Fatturazione elettronica: la guida in formato pdf dell’Agenzia

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente per tutti i contribuenti obbligati all’emissione della fattura elettronica, 3 tipi di strumenti

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Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche. Come prepararsi in tempo?

Lo spiega la stessa Agenzia delle Entrate con un comunicato ed una guida in formato pdf pubblicati sul sito web il 27 settembre 2018. Inoltre, le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Per la compilazione di una fattura elettronica, si legge nella guida, è necessario disporre di un PC ovvero di un tablet o uno smartphone e di un software che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento di cui sopra.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente per tutti i contribuenti obbligati all’emissione della fattura elettronica, 3 tipi di strumenti per predisporre le fatture elettroniche:

  1.  una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia;
  2.  un software scaricabile su PC;
  3.  un’app per tablet e smartphone, denominata “Fatturae”, scaricabile dagli store Android o Apple.

In alternativa a questi software gratuiti messi a disposizione dalla stessa Agenzia, è possibile utilizzare software privati a pagamento rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati dagli operatori per predisporre e registrare in contabilità le fatture.

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), altrimenti sono considerate non emesse. Il sistema di interscambio opera come un postino, ragion per cui è necessario che in fase di compilazione dei dati del cliente, si inserisca in fattura l’indirizzo telematico comunicato dal cliente (che può essere un codice destinatario alfanumerico di 7 cifre oppure un indirizzo PEC). Senza il codice destinatario, il sistema di interscambio non potrebbe recapitare la fattura.

Una volta compilati tutti i campi obbligatori per la predisposizione della fattura, la procedura permette di controllare tutte le informazioni inserite, salvare il file della fattura nel formato obbligatorio XML e visualizzare lo stesso file anche in formato pdf. Dopo aver eseguito questi passaggi, è possibile “sigillare” il file (operazione che consente di garantire l’integrità del file XML) e inviare il documento al sistema di interscambio che lo controllerà e lo recapiterà all’indirizzo telematico del cliente.

E la ricezione delle fatture di acquisto? Come si riceve una fattura elettronica di acquisto? Le fatture elettroniche vengono recapitate al canale telematico che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura, ovvero verrà recapitata alla casella PEC precedentemente comunicata.

L’operatore IVA può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo PEC direttamente a lui intestato o su uno dei canali telematici direttamente da lui gestiti (FTP o Web Service) oppure può farla ricevere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici propri di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.

E quindi, per essere sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita IVA e i propri dati aziendali, ma anche l’indirizzo telematico che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il sistema di interscambio sia in grado di recapitare la fattura stessa.

Chi emette e chi riceve una fattura elettronica, è obbligato a conservarla elettronicamente (articolo 39 del D.P.R. n. 633/1972). La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, ma un processo regolamentato tecnicamente dalla legge. La conservazione elettronica delle fatture elettroniche garantisce di non perdere mai le fatture, leggerle e poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.

Il processo di conservazione elettronica delle fatture elettroniche a norma è fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il sistema di interscambio.

Il comunicato dell’Agenzia delle Entrate e la guida in formato PDF sulla fatturazione elettronica sono scaricabili dal sito dell’Agenzia delle Entrate al seguente link.

È parere di chi scrive che gli strumenti messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate possano essere usati da tutti quei soggetti che nel corso dell’anno gestiscono davvero pochissime fatture. Per tutti gli altri soggetti, la fatturazione elettronica non può limitarsi all’uso di un programma per la produzione di un file xml da inviare all’Agenzia delle Entrate, ma deve essere un’opportunità per la digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e fornitori.

Antonino Salvaggio – Fisco 7

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