Perdere tempo a lavoro è causa di stress: come si spreca più della metà della giornata

Nel lavoro di tutti i giorni molte attività sono superflue e causano una inutile perdita di tempo

Alzi la mano chi non ha mai avuto problemi di stress al lavoro. Una situazione comune a tutti, tra scadenze ravvicinate, problemi da risolvere e compiti che si accumulano. Organizzare in modo efficiente il lavoro quotidiano è dunque fondamentale, soprattutto per evitare inutili perdite di tempo.

Tutti i giorni il nostro tempo viene letteralmente rubato da una gran quantità di attività inutili o che ci distraggono da quello che stiamo facendo, causando ritardi che potrebbero essere evitati. Accade anche al lavoro. La tecnologia che pure è un valido aiuto per rendere più veloci numerose operazioni, è diventata una delle principali fonti di distrazione, dai messaggi su Whatsapp alle mail che riceviamo durante la giornata.

Premesso che non si può trascorrere il tempo al lavoro ad inviare messaggi o leggere i social, questi strumenti ormai sono entrati a far parte dell’attività lavorativa in diversi settori. Sono utilizzati per l’invio di avvisi, promemoria, documenti e altri file, convocazione di riunioni e tutto quello che può essere comunicato in via telematica.

Il telefono sempre acceso, con il continuo bip delle notifiche, così come la casella di posta elettronica aperta o le notifiche automatiche delle mail, con l’arrivo continuo di messaggi, sono una enorme fonte di stress e di distrazione. Senza che ce ne accorgiamo portano via molte ore preziose alla nostra giornata e incidono negativamente su concentrazione e produttività.

Nelle aziende o negli uffici più grandi, poi, l’abuso di email inviate mettendo in copia i colleghi, relative al lavoro ma non urgenti o addirittura superflue, è una cattiva abitudine che può portare via fino a due ore al giorno, secondo alcuni studi.

Per evitare inutili distrazioni e di conseguenza perdite di tempo, la soluzione è disattivare le notifiche, chiudere la casella postale e spegnere o silenziare lo smartphone durante le ore di punta dell’attività lavorativa, quando sono richiesti maggiore concentrazione e impegno. Se siete a capo del vostro ufficio o dipartimento, scoraggiate l’invio eccessivo di email.

Un’altra grande fonte di perdita di tempo e stress è rappresentata dalle riunioni. In numerose professioni e attività si assiste a un vero e proprio abuso di riunioni, spesso inconcludenti. Secondo uno studio del MIT di Boston addirittura metà di una intera vita lavorativa viene spesa in riunioni. Questi dati ovviamente riguardano in primo luogo i professionisti e i lavori da ufficio, ma gli incontri di lavoro che fanno perdere tempo sono praticamente ovunque.

Il consiglio, anche qui, è di limitare le riunioni al massimo, organizzandole solo quando sono indispensabili. Per prima cosa va stabilito un ordine del giorno o un programma, in modo da focalizzarsi su un argomento preciso. In secondo luogo, una riunione non dovrebbe durare più di 30 minuti per essere efficiente. Alle riunioni, poi, sono da evitare le presentazioni in power point, superflue e dispendiose, meglio consegnare a ciascun partecipante un documento con il report delle attività in discussione.

Infine, un altro importante fattore che porta via tempo e causa molto stress è il pendolarismo. Il tempo che impieghiamo ad andare in ufficio o in azienda e tornare a casa incide pesantemente sulla qualità della vita e alla fine anche del lavoro. Chi è stressato, infatti, lavora peggio.

I più fortunati impiegano circa venti minuti o mezz’ora nel pendolarismo. Molte altre persone, invece, impiegano addirittura delle ore, se abitano lontano dal posto di lavoro o in città caotiche, con molto traffico e un trasporto pubblico inefficiente. Il tempo trascorso a fare i pendolari incide così pesantemente che alla fine della carriera lavorativa si sono persi anni di vita.

Per ovviare a questo problema, in numerosi Paesi si sta affermando il telelavoro o lavoro in remoto da casa. Si tratta di un sistema molto più efficiente che può essere adottato per una buona parte dei lavori da ufficio e che fa risparmiare inutili spostamenti. In Italia, però, stenta ancora a decollare. Tranne che per alcune professioni che si svolgono da casa al computer, numerosi uffici pubblici e aziende private, che pure potrebbero utilizzare il lavoro in remoto, fanno fatica ad applicarlo.

Si tratta di riorganizzare l’intera attività lavorativa e forse perdere il controllo costante sul dipendente, la cui produttività, tuttavia, è facilmente misurabile dai risultati ottenuti. Verrebbero poi snellite molte funzioni manageriali. Nonostante prevalgano ancora molti dubbi, diversi studi hanno dimostrato che i lavoratori da remoto sono più produttivi di quelli in azienda. Forse perché hanno meno distrazioni che in ufficio e soprattutto meno riunioni inutili.

© Italiaonline S.p.A. 2021Direzione e coordinamento di Libero Acquisition S.á r.l.P. IVA 03970540963

Perdere tempo a lavoro è causa di stress: come si spreca più della m...