Come preparare presentazioni e slide efficaci

Quando servono le slide in una presentazione, come prepararle e che cosa mostrare

Toastmasters International

Toastmasters International Organizzazione no-profit di public speaking e leadership

I software di presentazione come PowerPoint sono uno strumento diffusissimo nella maggior parte delle aziende. Tuttavia siamo davvero sicuri di saper sfruttare al massimo le nostre preziose slide per coinvolgere il pubblico che ci ascolta? Per ridurre il rischio di condividere un messaggio in modo noioso e poco efficace è sufficiente farci tre semplici domande prima di iniziare a lavorare ad una presentazione.

Le slide sono davvero necessarie?
Quando assistiamo a un intervento in pubblico, ciò che ci aspettiamo è di ricevere un messaggio presentato da un oratore, che a volte può utilizzare dei materiali di supporto. Le persone non partecipano a un evento o a una riunione per vedere solo delle slide, ma per approfondire un argomento. Contenuto e speaker sono gli unici due elementi indispensabili perché un intervento abbia successo, mentre tutti i materiali di supporto, incluse le slide, sono accessori e come tali dovrebbero essere trattati. Chiediamoci quindi se davvero ne abbiamo bisogno. Se il nostro messaggio può essere trasmesso anche senza l’aiuto del PowerPoint di turno, possiamo evitare del tutto di usarli.

Preparate sempre presentazione e riassunto
Una volta stabilito che una presentazione è necessaria, la seconda decisione che dobbiamo prendere riguarda il contenuto: quante informazioni, parole e concetti possiamo includere in ogni slide? Vediamo spesso slide molto ricche di contenuti, ad esempio con lunghi testi che occupano tutto lo spazio disponibile. Se da un lato questo è utile per trasmettere informazioni a chi non era presente, è anche vero che in questo modo si rischia di diluire l’attenzione dei partecipanti: spesso l’ascoltatore si trova a decidere se leggere ciò che viene proiettato o ascoltare ciò che l’oratore ha da dire.

Soprattutto se si tratta di una presentazione importante, la strategia più efficace consiste nel preparare due documenti diversi: la presentazione che verrà proiettata di fronte al pubblico, pensata appositamente per accompagnare l’esposizione, e un riassunto da distribuire in seguito, che includa tutti i dettagli di cui l’oratore ha parlato a voce.

Serve davvero spiegare le slide?
Una struttura di presentazione chiara è fondamentale. In quest’ottica proiettare delle slide può aiutare a far seguire più facilmente il filo del discorso: basta un semplice click e arriviamo al punto successivo da trattare, con un’immagine che è evidentemente pertinente al concetto che stiamo esponendo in quel preciso momento. Ebbene, se è evidente, perché lo dobbiamo esplicitare dicendo: “nella prossima slide vedremo…” oppure “questo grafico ci mostra…”? Il tempo che abbiamo a disposizione è limitato e ogni parola deve essere funzionale a trasmettere il nostro messaggio. Le slide devono integrarsi in modo organico nel nostro discorso semplicemente scorrendo sullo schermo, senza bisogno di farvi riferimento durante la presentazione.

Rispondendo a queste tre domande, non solo ci assicureremo di usare i supporti visivi solo quando sono davvero necessari, ma costruiremo anche una presentazione molto più mirata. In questo modo, le slide torneranno a essere ciò che sono: non una distrazione, ma uno strumento funzionale al contenuto che vogliamo condividere.

 

Caterina Balatti

 

Toastmasters International è una organizzazione educativa no-profit che guida le persone nel proprio percorso di public speaking e leadership, presente da quasi 100 anni in tutto il mondo attraverso una rete globale di club locali.

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