Consigli per organizzare al meglio una riunione di lavoro

Può capitare di dover organizzare una riunione di lavoro, scopriamo come farlo

Molte aziende , sia pubbliche che private, prevedono delle riunioni di lavoro da svolgere una tantum, oppure con periodicità costante. E’ un momento importante per tutti i dipendenti e anche per i dirigenti, perché si ha modo di valutare l’andamento dell’azienda, fare il punto della situazione e talvolta anche risolvere i problemi che si sono presentati. E’ necessario, però, avere chiari alcuni piccoli punti per non commettere errori ed utilizzare il tempo della riunione in maniera costruttiva. Vediamo, quindi, come organizzare una riunione di lavoro.

Innanzitutto, è bene stabilire con precisione luogo e data della riunione e avvisare tutti coloro che vi parteciperanno per tempo. Se si ritiene opportuno si può richiedere anche conferma di partecipazione. Inoltre, è bene rispettare tutti gli orari stabiliti. E’ necessario che la riunione inizi all’ora prevista ed è altresì fondamentale prevedere un tempo massimo di durata dell’intero contro.

Quando si pianifica una riunione di lavoro, è indispensabile focalizzarsi sul motivo dell’incontro. E’ consigliabile, dunque, stilare una scaletta precisa, che specifichi quali argomenti dovranno essere affrontati. E’ bene, inoltre, che vengano scelti per la riunione soltanto coloro che possono partecipare attivamente e che devono essere a conoscenza di ciò di cui si discuterà.

Il modo migliore per affrontare una riunione di lavoro è quella di attenersi quanto più possibile alla scaletta stilata prima dell’incontro. Questo significa che è necessario non lasciarsi distrarre da argomentazioni futili oppure da discussioni che esulano dal motivo dell’incontro. Inotre, è bene evitare incontri collaterali tra i partecipanti; è meglio incontrarsi tutti direttamente in riunione e affrontare il discorso.

Alla fine della riunione, è necessario arrivare ad una soluzione del problema che ci si è posti, oppure arrivare ad una conclusione rispetto all’argomento previsto. Se la riunione ha uno scopo, è fondamentale che questo sia perseguito al meglio. Allo stesso modo, è importante che colui che ha diretto l’incontro si assicuri che tutti abbiano compreso fino in fondo quanto si è detto, per evitare di discuterne nuovamente in futuro.

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