Emettere e ricevere le fatture elettroniche, come fare?

Aziende e professionisti assolveranno il nuovo obbligo di fatturazione elettronica mediante l’invio di un file avente formato xml (eXtendible Markup Language)

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Aziende e professionisti assolveranno il nuovo obbligo di fatturazione elettronica mediante l’invio di un file avente formato xml (eXtendible Markup Language), trasmesso unicamente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando le medesime soluzioni informatiche già adottate in occasione dell’emissione della fattura elettronica verso la PA.

La fattura elettronica può essere inviata singolarmente o a lotti di fatture, purché siano emesse dal medesimo soggetto nei confronti del medesimo destinatario. I dati da inserire nella fattura elettronica, al fine di consentire la sua corretta emissione, coincidono con i dati obbligatori richiesti dal decreto IVA. Tuttavia, in considerazione del fatto che la fattura è un documento che, oltre ad adempiere ad un obbligo tributario, consente di gestire molteplici processi aziendali, le note operative sanciscono la possibilità di integrare il documento elettronico con ulteriori informazioni o elementi che possano facilitare la gestione e contabilizzazione delle operazioni effettuate. Tali ulteriori elementi sono opzionali e non influenzano in alcun modo l’esito dell’invio.

Uno degli elementi innovativi per consentire la trasmissione della fattura elettronica da parte del soggetto emittente è la compilazione del campo “Codice destinatario” che consente il corretto indirizzamento della e-fattura. È un codice che gli operatori economici:

  • comunicano direttamente al fornitore;
  • possono registrare presso l’Agenzia delle Entrate scegliendolo come canale privilegiato su cui ricevere le fatture.

La registrazione avviene accedendo al servizio del portale rubricato “Fatture e corrispettivi”, dove è disponibile il servizio che consentirà di ricevere le fatture elettroniche sul canale prescelto a prescindere da quanto indicato dal soggetto emittente.

Tuttavia, sempre al fine di non porre ostacoli alla tempestiva emissione della e-fattura, l’Agenzia ha previsto che, laddove il codice destinatario non sia disponibile, l’emittente potrà compilare il campo inserendo un codice convenzionale. In questi casi, il fornitore potrà compilare tutti i campi obbligatori ai fini IVA e inserire, nel campo del codice destinatario, il codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”). In tale evenienza, la fattura elettronica viene messa a disposizione del destinatario che potrà consultarla dalla propria area privata senza impedire al fornitore di adempiere alla corretta emissione. È opportuno che l’emittente dia comunicazione al destinatario tramite qualsiasi canale o mediante invio di copia analogica della fattura in modo da assicurarsi che il destinatario sia formalmente informato dell’esistenza del debito nei confronti del fornitore e consentire a quest’ultimo di ottenere il pagamento dell’operazione oggetto di fatturazione.

L’indicazione della pec (posta elettronica certificata) in alternativa al codice destinatario viene sconsigliata in quanto la pec aumenta errori (può essere piena, si deve conservare insieme alla fattura e quindi aumenta la complessità) e non permette automatismi ed integrazioni automatiche con i sistemi informativi.
La fattura elettronica può essere trasmessa al SDI e ricevuta dallo stesso sistema alternativamente

  • dai soggetti interessati alle operazioni di emissione e ricezione (cedente/prestatore e cessionario/committente);
  • da un intermediario.

La figura dell’intermediario è destinata ad assumere grande rilevanza in quanto si interporrà nel processo di fatturazione facilitando le operazioni di emissione e trasmissione del ciclo attivo delle fatture nonché di ricezione del ciclo passivo delle fatture. A ben guardare, in relazione alla fase di emissione, la sfida non è solo quella di predisporre il file ed inviarlo, secondo le diverse possibilità tecniche offerte dall’Agenzia delle Entrate, ma anche monitorare il destino della fattura emessa, controllando che non venga scartata dal sistema e che arrivi a buon fine, circostanza certificata dalla ricevuta di consegna. Anche rispetto alla ricezione delle fatture gli operatori dovranno farsi trovare pronti e sapere dove rintracciare le fatture che arriveranno.

I vari aspetti operativi, vale a dire emissione, trasmissione, verifica delle ricevute e ricezione delle fatture passive, potranno essere gestiti in proprio dal contribuente, con tutte le difficoltà del caso, oppure potranno essere gestiti da un intermediario che potrà essere:

  • un soggetto di cui al DPR 322/1998 a cui sono riservati gli invii telematici (commercialisti, consulenti del lavoro,…);
  • altri soggetti non compresi tra quelli di cui DPR. 322/1998 (per esempio società di servizi, software house).

Lo scenario che andrà per la maggiore vedrà aziende e professionisti delegare la software house che si occuperà, in qualità di intermediario, della trasmissione e della ricezione delle fatture elettroniche, offrendo a latere la possibilità di importare i dati negli applicativi gestionali in uso.

Il servizio di emissione e ricezione delle fatture elettroniche non va confuso con la possibilità di consultare e acquisire le fatture elettroniche messe a disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Tale servizio è nella disponibilità esclusiva del contribuente in prima persona oppure di un soggetto appositamente delegato individuato tra gli intermediari telematici di cui all’art. 3 DPR 322/1998. Con la delega in commento il contribuente attribuisce ad un soggetto terzo l’accesso a tutti i propri dati relativi alle fatture elettroniche consentendo le operazioni di visualizzazione, download, riversamento dati, registrazione e conservazione.

Nicolò Cipriani – Fisco 7

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