Come scrivere un messaggio di “Out of office” efficace e andare in vacanza sereni

Messaggio automatico di “Out of office”: ecco come scriverlo in modo efficace

Valigie quasi pronte, mente che vola alle vacanze: mancano ormai pochi giorni all’inizio delle ferie, ma è bene ricordarsi di uscire dall’ufficio, l’ultimo giorno di lavoro, lasciandosi alle spalle un’organizzazione impeccabile.

La ricetta per trascorrere le proprie vacanze in completo relax e lontani dalle continue incombenze che compaiono sul posto di lavoro, esiste ed è presto svelata: gestire impegni e appuntamenti nel migliore dei modi possibili e organizzarsi per tempo. In questo modo si potranno iniziare le vacanze serenamente.

Il giorno antecedente l’inizio delle ferie ad esempio, non bisogna dimenticare di impostare il messaggio automatico di posta elettronica. La sua utilità infatti è di estrema importanza e contribuirà alla pace mentale. Ecco alcuni suggerimenti pratici e molto semplici da seguire, per scrivere un messaggio di “Out of office” efficace:

  • segnalare il periodo in cui saremo assenti dal lavoro: è un accorgimento da non sottovalutare, in quanto chi ci scriverà saprà esattamente i giorni in cui non saremo reperibili e di conseguenza non si aspetterà una risposta fino al rientro previsto;
  • indicare il contatto di una o due persone (colleghi) a cui fare riferimento nei giorni in cui non saremo operativi: un ottimo modo, molto professionale, in grado di fornire una soluzione alternativa a chi ci contatta, che ha così la possibilità di risolvere comunque un eventuale problema che non può attendere;
  • scrivere il messaggio in doppia lingua (inglese e italiano) se si lavora in una multinazionale o se spesso si comunica o si collabora con persone che parlano ad esempio, in inglese. Sarà sufficiente inserire il testo prima in inglese e subito dopo, tra parentesi, la traduzione in italiano.

Quale forma utilizzare per scrivere il messaggio automatico di posta elettronica? Dipende molto dall’ambiente in cui si lavora e dai contatti con i quali di solito si comunica. Ad esempio, se il ruolo che si svolge richiede un relazionarsi con fornitori, dirigenti, responsabili di settore, sarà preferibile mantenere un tono formale, asciutto e diretto. Diversamente, si può impostare il messaggio automatico della mail con un tono più scherzoso e ironico, se sappiamo che i possibili interlocutori sono per lo più colleghi. Meglio però evitare toni troppo confidenziali o far trapelare sentimenti come malinconia o rabbia.

Una forma elegante per comunicare la propria assenza può essere quella di iniziare la mail con un ringraziamento per l’averci contattato e chiudere con una formula altrettanto gentile, senza dimenticare la propria firma.

Come scrivere un messaggio di “Out of office” efficace e a...