Riunioni aziendali: se fossero un inutile spreco di tempo?

Ore e ore a un tavolo con i colleghi, ma sono davvero utile le riunioni aziendali o sono uno spreco di tempo? All’estero si punta a ridurle.

Chi lavora in azienda sa bene quanto tempo si passi in infiniti meeting aziendali che spesso si riducono a un inutile fiume di parole che non porta da nessuna parte. Che fare?

Meeting e mail: tempo sprecato
Da uno studio condotto dalla Bain&Company è emerso che i manager aziendali passano in media il 15% del loro tempo in meeting, per non parlare poi dei top manager che si stima trascorrano due giorni interi alla settimana impegnati in riunioni ai vertici. Non è detto peraltro che queste riunioni siano davvero utili e a sottolineare quanto poco siano coinvolgenti, il medesimo studio mette in evidenza che il 22% dei partecipanti durante le riunioni invia almeno 3 messaggi di posta elettronica ogni mezz’ora passata attorno al tavolo con i colleghi. D’altronde una ricerca ha stabilito che in media un impiegato dedica circa 20 ore alla gestione della sua posta elettronica. Le email, se da un lato hanno reso più semplice le comunicazioni aziendali, non sempre sono utili. Si stima che quelle indispensabili siano solo il 10%.

Come ridurre lo spreco di tempo nelle riunioni aziendali?
Dall’estero arrivano i primi suggerimenti su come ridurre i meeting e renderli più produttivi ed efficienti. In Francia, imprese (fra cui Bnp Paris, Carrefour e Michelin), sindacati e governo hanno sottoscritto un protocollo in cui fra l’altro è stato stabilito che le riunioni sono vietate dopo le h.18 e che le email di lavoro non possono essere inviate ai dipendenti durante il fine settimana. Le riunioni dell’azienda californiana Evernote è presente una sveglia che segna il passare del tempo suonando ogni 25 minuti. Alla Toyota i meeting si tengono in piedi e in modo informale. Alla Ford le riunioni aziendali sono passate da 5 giornate al mese a una sola. Anche in Italia si sta andando verso una riduzione delle ore passate attorno al tavolo. Come sempre la via di mezzo è la scelta migliore: le riunioni andrebbero tenute solo se strettamente necessario, in modo conciso e senza divagare.

Riunioni aziendali: se fossero un inutile spreco di tempo?