinvolti nella compravendita di prodotti o servizi creati o ricevuti all’estero: in questi casi, tuttavia, è necessario trasmettere le informazioni relative a fatture e corrispettivi in modalità telematica entro il giorno 5 del mese successivo all’emissione del documento, a meno che non venga emessa una bolla doganale.

I soggetti coinvolti dai nuovi obblighi sono tenuti non soltanto all’emissione dei documenti fiscali in modalità elettronica, ma anche alla loro conservazione secondo i termini di legge, in modo tale da garantirne la validità legale e consentire all’Amministrazione Fiscale eventuali controlli anche a distanza.

Procedura
Dal 2019 i professionisti e le imprese saranno tenuti a creare, firmare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche emesse verso altri soggetti privati. Questi documenti devono transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate e volto a ricevere le fatture, verificarne il formato e i contenuti per poi inoltrarle al destinatario. In particolare:

  • ogni singola fattura o lotto di fatture elettroniche, costituisce un file fattura;
  • è obbligatorio apporre su ogni file fattura la firma di chi la/le emette tramite certificato di firma qualificata (fornita da provider accreditati);
  • il file, o più file singoli, possono anche essere racchiusi in un file archivio compresso;
  • prima dell’invio si deve nominare il file secondo criteri standard (per farlo “accettare” dal SdI);
  • a questo punto lo si carica sul Sistema di Interscambio, che lo elabora, lo verifica e lo trasmette al destinatario, inviando notifica al mittente.

Strumenti
La procedura illustrata sopra può essere notevolmente semplificata grazie alla possibilità di appoggiarsi a intermediari specializzati e all’ausilio di software per ridurre e rendere agevole l’intero processo, dalla creazione alla trasmissione delle fatture elettroniche, garantendo il rispetto dei requisiti specifici. Attraverso queste risorse digitali messe a disposizione da operatori qualificati e accreditati è infatti possibile completare l’iter di invio delle fatture elettroniche in poche e semplici azioni. È il software, infatti, a gestire in piena autonomia alcuni passaggi chiave, richiedendo al mittente il solo inserimento dei dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare:

  • calcolo del totale della fattura;
  • generazione del file relativo alla fattura nel formato XML;
  • controllo preventivo affinché l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
  • trasmissione del file generato al SdI;
  • monitoraggio e gestione delle notifiche ricevute.

Vantaggi
L’obbligo della fatturazione elettronica si propone di spronare le imprese a emettere documenti fiscali in formato elettronico interamente tracciabile, potenziando così le attività di prevenzione dell’evasione fiscale.
Un obbligo che, tuttavia, mira a trasformarsi in risorsa per tutti i soggetti coinvolti.
Attraverso le fatture emesse e trasmesse in modalità digitale, infatti, si riducono non soltanto gli adempimenti a carico dell’Amministrazione Finanziaria (generando risparmi di risorse pubbliche) ma anche i margini di errore nell’intero ciclo di vita delle fatture, con significativi risparmi di tempo e costi nel medio e lungo periodo per imprese e professionisti.
La dematerializzazione dei documenti fiscali cartacei e il passaggio alla fatturazione elettronica comporta inoltre una serie di vantaggi per i titolari di Partita IVA:

  • esonero dalla comunicazione delle fatture ai fini dello spesometro;
  • esonero dal modello Intrastat;
  • deroga dalla comunicazione degli acquisti effettuati dagli operatori di San Marino;
  • esonero comunicazione dei dati inerenti i contratti delle società di leasing;
  • priorità dei rimborsi IVA ottenuti entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione;
  • riduzione del periodo di accertamento per l’IVA e le imposte dirette da 5 a 4 anni.

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